2.Правила составления архивной описи
При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.
Правила (основные требования) оформления описи:
нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером единицы хранения;
систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;
описательные статьи описи заполняются в точном; соответствии с заголовками включаемых в нее дел;
при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью;
на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;
графа описи "примечание" используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;
опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения;
документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;
нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер — 9999;
систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;
каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;
при составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;
при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем — списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;
личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;
описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.
Структура составления описи учреждения:
годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;
годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;
на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения — раздельно постоянного хранения и личного состава.
Опись содержит:
титульный лист;
оглавление;
предисловие;
собственно опись;
список сокращений;
указатели;
переводные таблицы;
библиографию;
терминологический словарь;
лист-заверитель.
Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.
В оглавлении перечисляются разделы Описи с указанием их листов по валовой нумерации.
В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.
Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно введение в описательную статью их аннотаций.
Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.
Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.
Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.
Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикациях, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.
Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и содержащихся в ней документах.
Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения.
- Вопрос 1. Предмет и основные понятия архивоведения
- Предмет архивоведения
- Основные понятия архивоведения
- Особенности учебной дисциплины "Архивоведение "
- Вопрос 2. Становление архивного дела в Киевской Руси
- 1.Основные виды документов в Киевской Руси
- 2. Первые архивы Киевской Руси
- Вопрос 3. Архивное дело в Московской Руси
- 1.Становление архивного дела в Московской Руси
- 2.Государственный архив России
- 3.Формирование сети приказных архивов
- Вопрос 4. Архивное дело в XVIII в.
- 1. Влияние реформ Петра I на архивное дело
- 2. Порядок учета и хранения архивов в петровскую и постпетровскую эру
- Вопрос 5. Архивное дело в первой половине XIX в.
- 1.Министерская система начала XIX в. И архивное дело
- 2. Учет архивов, эволюция архивного дела в начале и середине XIX в.
- Вопрос 6. Архивное дело во второй половине XIX в.
- 1.Влияние реформ Александра II на архивное дело
- 2.Система архивного дела и его совершенствование во второй половине XIX в.
- Вопрос 7. Архивное дело на рубеже XIX-XX в.В.
- 1.Состояние архивного дела на рубеже XIX—XX в.В.
- 2. Архивные комиссии. Первая мировая война
- Вопрос 8. Становление советской архивной системы
- 1.Первые декреты советской власти в области архивов
- 2.Новые архивы, созданные при советской власти
- 3.Новый порядок пользования архивами
- 4.Новый порядок управления архивным делом
- Вопрос 9. Развитие архивного дела в довоенный и военный периоды
- 1.Создание новых архивов в 1930-е гг.
- 2.Влияние тоталитарной системы на архивное дело
- 3.Положение о Государственном архивном фонде от 29.03.1941. Новая система архивов в ссср
- Вопрос 10. Архивное дело в послевоенный период
- 1. Влияние последствий вов на архивное дело
- 2.Положение о гаф ссср от 13.08.1958
- 3.Положение о гаф ссср и гау ссср от 04.04.1980
- Вопрос 12. Основы законодательства рф об Архивном фонде рф и архивах
- 1.Характеристика Закона рф "Основы законодательства рф об Архивном фонде рф и архивах" от 07.07.93
- 2.Порядок хранения документов Архивного фонда рф
- 3. Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов рф
- Вопрос 13. Система Росархива
- 1.Понятие и структура Росархива
- 2.Современные федеральные госархивы
- 3. Нормативные акты, регулирующие порядок делопроизводства и работу архивов
- Вопрос 14. Архивный фонд рф
- 1.Архивный фонд рф
- 2. Государственная и негосударственная части Архивного фонда рф
- Вопрос 15. Федеральная архивная служба Российской Федерации
- 1.Центральные и иные органы государственной власти рф, управляющие архивным делом
- 2.Федеральная архивная служба рф — Росархив
- 3.Государственный архив
- 4.Ведомственный архив
- Вопрос 16. Организация документов Архивного фонда рф
- 1.Критерии организации документов в рф
- 2. Фондообразование
- Вопрос 17. Комплектование архива
- 1.Понятие и содержание комплектования архива
- 2.Источник комплектования
- Вопрос 18. Подготовка и порядок передачи документов в архив
- 1.Понятие архивного дела и порядок его комплектования
- 2.Требования к архивному делу
- 3.Передача дела в архив
- Вопрос 19. Основные правила фондирования документов в архиве
- 1.Понятие фондирования
- 2.Единый фонд и образование нового фонда
- Вопрос 20. Экспертиза ценности документов
- 1. Понятие экспертизы ценности документов
- 2.Задачи и этапы экспертизы
- 3.Экспертные комиссии
- Вопрос 21. Учет документов в архивах
- 1.Понятие государственного учета документов
- 2. Учетные документы архива
- Вопрос 22. Научно-справочный Архивный аппарат
- 1.Характеристика научно-справочного архивного аппарата
- 2.Принципы построения научно-справочного аппарата
- 3.Понятие архивного справочника
- 4.Структура архивных справочников
- Вопрос 23. Архивная опись.
