7.2. Понятие архивного справочника

Структура системы НСА – подразделяется на вертикальные и горизонтальные уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различие справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются: на справочники по учету; справочники по раскрытию содержания документов (информационно- поисковые системы). Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов: АФ РФ в целом; сети архивов; архиву; фонду; делу или отдельному документу.

В соответствии с таким делением можно назвать, наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам:

1. АФ РФ: центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ; справочник «Государственные архивы СССР». – Ч.1-2. –М., 1089; справочник «Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах». – М., 1991; указатель «личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР». – Т.1-2. – М., 1963; Т.3 – М., 1980.

2. Группа архивов отдельного региона: фондовый каталог субъектов РФ или муниципального образовании; путеводитель «Центральные архивы Москвы». – Вып. 1-3. – М., 1999; Вып. 4. – М., 2000.

3. Архив: путеводитель или краткий справочник; книги поступлений; список фондов; листы фондов; описи; каталоги; тематические обзоры; указатели; паспорт архива.

4. Фонд: лист фонда; опись; обзор фонда; каталоги; указатели.

5. Отдельное дело или отдельный документ: тематические путеводители; каталоги; указатели; обзоры фондовые и тематические; внутренняя опись; аннотация; заверительная надпись.

Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть: межархивными (Росархив - архивы); внутриархивными (архив - фонд); межфондовыми (фонд - дело); внутрифондовыми (дело - документ).

Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня:

• первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах. Для быстрого поиска первичной информации в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов – описание (раскрытие состава и содержания документов каждого дела). Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел или карточках.

• вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

Для быстрого поиска первичной информации в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению,

Архивные справочники могут быть:

• обязательными – опись, каталог;

• дополнительными – указатели, обзоры.

Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов. Они подразделяются: учетно-контрольные и информационно-поисковые.

Структура архивных справочников: Архивный фонд РФ; Центральный фондовый каталог Росархива; справочники и указатели общероссийского значения; сеть архивов; фондовые каталоги, объединяющие сведения ряда архивов; путеводители и указатели межархивного значения; архив; путеводитель или краткий справочник; книга поступлений; список фондов; листы фондов; описи; каталоги; тематические указатели; указатели; паспорт архива.

Справочники фонда: опись фонда; опись; обзор фонда; каталоги; указатели; тематические путеводители; каталоги; указатели; тематические и фондовые обзоры; внутренняя опись дела; аннотация; заверительная надпись.

Основные архивные справочники: опись; каталог; путеводитель; обзор документов; архивный указатель; историческая справка.