3.Передача дела в архив

Передача дел в архив производится при полной архивной обра­ботке дел по их описи.

Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:

• передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хра­нения и личного состава;

• передача производится через год после завершения дел делопроизводством;

• прием дел в архив производится зав. архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив;

• при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр;

• при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие;

• передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о на­личии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив;

• по окончании приема дел зав. архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпля­ры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.

По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение. При этом:

• передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3—5 лет;

• документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в двух экземплярах, один из кото­рых передается сдатчику, а второй остается в архиве;

• документы принимаются в госархив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы;

• при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния;

• прием документов производится поединично, а особо ценных документов полистно, при этом в описях делаются отметки об их передаче в архив;

• в архив с документами передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи возвращается в организацию-сдатчицу;

• при первом приеме документов организации в архив вместе с ни­ми передается историческая справка организации;

• документы негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором;

• документы физических лиц поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи.

Основные этапы работы по передаче документов организации госархив:

• утверждение описи передаваемых организацией дел экспертно-проверочной комиссией госархива, при этом один экземпляр описи остается в госархиве;

• проверка состояния дел в организации представителем госархива;

• передача дел организации в архив на основании утвержденной описи; при этом в архив передаются научно-справочный аппа­рат к передаваемым документам и еще два экземпляра их опи­си, один экземпляр остается в организации;

• факт передачи документов в госархив фиксируется актом прие­ма-сдачи дел в двух экземплярах, один из которых остается в госархиве, а второй передается организации-сдатчице.