Понятие государственного учета документов

Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

Учет архивных документов складывается из следующих этапов:

• подсчет количества документов в архиве;

• регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;

• заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;

• составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представления их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов – эта система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов в масштабах всей страны.

Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдение сроков представления сведений по учету документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ представляют сведения л своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов управления Росархива. В основе государственного централизованного учета находится утвержденный 11.03.97 Росархивом Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ.

Основой учета - архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

Средства учета – присвоение архивных шифров единицам хранения.

Проведение учета - основано на принципах централизации, унификации, динамичности полноты и достоверности.

Первичными документами учета – являются учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.

Обобщенные данные ежегодно к 1 января поступают в Росархив, в котором идет учет по архивам и всему Архивному фонду РФ.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Архивный шифр включает номера архивного фонда, описи, единицы хранения, указываемые за аббревиатурой архива.

Учет документов до и после 1917 года ведется раздельно. Документы и фонды после 1917 года имеют индекс Р и номер фонда. Учетные документы до и после 1917 года ведутся с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. При включение в госархив бывших партийных архивов их фонды отмечаются индексом П и порядковым номером фонда. Перенумерация фондов производится в крайних случаях с разрешения вышестоящих архивных органов. Один раз полученный номер фонда остается за ним навсегда и не используется повторно даже в случае выбытия фонда.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:

• централизация учета – регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;

• унификация учета – преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учтенных документов);

• динамичности учета – любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;

• полноты и достоверности государственного учета – документы. Давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

• архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);

• единица хранения;

• отдельный обособленный документ (например, объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989 г. составляет 1383 фонда и 2 222 104 единицы хранения).