8.3. Виды архивных каталогов

В международной документалистике приняты:

1. Универсальная десятичная классификация (Мельвиль Дьюи – организатор американской библиотечной ассоциации – в 1972 г. составил 1-й вариант десятичной классификации (ДК), в соответствии которой вся совокупность сведений архива или библиотеки делится на основе дедуктивного метода на 10 классов, которые затем делятся на сотые, тысячные и т.д. классы. Например: ДК для книг:

000 Общие произведения

100 Философия

200 Религия

600 Полезные искусства. Каждый их этих классов делится на 10 классов:

610 Медицина

620 Инженерия …).

2. Классификация при помощи двоеточия (Индийский теоретик систематической классификации Ш.Р.Ранганатан (1892-1972) развил многоаспектовый поиск информации, заложенный в УДК (универсальная десятичная классификация). Он разработал «Классификацию при помощи двоеточия», которая имеет 37 разделов. Связь между понятиями, взятыми из разных разделов и таблиц, обозначается двоеточием (:), например: Д: Е2:Р1 «Инженерные исследования земляных работ»).

Таким образом, если УДК и ДК Дъюи относятся к иерархическим классификациям, то классификация Ранганатана преодолевает одноаспектность иерархической классификации и может служить основанием для автоматизированных информационно-поисковых языков (ИРЯ). .

.С конца 70-х гг. XX вв. в отечественном архивоведении использовали Схему единой классификации (СЕК). Приступая к каталогизации документов нужно изучить структуру построения СЕК, четко представить себе, к какому отделу, подотделу и т.д. логически может быть соотнесено то или иное понятие, выражено в документах. После изучения методики построения систематического каталога на основе СЕК следует перейти к выявлению и отбору документной информации для включения ее в каталог.

Выявление и отбор документной информации для каталогизации

В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы документов:

• организационно-распорядительные, планово-отчетные и другие основные документы учреждения-фондообразователя;

• руководящие документы вышестоящих органов, непосредственно относящиеся к учреждения-фондообразователя;

• документы подведомственных учреждений, присланные для контроля, обобщения, анализа;

• печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-фондообразователя;

• копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и другие

• документы, по своей ценности и трудности поиска, заслуживающие каталогизации.

Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсылки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри – к межархивным каталогам, более полно отражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу.

Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном – единице хранения, при групповом – связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.

В результате возможно описание на уровне части документа, документа, группы документов, единицы хранения, группы единиц хранения.

Каталожная карточка включает следующие атрибуты:

• индекс классификационного деления; наименование рубрики и подрубрики;

• обозначение даты и места события;

• информационные сведения (описание содержания);

• название архива; название фонда;

• архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);

• язык; способ воспроизведения;

• фамилия составителя; дата составления;

• в отдельных случаях, на оборотной стороне карточки может помещаться аннотация.

Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:

• научно-методическое обеспечение работ;

• индексирование карточек;

• систематизацию их по индексам и рубрикам;

• составление отсылочного аппарата к каталогу;

• усовершенствование каталога;

• ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов.

После отбора и описания документной информации на каталожных карточках можно приступать к индексированию.

Индексирование – это процесс выбора или состояния индексов по схеме и их проставление на каталожных карточках.

Включенные в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс – условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача содержании информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями.

Одно условное обозначение или их совокупность присваивается соответствующим классификационным делением схему классификации документной информации и проставляется на каталожных карточках.

Система индексов – это система построения индексов с учетом методики, определенных правил, это перевод с естественного языка на искусственный язык букв, символов, правил.

Индексы могут быть:

• буквенными;

• цифровыми - подразделяются на нумерационные (это простой ряд чисел от 0 до бесконечности, т.е. порядковая (валовая) индексация, применяемая при наличии только одного уровня деления в схеме), серийные, десятичные (для деления в схеме отводится определенный ряд цифр: от 0 до 99, от 100до 999 и т.д. Она применяется часто, так как позволяет вводить новые условные ступени делений. Недостаток – она нечетко отражает и закрепляет структуру схемы);

• комбинированными. Они служат для определения места карточек в каталоге.

Десятичная система индексов позволяет отводить для понятий ряд делений от 0 до 9. Первая цифра указывает уровень делений (класс, раздел, тему), вторая – следующий уровень делений и т.д. эта система дает количество знаков, используемых для закрепления квалификационных делений; возможность производить изменения при сохранении логической связи. В СЕК десятичная система индексов используется только в одном случае – когда она вводится после букв.

Необходимо учитывать следующие требования при выборе системы индексов:

1. система должна быть удобной в применении, хорошо выражать взаимопонимания. Легко запоминаться (должна быть мнемоничной);

2. индексы должны вызывать ассоциацию близости или удаления обозначенных предметов от основных классификационных понятий и наиболее сокращенным способом указывать на степень подчинения и соподчинения;

3. индексы должны быть максимально краткими (при наименьшем количестве обозначений давать наибольший объем сведений).

Заиндексированные карточки необходимо систематизировать для включения в каталог.

Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр.

В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу – от высшего к низшему, от общего к частному. Например, группы карточек, образованные по географическому признаку, располагаются по указанному принципу, а разнозначные – по алфавиту географических наименований. Группы карточек образованные по хронологическому признаку, располагаются по дате событий и далее по датам документов.

Для взаимосвязи как отдельных делений систематического каталога, так и всего каталога с архивными справочниками используются отсылочные карточки. В отсылочных карточках графы «Индекс», «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном порядке, а графе «Содержание» после информации из документов указываются: «см. также» и индекс соответствующего деления в каталоге или в другом архивном справочнике.

Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержания и оформления, совершенствование описей. В результате каталоги должны быть вторым по значимости архивным справочником.

Вопросы для самоконтроля:

1. Назначение и виды архивных каталогов.

2. Классификационные схемы каталогов.

3. Понятие о структуре каталогов.

4. Понятие каталогизации архивных документов.

5. Выявление и отбор документной информации при каталогизации.

6. Систематизация карточек и ведение каталогов.