5.5. Документальное оформление операций

по учету основных средств

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" должны оформляться оправдательными документами. Бухгалтерский учет основных фондов ведется на основании первичных документов.

Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств" утверждены согласованные с Министерством финансов РФ и Министерством экономического развития и торговли РФ Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, а также приняты Указания по применению и заполнению данных форм. Данные Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на организации всех форм собственности, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации. Исключение составляют кредитные и бюджетные учреждения.

В формах предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с Общероссийскими классификаторами:

- управленческой документации - ОКУД;

- предприятий и организаций - ОКПО;

- основных фондов - ОКОФ.

В случае необходимости с целью дополнительной систематизации показателей для автоматизированной обработки данных можно вводить дополнительные коды по системе кодирования, принятой в организации.

В настоящее время действуют следующие формы первичной учетной документации по учету основных средств:

В некоторых случаях при поступлении или выбытии основных средств ни одна из вышеперечисленных унифицированных форм не подходит для оформления хозяйственной операции. В качестве примера можно привести ситуацию, когда к организации-лизингополучателю по договору лизинга поступает основное средство, учет которого ведется на балансе лизингодателя. Поступление такого основного средства нельзя оформить ни одной из унифицированных форм по учету основных средств. В данном случае приемку основного средства, полученного по договору лизинга, следует осуществить на основании документа, составленного в произвольной форме, с указанием в нем всех необходимых реквизитов, предусмотренных ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете".

Для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, а также при выбытии объектов из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации предусмотрены следующие документы:

1) акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1);

2) акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма N ОС-1а);

3) акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1б).

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту должна быть приложена техническая документация, относящаяся к данному объекту основных средств. Акт о приеме-передаче основных средств состоит из трех разделов.

Первый раздел заполняется на основании данных передающей стороны. Для объектов основных средств, бывших в эксплуатации, в нем указываются дата ввода в эксплуатацию, фактический срок полезного использования, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость объекта. В том случае, если объект основных средств приобретается через розничную сеть, этот раздел не заполняется.

Второй раздел заполняет организация - получатель основного средства только в своем экземпляре и указывает в нем первоначальную стоимость объекта, срок полезного использования, установленный организацией, способ начисления амортизации, норму амортизационных отчислений.

Третий раздел содержит краткую характеристику объекта основных средств.

В акте предусмотрен раздел для отражения данных об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций. Такие данные записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности, при этом на первой странице в раздел "Справочно" заносятся сведения об участниках долевой собственности с указанием их доли в праве общей собственности. Если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте, в этом разделе указываются сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.

Данные приема и исключения объекта из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку либо книгу учета объектов основных средств (формы N ОС-6, N ОС-6а, N ОС-6б).

Для оформления и учета внутреннего перемещения основных средств из одного структурного подразделения в другое применяется накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств формы N ОС-2.

Накладная выписывается передающим подразделением в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица подразделения, передающего основное средство, а третий экземпляр передается в подразделение, получающее основное средство.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку либо книгу учета объектов основных средств (формы N ОС-6, N ОС-6а, N ОС-6б).

Для оформления основных средств, направляемых на ремонт, реконструкцию или модернизацию, и для приема их обратно оформляется акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3). Акт состоит из двух разделов. В разд. 1 указываются сведения о состоянии объекта основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию, в разд. 2 указываются сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств.

Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств. Если ремонт выполнялся сторонней организацией, то акт должен быть подписан представителем этой организации, если же ремонт был произведен структурным подразделением организации, то свою подпись должен поставить в акте представитель структурного подразделения, проводившего ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утвержденный руководителем организации или уполномоченным им лицом акт сдается в бухгалтерию.

Если ремонт, реконструкция и модернизация проводятся силами сторонней организации, акт составляется в двух экземплярах, первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6).

В соответствии с п. 68 Методических указаний по учету основных средств в целях организации контроля за своевременным получением основных средств из ремонта инвентарные карточки по этим объектам в картотеке рекомендуется переставлять в группу "Основные средства в ремонте". При поступлении объекта основных средств из ремонта производится соответствующее перемещение инвентарной карточки.

Списание пришедших в негодность объектов основных средств оформляется следующими документами:

- актом о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма N ОС-4);

- актом о списании автотранспортных средств (форма N ОС-4а);

- актом о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма N ОС-4б).

Акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации.

Учет оборудования, поступившего на склад, с целью его последующего использования в качестве объекта основных средств оформляется актом о приеме (поступлении) оборудования (форма N ОС-14). Акт составляется в двух экземплярах комиссией, уполномоченной на прием основных средств, и утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.

В том случае, если при поступлении на склад невозможно провести качественную приемку оборудования, акт составляется по наружному осмотру и является предварительным.

Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

Передача оборудования в монтаж оформляется актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма N ОС-15). Если монтажные работы проводятся подрядным способом, в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма N ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля составляется акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16).

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется по формам N ОС-1 или N ОС-1б.

Учет основных средств по объектам ведется бухгалтерской службой с использованием следующих документов:

1) инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6);

2) инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма N ОС-6а);

3) инвентарная книга учета объектов основных средств (форма N ОС-6б).

