Облік операцій з господарськими матеріалами та мшп

Всі матеріальні цінності, що надійшли на склад, на підставі документів матеріально-відповідальної особи оприбутковуються записами по дебету рахунків другого класу «Запаси».

Кількісно-сортовий облік матеріалів – складна й трудомістка ділянка облікової роботи, а тому важливо вибрати найбільш раціональний метод його ведення. У бюджетних установах застосовуються такі методи сортового обліку:

1. Кількісно-сумарний (паралельний).

2. Оперативно-бухгалтерський (сальдовий).

3. Метод машинної картотеки.

При першому методі на складі ведеться книга складського обліку матеріалів, у бухгалтерії – книга кількісно-сумарного обліку матеріалів. Аналітичний облік у бухгалтерії ведеться за номенклатурними номерами, у розрізі матеріально-відповідальних осіб і установ, що обслуговуються.

Замість книги складського обліку можуть вестися картки. За даними цих регістрів щомісяця складаються сортові оборотні відомості, підсумки яких звіряються з даними синтетичного обліку У випадку великої номенклатури матеріалів метод кількісно-сумарного (паралельного) обліку матеріалів є громіздким, трудомістким і недостатньо оперативним. У ньому дублюються аналітичні дані в бухгалтерії й на складі, показники складського обліку звіряються з даними бухгалтерії один раз на місяць і здебільшого із запізненням, що позбавляє установу оперативних і точних даних для контролю стану запасів.

В установах з невеликою номенклатурою матеріалів застосовується спрощений варіант цього методу. Матеріально-відповідальні особи щомісяця здають матеріальний звіт разом з первинними документами, який ретельно перевіряється, таксується, після чого стає регістром аналітичного обліку.

Для обліку продуктів харчування застосовується другий варіант цього методу: у бухгалтерії аналітичний облік матеріалів ведеться за номенклатурними номерами у розрізі матеріально-відповідальних осіб у сортових оборотних відомостях. Записи в ці регістри здійснюються на підставі накопичувальних відомостей надходження й витрати матеріалів. Щомісяця в сортових оборотних відомостях підраховуються обороти й виводяться залишки на початок

У бухгалтерії облік матеріалів ведеться тільки в грошовому вираженні в розрізі субрахунків, груп матеріалів і матеріально відповідальних осіб у відомості руху матеріалів. Взаємозв'язок між кількісно-сортовим обліком на складі й синтетичному обліку в бухгалтерії здійснюється за допомогою Книги залишків матеріалів, що відкривається на рік і ведеться в розрізі матеріально-відповідальних осіб.

Номенклатура матеріалів у книзі розміщується за синтетичними рахунками, субрахункам або групами матеріалів. До цієї книги завідувач складом щомісяця переносить кількісні залишки на кінець місяця із книги або карток складського обліку, після чого в бухгалтерії таксуються ці залишки за будь-яким номенклатурним номером та підраховуються підсумки за субрахунками матеріалів, груп, матеріально відповідальними особами. Отримані результати звіряються в бухгалтерії з даними відомостей руху матеріалів у грошовому вираженні. Тотожність отриманих даних підтверджує правильність ведення складського (аналітичного) обліку матеріалів. У випадку виявлення розбіжностей і помилок вони виправляються.

Сальдовий метод обліку матеріалів зменшує обсяг облікових робіт, забезпечує кращий контроль за наявністю й збереженням матеріалів, звільняє облікових працівників від ведення трудомісткого аналітичного обліку й складання сортових оборотних відомостей, спрощує звірення аналітичного обліку із синтетичним. До цього і зводиться перевага одного методу обліку матеріалів перед іншим.

В умовах застосування ПК трудомісткість облікових робіт втрачає свою актуальність, а тому на машинах одержують необхідні вихідні документи – оборотні відомості в розрізі кожного первинного документа, зведені оборотні відомості в розрізі номенклатурних номерів матеріалів.

Існує досвід використання методу Машинної картотеки, за яким вся інформація про складський і бухгалтерський облік матеріалів зосереджується в пам'яті машин, а бухгалтерія й склади обладнуються термінальними устроями, до яких мають доступ матеріально відповідальні особи й працівники бухгалтерії.

За допомогою такого обладнання в будь-який робочий момент можна одержати всю необхідну інформацію про наявність і рух кожного конкретного матеріалу. Подібна техніка дозволяє автоматизованим способом розробляти відповідну оперативну звітність про залишки й рух матеріалів.

Для обліку наявності й руху матеріалів призначено активний рахунок 23 «Матеріали й продукти харчування», що має дев'ять субрахунків.

При меморіально-ордерній формі облік надходження матеріалів відображається в різних меморіальних ордерах, зокрема, у накопичувальній відомості по розрахунках з постачальниками й різними кредиторами, у накопичувальній відомості по розрахунках з підзвітними особами й ін.

Облік витрати матеріалів на різні потреби відображається в меморіальному ордері-накопичувальній відомості по витраті матеріалів. Відомість складається в міру обробки документів і ведеться протягом місяця. Записи в книгу здійснюються в грошовому вираженні на підставі виправдувальних документів у кредит окремих субрахунків рахунку 23, у тому числі за установами або за матеріально-відповідальними особами.

У невеликих установах канцелярські приналежності (папір, олівці, стрижні і т.п.), придбані й одночасно видані на поточні потреби установи, можуть списуватися на фактичні видатки з відображенням їх загальної суми на субрахунку 234 «Господарські матеріали й канцелярські приналежності». На документах, які підтверджують придбання й одержання цих цінностей, повинні бути підписи осіб, які одержали ці матеріали.

Вартість витрачених матеріалів на потреби установи списується за цінами придбання або за середньозваженими цінами, якщо вони купувалися за різними цінами. У випадку застосування в обліку твердих облікових цін у продовженні місяця (кварталу) матеріали списуються за цими цінами. Щомісяця (щокварталу) обчислюється середній відсоток і сума відхилень від твердих облікових цін у розрізі субрахунків. Ці суми відхилень відносяться на ті рахунки, на які були списані матеріали за твердими обліковими цінами.