6. Инвентаризация основных средств

Для инвентаризации основных средств приказом руководителя создается специальная комиссия. До начала проведения инвентаризации подготавливается и проверяется вся необходимая документация по основным средствам (инвентарные карточки, перечень объектов по местам эксплуатации, документы на сданные или принятые в аренду объекты и др.). По действующим положениям инвентаризация основных средств проводится не реже одного раза в три года перед составлением годового отчета (но не ранее 1 ноября отчетного года). Инвентаризация библиотечных фондов и объектов недвижимости производится не реже одного раза в пять лет. Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются и арендованные основные средства, а также находящиеся на ответственном хранении.

В ходе инвентаризации комиссия (в присутствии материально ответственных лиц, отвечающих за сохранность объектов) проводит их осмотр и заносит в инвентаризационные описи фактическое наличие, инвентарные номера, наименование и основные технические характеристики. При инвентаризации зданий и других объектов недвижимости комиссия проверяет наличие документов, которыми подтверждается право собственности на них. Отдельно отражаются выявленные при инвентаризации неучтенные объекты, а также объекты, непригодные для эксплуатации, причины и виновники этого. Выявленные инвентаризацией неучтенные объекты должны быть оценены по текущим рыночным ценам, а износ определяется исходя из фактического технического состояния объектов. По этим объектам составляется отдельный акт.

Затем акты и инвентаризационные описи, полностью оформленные и подписанные всеми членами комиссии и материально ответственными лицами, передаются в бухгалтерию организации. В бухгалтерии сверяют фактическое наличие объектов с данными бухгалтерского учета и оформляют сличительную ведомость результатов инвентаризации. В ней указывается перечень выявленных неучтенных или недостающих объектов и их стоимость. К сличительной ведомости прилагаются объяснения материально ответственных лиц. После этого комиссия выносит свое решение о порядке отражения разниц, которое утверждается руководителем организации. После этого результаты проведенной инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете.

Излишки основных средств независимо от причин их образования приходуются по текущей рыночной стоимости как внереализационные доходы:

Дт 01 Кт 91/1.

При недостачах, хищениях или порче объектов основных средств потери от их выбытия в бухгалтерском учете отражаются:

Дт 02 Кт 01 – на сумму накопленной амортизации по недостающим объектам основных средств;

Дт 94 Кт 01 – на остаточную стоимость недостающих основных средств.

Если виновник недостачи или порчи не установлен или суд отказал во взыскании, то на сумму потерь делается запись:

Дт 91/2 Кт 94.

Если виновник недостачи или порчи основных средств установлен и принято решение о взыскании с него материального ущерба, то в бухгалтерском учете делаются записи:

Дт 73/2 Кт 94 – на остаточную стоимость недостающих основных средств;

Дт 73/2 Кт 98, субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и стоимостью по недостачам ценностей» – на разницу между суммой, подлежащей взысканию, и остаточной стоимостью объекта.

По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы эта разница списывается:

Дт 98, субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и стоимостью по недостачам ценностей» Кт 91/1.

При авариях, стихийных бедствиях и других обстоятельствах доходы и расходы, связанные с ликвидацией объектов основных средств, рассматриваются как чрезвычайные и отражаются на счете 99:

Дт 99 Кт 01 – на остаточную стоимость недостающих основных средств.