10.2. Система построения обзора

Схема построения обзора архивного фонда:

• структурная – при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей является названием разделов обзора;

• отраслевая (функциональная) – при отсутствии четкой структуры фондообразователя и соответственно фонда;

• тематическая – группировка и изложение содержания документов по конкретным темам (схема построения тематического обзора документов: отраслевая (функциональная), тематическая, хронологическая);

• хронологическая – группировка и изложение содержания документов по хронологии;

• номинальная – группировка и изложение содержания документов по видам.

Аннотации документов в обзоре содержат - сведения составе и содержании документов, их источниковедческий анализ, основные разновидности документов, авторство их, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные сообщают сведения на уровне фонда (опись, дело, лист).

Аннотация может составляться как на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются:

групповые – информация представляется в более обобщенной форме с указанием разновидностей документов, их номеров, авторов, краткого описания содержания, хронологических рамок объема документов. Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значимых документов и к которым составитель обязан привлечь внимание читателя. Сочетание групповых и индивидуальных аннотаций в обзорах достигается углубленная и полная информация о содержании всего комплекса документов в целом. При составлении аннотации в обзорах могут использоваться цитаты из текста документов. При составлении аннотации в обзорах обязательно надо иметь всестороннее представление о документах как исторических источниках, провести их источниковедческий анализ.

Источниковедческая характеристика документов помогает лучше показать их значение и ценность, дает возможность детально составить боле объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а, следовательно, их последующего использования.

В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрое разыскивание обозреваемых материалов. Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номера описей (если их несколько) и единиц хранения. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы. Когда при аннотации групп документов один из документов цитируется, поисковые данные должны сначала приводиться по всей группе в целом, а затем отдельно дается ссылка на цитируемый документ. Поисковые данные указываются рядом с аннотацией документов и заключаются в круглые скобки.

Справочный аппарат к обзору

На титульном листе обзора архивного фонда после названия архива указывается тип справочника – обзор фонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления обзора.

На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следует название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания (составления) обзора.

В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы.

Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к обзорам документов аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи. Для тематических обзоров составляется список фондов, информация о которых включена в обзор, а в необходимых случаях – библиографический список.

Архивный указатель – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Основные виды указателей: тематический, именной, географический, хронологический, алфавитный, систематический.

Указатели – к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей – ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью.

Указатели по виду могут быть:

• межархивными, межфондовыми – указатели составляются при однородности их дел, их взаимодополняемости;

• внутрифондовыми;

• на документы одной описи;

• нескольких описей фонда, целого фонд;

• нескольких фондов одного архива, нескольких архивов.

Указатели могут составляться:

• к заголовкам единиц хранения без их просмотра;

• к отдельным документам с их просмотром.

По структуре своих рубрик указатели являются:

глухими (без аннотаций) Гиацинтова С.В. 7, 9, 18

• аннотированный краткий Гиацинтова С.В. – актриса 7, 9, 18

• аннотированный полный Гиацинтова Софья Владимировна – советская актриса и режиссер, народная артистка СССР. На сцене с 1919 года, играла во МХАТе, первой студии МХАТ, МХАТе втором. С 1938 года – в Московском театре им. Ленинского комсомола. В историю русского драматического искусства вошло исполнение ею роли Марии (Двенадцатая ночь В. Шекспира) и др. 7, 9, 18

• именной и географический указатели включаются все понятия, встречающиеся в тексте описи. Географические указатели никогда не бывают глухими.

Методику составления указателей можно рассмотреть на примере предметного указателя – представляет собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений. Предметный указатель бывает общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия (указатель фабрик и заводов). Предметный указатель труден в составлении (чем географический или именной). Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрывающие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя. Предметный указатель строится следующим образом.

Основным элементом предметного указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных. По рубрикам указатели делятся:

• на алфавитные;

• систематические;

• хронологические.

В зависимости от назначения указателя рубрика, может быть, простой (не иметь подрублику), сложной (иметь одну подрублику или определение), гнездовой (иметь две или несколько подрубрик), например:

Простая рубрика Газеты

Сложная рубрика Газеты, тираж

Гнездовая рубрика Газеты: «Известия» 7, 8, 9; «Независимая» 10, 11.

Подрубрики могут располагаться как в алфавитном, так и логической, систематической последовательности, например: Образование: низшее 25, 26; среднее 5, 9; высшее 12, 13, 35.

При составлении гнездовой рубрики, нужно знать, что рубрика – всегда родовое понятие, подрубрика – его виды, поэтому нельзя составлять такого типа гнездовые рубрики как: Яблоня: посадка 7; полив 8; уничтожение вредителей 9.

Указатель вида документов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков хранения.

Понятия в предметном указателе могут быть однословными и многословными (слова несут разную смысловую нагрузку (борьба с неграмотностью, борьба с бандитизмом, избирательная кампания – основное смысловое значение имеет слово неграмотность, дезертирство, кампания). Такие слова называются ударными или ключевыми. Выявление ударного (ключевого) слова необходимо для правильной организации поиска информации в указателе основных вопросов и направлений деятельности учреждения - фондообразователя. При включении многословного понятия ключевое слов ставится на первое место, и к нему указываются поисковые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому, например: Неграмотность, борьба с ней 4, 6, 8.

Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому в указатель необходимо включать многословное понятие полностью, делая отсылку к ключевому понятию, например:

«Избирательная компания – см. кампания избирательная. Кампания избирательная 13, 21». Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое словосочетанье, какое включено в опись, второе слово заносится в указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие без указания ссылочных данных, например: Учет военнообязанных 14, 17, 21; Военнообязанные- см. Учет.

Для составления предметного указателя к описи, нужно каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где встречаются понятия.

После выяснения всех предметных понятий, в том числе именных и географических, произвести их систематизацию по алфавиту (до 4-го знака), сделать необходимую инверсию, создать при необходимости сложные рубрики. И затем перенести содержание карточного указателя на листовую форму.

Прописные заглавные буквы русского алфавита должны быть проставлены перед каждой группой понятий, начинающихся на эту букву, в центре листа, например: