37 Облік розрахунків з підзвітними особами

Підзвітні особи – це працівники установи, що отримують грошові кошти під звіт на майбутні витрати. Готівкові кошти видаються під звіт лише за дозволом керівника установи й попереднього звітування за раніше отримані аванси. Аванс — це розрахункова сума коштів на передбачені витрати. Видача авансу на господарські потреби розраховується на основі даних інформації щодо вартості відповідних матеріальних цінностей. На заяві працівника на видачу готівки під звіт ставиться дозвільний підпис керівника установи. Підзвітна особа зобов'язана подати до бухгалтерії установи звіт про витрачання одержаних у касі сум, а також залишок невикористаної готівки в такі строки: 1) на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини — протягом десяти робочих днів від дня видачі готівки під звіт; 2) на всі інші господарські потреби — наступного робочого дня після видачі готівки під звіт. Якщо працівник установи придбав за власні готівкові кошти товари (продукцію, послуги) або використав ці кошти у відрядженні для потреб установи, він звітує за витрачені кошти в зазначеному щойно порядку. Основна маса авансових сум у бюджетних установах видається під звіт на службові відрядження. Службове відрядження — це поїздка працівника установи за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи. Установа, відправляючи працівника у службове відрядження, видає наказ про його відрядження, в якому зазначається мета поїздки, пункт призначення, тривалість відрядження. Далі працівникові оформлюється посвідчення про відрядження, в яке вносяться позначки про вибуття і прибуття до місць призначення. Це посвідчення реєструється в журналі реєстрації посвідчень про відрядження. Термін відрядження в межах України не може перевищувати 30 днів, а закордонного — 60 днів. Виняток становить направлення за кордон на навчання, стажування. За кожний день перебування працівника у відрядженні в межах України виплачуються добові (25 грн.). За наявності підтверджувальних документів установа відшкодовує витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, а також витрати на проїзд до місця відрядження та назад. У разі відрядження працівників за кордон установи забезпечують їх коштами у національній валюті країни, куди відправляється працівник або у вільноконвертованій валюті .За фактом витрачання коштів на відрядження підзвітна особа складає Звіт про використання коштів на відрядження або під звіт. До авансового звіту обов’язково додаються підтверджувальні документи: посвідчення на відрядження, проїзні документи (транспортні квитки, багажні квитанції, страхові документи), документи на наймання житла, чеки, квитанції. Авансовий звіт подається протягом трьох днів після повернення з відрядження. Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи в термін здавання авансового звіту й повертається до каси у валюті, в якій було видано аванс. Якщо працівник під час відрядження використав корпоративні пластикові картки міжнародних платіжних систем, то звітувати він повинен не пізніше 10-ти робочих днів, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) — 20-ти робочих днів. У бухгалтерії установи здійснюється арифметична перевірка авансових звітів: перевіряється правильність оформлення первинних документів, законність здійснених видатків. Керівник установи зобов'язаний не пізніш як за три робочі дні прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів. Видача авансу підзвітній особі: Дебет субрахунку № 362 Кредит субрахунків № 301, 302 Списання на видатки установи затвердженої суми витрат згідно з поданим авансовим звітом: Дебет субрахунків № 801, 811 Кредит субрахунку №362 Повернення невикористаного залишку авансу до каси установи: Дебет субрахунків № 301, 302 Кредит субрахунку № 362. Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в меморіальному ордері № 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами», ф. № 386 (бюджет), за кодами економічної класифікації видатків. Залишок на кінець місяця за субрахунком № 362 розраховується як загальний, так і окремо за кожною підзвітною особою за кодами економічної класифікації видатків. Дебетовий залишок вказує на наявність в обліку авансових сум, за якими ще не подано звіти, кредитовий відбиває розмір перевитрат за авансовими звітами порівняно із сумами, отриманими під звіт. У балансі бюджетних установ дебетове сальдо показується у складі оборотних активів, кредитове— у складі зобов'язань установи.