Тема 6. Облік господарських матеріалів та малоцінних предметів

Бюджетні установи системи Пенсійного фонду для своєї діяльності придбають предмети разового користування – господарські й ремонтно-будівельні матеріали, паливо для господарських потреб, тару, канцелярські матеріали для поточних потреб і навчальних цілей, інші матеріальні активи.

Вартість цих матеріальних коштів повністю вибуває із суспільного кругообігу протягом одного або декількох актів споживання. Відповідно до цього матеріали в бюджетних установах подібні до оборотних засобів виробничої сфери, але їх неможливо віднести до останніх, оскільки оборотні засоби повністю переносять свою вартість на новий продукт і в цій формі продовжують свій кругообіг у суспільному відтворенні, а матеріали бюджетних установ вибувають із кругообігу в міру їхнього споживання.

На придбання матеріалів витрачаються значні кошти з бюджету та інших джерел. Завданнями обліку матеріалів і малоцінних предметів (МШП) є:

- збір інформації про наявність і рух товарно-матеріальних цінностей;

- забезпечення збереження та контроль наявності й руху матеріалів;

- контроль за дотриманням норм запасів і витрат матеріалів;

- одержання точних даних про залишки матеріалів у місцях зберігання;

- забезпечення всіх рівнів управління інформацією про наявність і рух матеріалів.

Основними передумовами виконання цих завдань є економічно обґрунтована класифікація й оцінка матеріалів, нормування їхніх запасів і чітка організація складського господарства.

За функціональною роллю у фінансово-господарській діяльності бюджетних установ матеріали поділяються на такі групи:

1. Матеріали для навчальних і наукових цілей, реактиви й хімікати, скло й радіоматеріали, фотопапір, призначений для видання навчальних і наукових робіт, інші матеріали для навчальних цілей і науково-дослідних робіт, а також коштовні та інші метали для протезування.

2. Продукти харчування.

3. Медикаменти та перев'язні засоби, медикаменти, бактерицидні препарати, вакцини, кров і перев'язні засоби в лікарнях, лікувально-профілактичних, лікувально-ветеринарних та інших установах.

4. Господарські матеріали і канцелярські приналежності, які використовуються для поточних потреб установ (електролампи, мило, щітки і т.п.), будівельні матеріали для поточного ремонту.

5. Паливо, паливні й мастильні матеріали, до яких можна віднести дрова, вугілля, бензин, торф, гас, мазут, автол та ін.

6. Тара, що підлягає поверненню та обміну, до якої належать бочки, бідони, ящики, банки скляні, пляшки.

7. Запасні частини до машин та обладнання, призначені для заміни й ремонту відпрацьованих деталей машин, оснащення тракторів, комбайнів, транспортних засобів.

8. Інші матеріали у вигляді корму, сіна, вівса, інших видів фуражу, насіння, добрива й т.п.

Ті самі матеріали в різних установах і навіть в одній установі в різний час можуть виконувати різні функції й відповідно обліковуватися у складі різних видів засобів. Так, запасні частини до машин і обладнання можуть обліковуватися в різних групах залежно від використання цих машин і оснащення для наукових цілей або господарських потреб.

Наведену класифікацію покладено в основу організації обліку матеріалів за субрахунками, але вона є недостатньою для контролю за наявністю й рухом цінностей. Розмаїтість застосовуваних матеріалів викликає необхідність розробки вичерпних номенклатур, тобто систематизованих переліків матеріалів, які споживаються бюджетними установами.

Кожному найменуванню, сорту й розміру матеріалів привласнюється умовний числовий код або номенклатурний номер, що особливо важливо в умовах автоматизації обліку матеріалів. Надалі привласнений номенклатурний номер відзначається у всіх документах і регістрах, у яких відображається наявність і рух відповідного виду матеріалів.

Номенклатури матеріалів розробляються бухгалтеріями бюджетних установ. У них відзначаються найменування кожного виду матеріалів, тип, сорт, розмір, одиниця виміру, а також закріплений за матеріалом номенклатурний номер.

Матеріали й МШП відображаються в поточному обліку й балансі за договірними цінами без ПДВ. Не відносяться на збільшення вартості матеріалів, а списуються на відповідні статті видатків транспортно-заготівельні витрати, мито.

Прогресивним напрямком в обліку матеріалів є застосування твердих облікових цін – неодмінної умови впровадження ПК і оперативно-бухгалтерського методу обліку. Такими цінами є ціни постачальника або середні покупні ціни для однорідних найменувань матеріалів з відображенням відхилень від них.

На відміну від госпрозрахункових підприємств, де оцінка є не тільки способом вартісного вираження окремих об'єктів обліку, але й базою розрахунку багатьох показників фінансового стану, у бюджетних установах не застосовуються різні способи оцінки матеріалів.

Норми запасів матеріалів визначаються в мінімальних розмірах, які забезпечують безперебійну роботу установ. Так, нормативи запасів для наукових установ установлюються в диференційованих відсотках від суми фактичних витрат матеріалів за минулий рік за такими чотирма групами матеріалів: матеріали для наукових цілей, господарські матеріали й канцелярські приналежності, паливо, паливно-мастильні матеріали, інші матеріали.

З метою збереження й правильного обліку матеріалів необхідно забезпечити належну організацію складського господарства. Збереження матеріалів може здійснюватися в спеціально пристосованих приміщеннях (складах). Порядок розміщення матеріалів може забезпечувати швидкість здійснення операцій при їхньому прийнятті й видачі. Відповідальність за приймання, збереження і відпуск матеріалів покладається на матеріально відповідальних осіб, з якими укладаються договори про повну матеріальну відповідальність.

Правильна організація обліку матеріалів забезпечується також наявністю точного вагового господарства, своєчасним проведенням інвентаризацій, встановленням чіткого документообігу, широким впровадженням засобів автоматизації облікових робіт.