Данные документы ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре на каждый инвентарный объект, записи в них при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы N ОС-1, N ОС-1а, N ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и других документов). Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке в соответствии с Классификацией основных средств, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов - по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации).

Организация, насчитывающая небольшое количество объектов основных средств, учет объектов может осуществлять в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об объектах основных средств, по их видам и местам нахождения.

В инвентарной карточке (инвентарной книге) должны быть приведены:

- основные данные об объекте основных средств, сроке его полезного использования;

- способ начисления амортизации;

- отметка о неначислении амортизации, если она имеет место;

- сведения об индивидуальных особенностях объекта.

Для учета арендованных основных средств рекомендуется также открывать инвентарную карточку, причем учет таких объектов может вестись арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

Если в организации насчитывается большое количество объектов основных средств по месту их нахождения в структурных подразделениях, их учет может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем документе. В инвентарном списке должны содержаться сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта основных средств, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии либо перемещении объекта.

Инвентарные карточки на принятые к бухгалтерскому учету объекты основных средств, а также на выбывшие объекты основных средств в течение месяца могут находиться (до конца месяца) обособленно от инвентарных карточек остальных основных средств. Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.

Учет объектов основных средств в инвентарных карточках ведется в рублях. Допускается ведение учета объектов основных средств в инвентарных карточках в тысячах рублей. По объектам основных средств, стоимость которых при приобретении выражена в иностранной валюте, в инвентарных карточках указывается также контрактная стоимость в иностранной валюте.

В инвентарной карточке отражается также корректировка первоначальной стоимости объекта основных средств, если по результатам достройки, дооборудования, реконструкции и модернизации объекта принято решение об увеличении его первоначальной стоимости. В том случае, если отражение корректировок затруднено, взамен открывается новая инвентарная карточка, в которой отражаются новые показатели, характеризующие этот объект, однако ранее присвоенный инвентарный номер сохраняется.

При применении унифицированных форм первичной учетной документации необходимо руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации".

В соответствии с этим Порядком в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Росстатом, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Росстатом унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавления строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Если форма документа для отражения каких-либо фактов хозяйственной деятельности не предусмотрена альбомом унифицированных форм, первичный учетный документ может быть разработан организацией самостоятельно. При разработке документа необходимо учитывать требования п. 13 Положения N 34н, а также ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете", которые устанавливают определенные требования к составлению документа. В частности, первичный учетный документ будет принят к учету только в том случае, если он содержит следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа. В наименовании заключается содержание хозяйственной операции, которая подлежит отражению в учете. Бухгалтер организации не должен принимать к учету документы с нечетким наименованием либо вовсе без наименования, а также сам составлять подобные документы. Унифицированные формы первичных учетных документов содержат "Код формы", представляющий собой семизначный номер документа по Общероссийскому классификатору управленческой деятельности, который печатается в правом верхнем углу документа. В самостоятельно разработанном документе может не содержаться реквизита "Код формы", однако в случае обработки документа с помощью средств вычислительной техники наличие данного реквизита необходимо и система кодировки разрабатывается организацией самостоятельно.

2. Дата составления документа. Этот реквизит позволяет определить конкретную дату совершения хозяйственной операции, указанной в наименовании документа или в самом документе. Дата оформляется арабскими цифрами следующим образом: вначале указываются день и месяц, представленные двумя парами цифр, разделенными точкой, затем четырьмя цифрами указывается год, например, дата "10 марта 2010 г." будет записана следующим образом: 10.03.2010.

3. Наименование организации, от имени которой составлен документ, что позволяет определить принадлежность документа конкретной организации.

4. Содержание хозяйственной операции, вытекающее из названия документа, например, накладной на внутреннее перемещение материалов оформляется только передача товарно-материальных ценностей из одного структурного подразделения организации в другое; данным документом нельзя оформить никакую другую хозяйственную операцию.

5. Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении. Вообще в учете применяются натуральные, трудовые и денежные измерители. С помощью натуральных измерителей получают сведения об объектах учета в натуральных показателях, таких как меры длины, веса, площади, объема и других. С помощью трудовых измерителей:

- устанавливается количество труда, затраченного на производство продукции, работ и услуг;

- определяются такие показатели, как производительность труда, выполнение норм выработки;

- начисляется заработная плата.

Денежный измеритель является обобщающим, в нем выражаются все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации.

6. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Как правило, конкретный работник организации совершает тот или иной вид хозяйственных операций на основании установленной должностной инструкции и указание должности лица, совершившего операцию, служит для контроля над правомерностью совершения операции.

7. Личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Обратите внимание: в расшифровке подписи сначала следует указать инициалы и лишь затем фамилию, например И.С. Петров. Если отсутствует лицо, подпись которого должна стоять в документе, вместо него документ может подписать его заместитель либо лицо, исполняющее обязанности отсутствующего лица, при этом нельзя подписывать документы с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Следует также обратить внимание, что в первичных учетных документах не допускается факсимильное воспроизведение подписи лиц, ответственных за правильность оформления документов и совершение хозяйственных операций.