- 1.Понятие и функции архивной описи
- 2.Правила составления архивной описи
- Вопрос 24. Система архивных каталогов
- 1.Понятие архивного каталога
- 2.Порядок каталогизации архивных документов
- 3.Виды архивных каталогов
- Вопрос 25. Архивные путеводители
- 1.Понятие архивного путеводителя
- 2.Виды архивных путеводителей
- 3.Структура путеводителя
- Вопрос 26. Обзоры архивных документов
- 1.Понятие обзора архивных документов
- 2.Система построения обзора
- Вопрос 27. Архивные указатели
- 1.Понятие архивного указателя
- 3. Содержание истории фондообразования
- Вопрос 29. Архивное описание документов и дел
- 1.Понятие архивного описания
- 1. Под описанием документов и дел понимается:
- 2.Описание на уровне фонда, единицы измерения документа
- Вопрос 30. Информатизация архивного дела
- 1.Понятие информатизации
- 2.Основные документы, регулирующие вопросы информатизации в архивном деле
- 3.Объекты информатизации
- 4.Цели информатизации
- 5.Принципы информатизации
- 6.Информационные системы
- 7.Содержание базы данных архивов
- Вопрос 31. Обеспечение сохранности документов в архивах
- 1.Понятие режима хранения документов
- 2.Требования к зданиям и помещениям архива
- 3.Световой режим
- 4.Температурно-влажностный режим
- 5.Санитарно-гигиенический режим
- 6.Охранный режим
- 7.Оборудование архивохранилищ
- Вопрос 32. Первичная реставрация и консервация архивных документов
- 1.Понятие первичной реставрации и консервации архивных документов
- 2.Содержание реставрации и консервант
- Вопрос 33. Проверка наличия и состояния документов в архивах
- 1.Задачи проверки документов в архиве
- 2. Порядок проведения проверки
- Вопрос 34. Доступ к документам Архивного фонда рф
- 1.Основные нормативные акты, регулирующие доступ к документам архивного фонда рф
- 2. Порядок допуска к документам архивного фонда
- Вопрос 35. Использование архивных документов
- 1.Понятие использования архивных документов
- 2.Основные направления, цели, формы использования архивных документов
- 3.Основные требования к работе по использованию архивных документов
- 4. Этапы поиска документной информации
- Вопрос 36. Информационное обеспечение пользователей
- 1.Характеристика информационного обеспечения пользователей
- 2. Понятие, содержание запроса и виды ответов архива
- Вопрос 37. Работа читального зала архива
- 1.Понятие читального зала
- 2.Порядок работы в читальном зале
- Вопрос 38. Формы массового использования архивных документов
- 1.Понятие форм массового использования архивных документов
- 2. Содержание форм массового использования архивных документов
- Вопрос 39. Учет использования архивных документов
- 1.Цели учета использования архивных документов
- 2.Первичные документы ведомственного архива
- 3.Первичные документы государственного архива
- 4.Вторичная обобщающая информация
- 5.Аналитические обзоры
- Вопрос 40. Технотронные архивы
- 1.Понятием виды технотронных архивов
- 2.Ведущие технотронные архивы
- 3.Порядок хранения документов в технотронных архивах
- Вопрос 41. Электронные архивы
- 1.Понятие электронных архивов
- 2.Порядок принятия электронных документов в архив
- Вопрос 42. Организация работы архива
- 1.Создание государственного и ведомственного архива
- 2. Порядок работы архива
- Вопрос 43. Работа с персоналом архива
- 1.Организация труда персонала архива
- 2.Международный этический кодекс архивистов 1966 года
- 3.Заведующий архивом
- 4.Архивариус
- Вопрос 44. Архивный маркетинг
- 1.Понятие маркетинга архивной организации
- 2. Содержание архивного маркетинга
- Вопрос 45. Архив негосударственной организации
- 1.Характеристика негосударственной части Архивного фонда рф
- 2.Договор между собственниками негосударственной части Архивного фонда рф и Государственной архивной службой рф.
- Список литературы