logo search
Архивоведение от 24

8.2. Порядок каталогизации архивных документов

При определении вида каталога учитывается:

Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать делопроизводственная картотека, подвергающаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговременных (свыше10 лет), кратковременных (до 10 лет) дел документов личного состава.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов: логической структуры - если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (систематические, тематические, хронологические); алфавитной структуры - если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (предметные, именные, географические).

Каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические. Каталоги алфавитной структуры – на предметные и их разновидности, именной и географический. Каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными. Для архивов федерального и регионального уровней основу системы каталогов составляют систематический и именной каталоги.

В систематическом каталоге документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. К системному каталогу или его подразделениям могут быть составлены предметный, географический именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

В тематическом каталоге документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубрикам, расположенным в логической последовательности. Условия самостоятельного существования тематического каталога в архиве, где ведется систематический каталог, является группировка информации по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем – по подведомственности, а далее – по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в алфавитном порядке, внутри – по алфавиту их наименований.

В каталоге по административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (географических названий). Затем систематизации проводится в логической и хронологической последовательности.

Если надо описать документы с точки зрения времени их создания, то составляют хронологический каталог (сведения о документах группируются по периодам времени, века, годам, месяцам, числам). Такие каталоги создаются – где хранятся древние рукописи.

В именном каталоге информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или другой последовательности.

В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (названия стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей и т.д.).

Ведомственный по личному составу – данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога.

Названий фондов – при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондом, их названиями, номерами, крайними датами.

Название каталогов будет определяться в зависимости от того, что положено в основу его деления: если взяты темы, то каталог по виду будет тематический (предметно-тематический), если предмет, - то предметный, если отрасли человеческих знаний или деятельности, - то систематический.

Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать Схему единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.