Помимо обязательных реквизитов в документ могут быть введены дополнительные реквизиты, не являющиеся обязательными, такие как номер документа, адрес организации, основание совершения хозяйственной операции и др.

Самостоятельно созданные документы должны достоверно описывать хозяйственные операции, обеспечивать пользователей необходимой и достоверной информацией, должны быть удобны для обработки и хранения и не должны дублировать другие первичные документы.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции. Если же составить документ сразу невозможно, его следует составить непосредственно после завершения хозяйственной операции.

Правила заполнения первичных документов содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105. В п. 2.8 указанного Положения содержатся требования о том, что записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечивали сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения в бухгалтерском учете обеспечивают должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичный учетный документ считается окончательно оформленным только в том случае, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии организации.

Для целей налогообложения прибыли в соответствии со ст. 313 НК РФ организация должна самостоятельно разработать регистры налогового учета амортизируемых основных средств.

В том случае, когда бухгалтерский и налоговый учет основных средств ведется в организации таким образом, что данные бухгалтерского учета полностью совпадают с данными налогового учета, у налогоплательщика нет необходимости вести отдельные регистры налогового учета основных средств. Для целей налогового учета можно использовать данные, содержащиеся в инвентарной карточке (книге) (формы N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б), применяемой для целей бухгалтерского учета. При этом для соблюдения требований ст. 313 НК РФ факт использования инвентарной карточки (книги) для целей ведения налогового учета амортизируемых основных средств должен быть отражен как элемент учетной политики организации для целей налогообложения.

Если специфика деятельности организации приводит к тому, что данные бухгалтерского и налогового учета амортизируемого имущества расходятся, то в этом случае необходимо разработать специальные регистры для налогового учета основных средств.

Для этого можно, например, использовать форму инвентарной карточки (ОС-6), добавив в нее дополнительные реквизиты для отражения данных налогового учета. В этом случае в бухгалтерии на каждый объект будет заводиться единая инвентарная карточка, которая будет одновременно служить документом и бухгалтерского, и налогового учета.

Можно пойти и по другому пути: разработать для целей ведения налогового учета отдельный регистр налогового учета объектов основных средств. Для этого можно воспользоваться рекомендациями МНС России либо разработать соответствующий регистр самостоятельно.

В регистре налогового учета основных средств должна найти свое отражение как минимум следующая информация:

- наименование объекта, его инвентарный номер;

- дата приобретения;

- дата включения в состав амортизируемого имущества;

- первоначальная стоимость;

- изменение первоначальной стоимости;

- амортизационная группа;

- срок полезного использования;

- изменение срока полезного использования;

- способ начисления амортизации;

- использование специальных коэффициентов;

- направление использования объекта (необходимо для решения вопроса о включении амортизации в состав прямых либо косвенных расходов);

- приостановление начисления амортизации;

- дата выбытия.

Порядок налогового учета основных средств с подробным описанием используемых регистров должен найти свое отражение в приказе об учетной политике организации для целей налогообложения.

Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, вправе ограничиться бухгалтерским учетом основных средств и нематериальных активов (п. 3 ст. 4 Федерального закона "О бухгалтерском учете").

Организации, применяющие общую систему налогообложения, пользуются методом двойной записи в соответствии с Планом счетов. Организациям, применяющим специальные налоговые режимы, приходится разрабатывать регистры самим. Ниже приведены возможные регистры учета.

Регистр определения остаточной стоимости основного средства

Наименование основного средства Легковой автомобиль марки ВАЗ-2109

-----------------------------------

2005 года выпуска

-------------------------------------------------------------------

10 лет

Срок полезного использования --------------------------------------

85 000 руб.

Первоначальная стоимость ------------------------------------------

1 сентября 2010 г.

Дата принятия к бухгалтерскому учету ------------------------------

Дата переоценки или восстановления ________________________________

___________________________________________________________________

Стоимость после переоценки или восстановления _____________________

___________________________________________________________________

1 сентября 2020 г.

Дата выбытия ------------------------------------------------------

Стоимость реализации (прочего выбытия) ____________________________

┌────────┬───────────┬─────────────────┬───────────────┬───────────┐

│ Период │ Остаточная│ Сумма │Итого начислено│ Остаточная│

│ │ стоимость │ амортизации, │ амортизации │ стоимость │

│ │ на начало │ начисленной за │ │ на конец │

│ │ месяца │ месяц │ │ месяца │

├────────┼───────────┼─────────────────┼───────────────┼───────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

├────────┼───────────┼─────────────────┼───────────────┼───────────┤

│Сентябрь│ 85 000 │ 708,33 │ 708,33 │ 84 291,67 │

├────────┼───────────┼─────────────────┼───────────────┼───────────┤

│Октябрь │ 84 294,67 │ 708,33 │ 708,33 │ 83 583,34 │

├────────┼───────────┼─────────────────┼───────────────┼───────────┤

│И т.д. │ │ │ │ │

└────────┴───────────┴─────────────────┴───────────────┴───────────┘

Журнал учета поступления и выбытия основных средств

Сводная ведомость по учету основных средств