11.2. Этапы поиска документной информации

Форма использования архивных документов – это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.

Основные требования к работе по использованию архивных документов:

• использование документов производится с разрешения руководителя архива;

• обеспечение физической сохранности документов во время их использования;

• используемые потребителями дела должны быть полностью обработаны и оформлены;

• при пользовании делами запрещается делать пометки и подчеркивания в документе, загибать листы, закладывать в дела посторонние предметы, курить и принимать пищу во время просмотра дел, снимать копии документов через копирку или кальку, работать с документами в экстремальных условиях.

Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.

Исполнение запроса - поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах. Существуют следующие виды запросов: тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта); персональные, в том числе библиографические (об истории семьи, рода); социально-правовые (направленные на обеспечение прав и интересов граждан); консульские, направленные на защиту законных прав и интересов граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства.

Исполнение запроса складывается из нескольких этапов: прием запроса и работа с заявителем; поиск запрашиваемой информации; составление и выдача заявителям ответов на запрос.

При приеме запроса нужно проследить, чтобы заявитель изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из семейного архива, рассказов родственников, из других архивов.

Первоначальным этапом работ по использованию архивных документов является поиск документной информации в архивах по архивным шифрам на основании путеводителей, каталогов, справочников, описей, другого научно-справочного аппарата. При поиске запрашиваемой информации нужно помнить и сроках исполнения.

Этапы поиска документной информации:

• установить фондообразователя, в архиве, которого могут отложиться необходимые документы;

• установление архива, в котором может находится фонд необходимого фондообразователя;

• определение в архиве номера описи и единицы хранения с необходимыми документами;

• визуальный просмотр единицы хранения с целью выявления необходимых документов.

В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив – фонд – опись – единица хранения), по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хранящиеся в ней документы.

Сроки исполнения ответа на запрос:

• 5 дней – для пересылки непрофильного запроса в другой архив и извещения об этом запрашивающего;

• 15 дней – для исполнения запроса по научно-справочному аппарату архива;

• 30 дней – при выполнении ответа по документам архива, срок может быть удвоен при выполнении особо сложных запросов.

При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:

• архивная справка – документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий (подтверждающий или не подтверждающий0 информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных документов (архивного шифра);

• архивная копия – документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом;

• архивная выписка – фрагмент архивной копии (дословное воспроизведение части документа любым способом), подготовленный и заверенный архивом. Выписки делаются из документов, посвященных нескольким, не связанным между собой вопросам;

• информационное письмо – письмо, составленное архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, вопросу;

• тематический перечень документов – систематизированный перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поисковых данных;

• тематическая подборка документов – комплект копий документов или цитат из документов на данную тему;

• тематический обзор документов – информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.

Подготовка этих информационных документов очень трудоемка, требует высокой квалификации и относится к научной работе архива. Если эта работа проводится не по обращению органа государственной власти или управления для выполнения его функций, она относится к числу платных услуг. Объем работы, вид информационного справочника и сроки фиксируются в специальном договоре между архивом и пользователем.

В соответствии с законодательством помимо архивных справок гражданам для защиты их прав и интересов могут выдаваться подлинные документы из архивных дел. Для этого гражданину необходимо написать заявление на имя директора архива (руководителя организации, структурным подразделением которой является архив). Решение о выдаче подлинных документов осуществляется этим должностными лицами всегда в соответствии с законодательством РФ (свидетельство о рождении, браке, смерти близкого родственника по согласованию с органами ЗАГС (а). Реабилитированные лица имеют право на выдачу из архивно-следственных дел конфискованных у них творческих материалов, дневников, рукописей и т.д. (это очень обедняет архивные фонды, так как сохранность выданных и их дальнейшая судьба находится вне поля зрения архивистов). Выдачу документов можно осуществлять только после их копирования. После этого нужно внести изменения в учетные документы архива.

Работа читального зала архива - в государственном архиве для предоставления архивных документов пользователям (исследователям) создается специальное структурное подразделение - читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым научно-справочным аппаратом. В архивах кино-фондо-документов и звукозаписей создаются просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодокументов. В ведомственном архиве обслуживание сотрудников организации и других пользователей осуществляется либо в специальном помещении, либо в рабочей комнате сотрудников архива (выделяется специальное место для исследователей).

Предоставление документов и научно-справочного аппарата в читальном зале осуществляется бесплатно. В государственном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического запроса). Плата взимается за ряд дополнительных услуг: ксерокопирование, срочность исполнения запроса. Перечень платных услуг должен быть указан в доступном для пользователей месте.

Расписание работы читального зала вывешивается на доступном месте, с указанием в справочниках или размещено на сайте архива в Интернет.

Правила работы исследователей в читальном зале данного архива должно находиться в соотвествиии с Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов, утвержденных Росархивом в 1998 г.

При первом посещении государственного архива на каждого пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются: все письма-направления м заявления данного пользователя; анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять; заказы на выдачу описей и дел; заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится карточка с указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных дел.

Дела из архива выдаются на основании заполненного бланка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Каждое выданное дело должно иметь лист использования, заполняемый исследователем в ходе работы с ним. Исследователь может получить под расписку в бланке заказа единовременно не более 5 описей и 10-20 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально – на 10 дней со дня выдачи. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал не выдаются.

При выдаче дел из хранилища в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. До выдачи и после получения дела просматриваются работником архива.

В случае повреждения (составляется дефектный акт, предъявляемый исследователю для принятия мер) или хищения дел, внесения изменений в текст документов пользователь несет ответственность: от лишения права пользоваться читальным залом до уголовной ответственности.

При работе с делами исследователи должны выполнять правила работы в читальном зале. Выносить дела из зала, передавать их третьим лицам, вносить пометы в документы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, подвергать их какому-либо физическому воздействию запрещается.

Информационные мероприятия в научных и культурно-просветительных целях - формы использования документов: организация выставок документов; использование документов архива в средствах массовой информации; организация: вечеров-встреч с общественностью; экскурсий в архивы; презентаций, дней открытых дверей; лекций и докладов; устных журналов; читательских конференций; уроков для студентов и школьников.

Организация выставок документов и использование документов в электронных средствах массовой информации (СМИ – дают исключительную возможность донести сведения о несметных документационных богатствах архива до многомиллионной аудитории зрителей (читателей, слушателей, оказать влияние на отношение общества к памятникам культуры), которые осуществляются на основе договора о сотрудничестве (коммерческом использовании документов архива).

Выставки документов организуются архивом самостоятельно, вместе с другими архивами, музеями, организациями.

Под выставкой документов понимают художественно оформленную подборку документов, предназначенную для их публичной демонстрации. Архивные документы требуют тщательно продуманной экспозиции, для того чтобы мир древних рукописей раскрылся не только для профессионалов, но и для каждого человека, интересующегося отечественной историей (привлекаются профессионалы, работники музеев). Архив может предоставить свои документы на вставки, организуемые музеями или другими ведомствами. Подготовка документов к экспонированию состоит из их ресторации, изготовления копий и муляжей (по возможности подлинники документов не выставляются. В случае их экспонирования они должны быть защищены от воздействия внешней среды, от хищений).

Выставки бывают постоянно действующие, временные, стационарные, передвижные, межархивные, межрегиональные, всероссийские, международные. Подготовка выставки документов – ответственное, трудоемкое, сложное и рискованное мероприятие (коммерческий риск – квалификационная подготовка выставки требует значительных вложений, риск хищения или повреждения экспонируемых документов).

Пример 7