3.4.1. Требования, предъявляемые к управленческой отчетности.

Управленческая от­четность - это взаимосвязанный комплекс фактических, плановых, прогнозных данных и расчетных показателей о функционировании хо­зяйственной организации как экономической и производственной единицы. Он включает совокупность данных и показателей как по предприятию в целом, так и в разрезе структурных и производственных подразделений, центров затрат и прибылей.

В отличие от бухгалтерской отчетности, ориентированной на внеш­них пользователей, управленческая отчетность предназначена для самого предприятия в лице стратегического менеджмента и руководи­телей подразделений. В соответствии с этим формирование отчетности для менеджеров должно отвечать потребностям управления на каждом уровне руководства организацией. Эти потребности индивидуальны; специфичны и во многом зависят от особенностей организации про­изводства на данном предприятии.

Целью составления управленческих отчетов является удовлетворе­ние потребностей пользователей информации. В связи с этим требо­вания к содержанию, периодичности и порядку представления отчет­ности для управления должны определять сами менеджеры.

Одним из способов определения состава и сроков представления данных управленческой отчетности является упоминаемый в первой главе учебника метод интервью, при котором вначале следует опросить каждого менеджера, какая информация ему необходима для работы и к какому сроку ее желательно получить. Далеко не. все управляющие способны ответить на эти вопросы с позиций современного менедж­мента. Поэтому более рационально разработчикам системы управлен­ческого учета и отчетности на стадии ее создания самим определить основной перечень таких показателей исходя из целей и задач совре­менного менеджмента на каждом уровне управления.

Поскольку высшее руководство формирует стратегические цели управления предприятием, оно должно получать интегрированную уп­равленческую отчетность, позволяющую судить о выполнении постав­ленных задач. Она может содержать данные, характеризующие факти­ческие результаты производственной, инвестиционной и финансовой деятельности организации в целом и в разрезе основных структурных подразделений за прошедший период либо на любой момент времени и результаты анализа воздействия внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение долгосрочных целей развития организации, а также плановые и прогнозные показатели деятельности предприятия на предстоящий период.

Руководителям среднего звена, представляющим собой руководст­во структурных подразделений всех уровней, необходима информа­ция, содержащая значения и анализ ключевых показателей деятель­ности этих подразделений на любой момент времени, а также инфор­мация о смежных подразделениях и контрагентах.

Руководству и специалистам структурных подразделений, отвеча­ющим за реализацию текущих и долгосрочных целей деятельности участка, который они возглавляют (мастерам, начальникам отделов, секторов и т.п.), необходимы отчетные данные о результатах этой дея­тельности и планах ее осуществления на ближайшую перспективу с анализом влияния основных внутрипроизводственных факторов.

Основными требованиями к составлению управленческой отчет­ности являются:

своевременность - информация должна быть представлена к тому времени, когда в ней возникает необходимость;

достаточность – отчетные данные не должны содержать излиш­ней информации, но быть достаточно полными;

целесообразность - информация должна учитывать особенности цели управления, для которой она предназначена;

адресность - отчетные показатели необходимо довести до от­ветственного пользователя, соблюдая принцип конфиденциальности;

объективность - следует исключить возможность предвзятости, субъективности информации для управления, ошибок в ее формиро­вании;

сопоставимость - отчетные данные и показатели должны быть сопоставимы во времени и по подразделениям предприятия;

экономичность - затраты на получение управленческой отчетности не должны быть больше эффекта от ее использования.

Соблюдение этих требований обеспечивает достаточно оператив­ный обзор деятельности, за которую несет ответственность руководи­тель соответствующего уровня, представление ему информации о фак­тической эффективности ранее принятых решений, возможность оп­ределения возникающих проблем и просчетов в руководстве, выбор оптимальных вариантов решения или предотвращения.

Информация для управления пред­приятием далеко не во всех случаях должна быть максимально опера­тивной. Важнее своевременность подготовки и представления управ­ленческой отчетности, которая характеризуется частотой представле­ния периодических отчетов для управляющих и интервалом между окончанием периода и временем, когда отчетность попадает к ответ­ственному руководителю или исполнителю.

Частота представления периодических отчетов зависит от времени, за которое содержащаяся в них информация устаревает, т.е. перестает быть актуальной и полезной для оперативных управленческих реше­ний. Какая-то информация должна сообщаться в момент возникновения - немедленно, ежечасно, ежесменно или ежесуточно. Другие дан­ные управленческого учета и показатели отчетности достаточно пред­ставлять пользователю раз в неделю, месяц и даже реже.

Часть учетной информации для управления может и должна посту­пать пользователям в режиме реального времени при каждом ее изме­нении. Например, для высшего управленческого персонала, ответст­венного за финансовое состояние организации, нужна оперативная информация о резком изменении курса валют и тарифов на энергоно­сители, индексов фондового рынка и котировки ценных бумаг. Немед­ленной должна быть информация о неожиданных простоях, непроиз­водительных расходах и потерях, существенно влияющих на экономи­ку предприятия, требующая незамедлительной реакции руководителей среднего и низшего звена управления.

Системы формирования управленческой отчетности о фактичес­ких затратах и результатах деятельности следует разрабатывать таким образом, чтобы обеспечить представление менеджерам соответствую­щего уровня необходимой им отчетности в кратчайший срок после окончания отчетного периода.

Важное значение имеет способ представления учетной управлен­ческой информации, включая средства вывода и формат данных, ме­тоды их доставки, сопровождающие сведения пояснения. Традицион­ный метод представления информации в виде таблиц с набором цифр, размещенных на бумажном носителе, дополняется их демонстрацией на дисплее построением графиков и диаграмм, использованием цве­товых решений.

Основными факторами, влияющими на выбор способа представ­ления, формата и структуры того или иного управленческого отчета, следует считать содержание предоставляемой информации, потреб­ности и пожелания пользователей отчетов, соображения экономич­ности их получения и передачи.

Главными требованиями к формату и содержанию управленческой отчетности являются доступность для восприятия, степень детализа­ции информации, порядок оформления отчетов, необходимость их стандартизации. Отчет должен быть достаточно простым, понятным, лаконичным, не допускающим неоднозначного толкования.

Многое значит для управления и принятия управленческих реше­ний возможность сравнения полученных показателей факта с задан­ной величиной или аналогичными данными прошлых периодов. В ка­честве заданных величин чаще всего используют плановые показатели. Сопоставление с планом позволяет оценить успешность его выполнения или при наличии объективных причин значительных расхожде­ний, убедиться в несовершенстве планирования, ошибочности про­гнозирования. Большую познавательную и аналитическую ценность имеет сравнение данных управленческого учета, полученных за ряд отчетных периодов, а также сопоставление с рыночными; отраслевыми значениями, показателями отечественных и зарубежных конкурентов. Это существенно обогащает управленческую отчетность.

В разумных пределах отчетные таблицы должны сопровождаться, пояснительным текстом с аналитическими выводами и рекомендациями.

Основными регистрами для формирования отчетных показателей, а иногда и непосредственно формами отчетности для управления служат производственные журналы, книги записей покупок, продаж других хозяйственных операций, отчеты о произведенной и отпущенной продукции, товарах и услугах, производственных запасах, специализированные формы отчетности о деятельности отдельных структурных подразделений.