8.1.Понятие архивного каталога

Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

В отличие от архивной описи каталог:

• охватывает подавляющее большинство фондов архива, т.к. его структура не зависит от системы хранения документов, а отражает классификацию документной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части;

• гораздо подробнее описи, может содержать информацию не только одной не только одной единицы хранения, но и части документа, одного документа, группы документов, группы единиц хранения;

• в отличии от описи не является учетным справочником, т.е. он не служит для подсчета количества единиц хранения и документов; единственная его функция – информационный поиск;

• если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех форм архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы, построения которой являются общими для всех архивов.

Роль архивных каталогов:

В делопроизводстве – нужно уметь быстро найти ту или иную документную информацию – ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. (картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в ведомственный архив, архив учреждения, где вольются в каталог учреждения). Особое значение имеют картотеки документов по личному составу (помогают архивистам своевременно исполнять социально-правовые запросы граждан). От точности и четкости картотеки зависит порой судьба человека.

В архиве учреждения – путь делопроизводственных картотек не завершается, они поступают вместе с документами постоянного хранения в государственный архив. Картотеки по истории государственных учреждений активно используются информационно-справочными службами государственных архивов для ответа на запросы граждан.

В государственном архиве создается стройная система каталогов архива. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

Совокупность работ по подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов, который складывается из следующих видов работ:

• определение вида каталога;

• разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

• выявление и отбор документной информации для каталогизации;

• описание документной информации на каталожных карточках;

• индексирование каталожных карточек;

• систематизация карточек и ведение каталога.

При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:

• определяется очередность выбора архивных фондов и их структурных частей по степени их значимости;

• отбираются необходимые дела, документы, сведения о них;

• в зависимости от формирующего каталога применяются различные приемы описания документной информации.