Документальне оформлення операцій з господарськими матеріалами та мшп

Надходження й відпуск матеріалів оформляються первинними документами, правила застосування яких регламентуються «Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженим Наказом Міністерством фінансів України від 24.05.1995 р. № 88, Інструкцією № 61 і іншими нормативними актами.

Матеріали надходять до бюджетних установ безпосередньо від постачальників, від підрозділів установ, у порядку гуманітарної допомоги, централізованого постачання, через підзвітних осіб.

Якщо матеріали одержують безпосередньо на складі постачальника, то виписується товарно-транспортна накладна на відпущені матеріали. Документи надходять у відділ постачання, де вони реєструються в журналі обліку вантажів, що надійшли, і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника й передає їх на склад для контролю при прийнятті вантажу.

Але роль бухгалтерії не обмежується перевіркою документів – вона зобов'язана встановити доцільність тієї або іншої поставки матеріалів, чи задовольняє поставка потреби установи й чи не призведе вона до утворення понаднормативних запасів.

Представник покупця на підставі отриманого доручення здійснює доставку матеріалів. У випадку виявлення невідповідності між вантажем у натуральному вигляді й даними документів постачальника експедитор зобов'язаний вимагати від транспортної організації складання комерційного акту й одержати його копію. Акт є підставою для пред'явлення претензій до транспортної організації за виявленими розбіжностями.

Експедитор здає отриманий вантаж безпосередньо на склад під розписку матеріально відповідальній особі. На складі матеріали, що надійшли, піддаються обов'язкової кількісній, а за потреби, і якісній перевірці. В окремих випадках здійснюється лабораторний аналіз якості.

Якщо виявлено невідповідність кількості і якості вантажу, зазначених у супровідних документах постачальника, фактичним даним матеріалів, то складається Акт приймання за встановленою формою. Акт у двох екземплярах складає приймальна комісія за участю завідувача складу, представника постачальника або незацікавленої організації. Після приймання цінностей один екземпляр Акту разом з документами передається в бухгалтерію установи для обліку надходження матеріалів, другий – до відділу постачання для подання претензійного листа постачальникові.

Бюджетні установи можуть одержувати матеріали в порядку централізованого постачання. У такому випадку вантажоодержувачем і замовником є різні установи. Приймання матеріалів, одержуваних у порядку централізованого постачання, здійснюється на складі підприємства. Документи постачальника (рахунки, накладні й т.п.) на окремі цінності надходять замовникові, що висилає одержувачу повідомлення про зроблені для нього замовлення. Надходження матеріалів від заготівлі й переробки оформляється Актом, що затверджує керівник установи.

Матеріальні цінності, які надійшли до бюджетної установи в порядку гуманітарної допомоги, приймаються створеною наказом керівника комісією з обов'язковою участю працівника бухгалтерії й представника організації, якій підпорядковується установа. Приймання цінностей проводиться шляхом їхнього перерахування, зважування в присутності матеріально відповідальної особи, якій передаються отримувані цінності на збереження. На прийняті матеріальні цінності комісія складає Акт, що підписується членами комісії.

Матеріали, прийняті на склад, прибуткуються, тобто приймаються на облік на підставі виправдувальних документів (прибуткових ордерів, накладних, актів) тією датою, коли отримані цінності. У документах відзначаються такі дані: від кого надійшли матеріали, номенклатурний номер, найменування, сорт, кількість, вага, ціна, сума, дата надходження на склад і розписка матеріально-відповідальної особи. Заслуговує на увагу практика бюджетних установ, які оприбутковують матеріали безпосередньо за документами постачальників шляхом проставлення на них штампу й заповнення необхідних реквізитів.

Порядок документального оформлення відпуску матеріалів залежить від того, які матеріали витрачаються й на які цілі, а також від періодичності їхнього використання.

Матеріали витрачаються на потреби установи або реалізуються як зайві й невикористані. Крім того, може мати місце внутрішнє переміщення, тобто відпуск матеріалів одним підрозділом установи іншому.

Виходячи з особливостей і конкретних умов витрачання матеріалів, їх відпуск може оформлятися різними документами. Документування видатку матеріалів організується так, щоб забезпечити ефективний контроль по їхній відпустці й використанню. Перелік посадових осіб, яким дане право вимоги й одержання матеріалів зі складу, установлюється керівником установи, зразки їхніх підписів повідомляються складам.

Видача матеріалів зі складів оформлюється документами, затвердженими керівником підприємства. Такими документами є:

1. накладна (вимога) – застосовується для видачі матеріалів зі складу й при їхньому переміщенні усередині установи, виписується в одному екземплярі. Виписка разових вимог є досить трудомісткою операцією й вимагає великої кількості первинних документів;

2. відомість видачі матеріалів на потреби установ є накопичувальним документом і призначається для видачі господарським підрозділам різних матеріалів для наукових, навчальних та інших цілей протягом місяця.

3. забірна карта – застосовується як при щоденній відпустці матеріалів і палива, так і через певні проміжки часу протягом місяця. Виписується у двох екземплярах, один – для одержання, другий – для складу, на кожного одержувача на кілька найменувань матеріалів. Ліміт визначається виходячи із планової потреби в матеріалах і норм витрати.

Відпуск матеріалів відображається фіксуванням замовленого й відпущеного матеріалу в забірній карті, що підписується комірником і одержувачем. При щоденному відпуску карта виписується на 15 днів, а при періодичному – на місяць.

Відпуск матеріалів понад установленого ліміту здійснюється за накладними (вимогами). Застосування забірної карти значно скорочує обсяг облікової документації й забезпечує попередній контроль витрати матеріалів.

Порядок списання витрачених матеріалів на потребі установи встановлюється керівником установи, причому особливо коштовні й гостродефіцитні матеріали списуються відповідно до затвердженого керівником установи списку й відносяться в підзвіт матеріально-відповідальних осіб. Списуються відпущені матеріали на підставі затвердженого керівником установи Акту про витрачання.

Ремонтно-будівельні матеріали списуються за Актами про їхній фактичне витрачання і з урахуванням норм витрат на фактичний обсяг робіт. Залишки невикористаних матеріалів здаються на склад і на їхню вартість зменшуються фактичні видатки поточного року по відповідних статтях.

Списання пально-мастильних матеріалів здійснюється на підставі шляхових аркушів водіїв по фактичних витратах, але не вище норм, установлених для окремих марок машин. Облік матеріалів на складах забезпечує одержання оперативних і точних даних про залишки цінностей по кожному найменуванню матеріалів у розрізі окремих їхніх видів і сортів.

Кількісно-сортовий облік матеріалів на складах ведеться матеріально відповідальними особами в книгах складського обліку або на картках тільки по кількості. До початку записів у книзі повинні бути пронумеровані всі сторінки, а їхня кількість завірена підписами керівника установи й головного бухгалтера й скріплено печаткою.

Запису в книгу складського обліку ведуть матеріально відповідальні обличчя на підставі прибутково-видаткових документів. Після кожного запису виводиться залишок матеріалів.

На підставі записів у книзі складського обліку матеріально відповідальні особи зобов'язані вчасно повідомляти в службу постачання про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасів і про залишки матеріалів, які перебувають без руху і не використовуються в установі.

Матеріально-відповідальні особи відповідно графіку передають у бухгалтерію документи про надходження й витрату матеріалів при реєстрі здачі документів, що складається у двох екземплярах. У реєстрі вказуються номенклатурні номери матеріалів, кількість і номери первинних документів, прізвища осіб, хто здав і прийняв.