7.3. Описание документов

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела. В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные. При обработке значительного комплекса документов описание в архивах производится на карточках (помогает оперативно исправлять неточности и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда). На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел:

• название учреждения с указанием вышестоящего ведомства – является в тоже время названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит (если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название);

• название структурной части (функции, отрасли) – помогает быстро и правильно провести классификацию дела внутри архивного фонда;

• индекс дела по номенклатуре - облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материала;

• заголовок дела – является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документа;

• аннотация – краткое изложение содержания документа, краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватывается заголовками дела;

• крайние даты документов дела – определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации. В качестве крайних дат для документа входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних – даты составления или подписания документов;

• количество листов – проставляется с целью сохранности документов дела;

• архивный шифр – это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

Вопросы для самоконтроля:

1. Система научно-справочного аппарата к документам АФ страны.

2. Назначение системы научно-справочного аппарата (НСА).

3. Понятия: «первичная и вторичная информация», «система», «архивный справочник», «система НСА архива».

4. Состав и функции системы НСА.

5. Определение типов и видов архивных справочников.

6. Описание документов как основа создания архивных справочников.