Учет расчетов с подотчетными лицами

У предприятия возникает потребность в выдаче наличных денег под отчет своим работникам на командировочные, хозяйственные, представительские и другие расходы.

Список работников, имеющих право получать в кассе наличные деньги, утверждается приказом руководителя в Учетной политике организации, при этом сумма хозяйственных расходов, которую организация может потратить на административно-хозяйственные нужды согласовывается с банком.

Аванс выдается по расходному кассовому ордеру. О фактических расходах подотчетное лицо составляет авансовый отчет с приложением к нему оправдательных документов: счетов, товарных чеков, справок, отрывных талонов, билетов, квитанций и т.д.

При направлении работника в служебную командировку в пределах РФ ему выписывается командировочное удостоверение.

Законодательство РФ предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировке:

• за работником сохраняется средний заработок

• оплата суточных на время нахождения в командировке в соответствии с законодательством РФ;

• оплата расходов по проезду к месту назначения и обратно

• оплата расходов по найму жилья

Днем отъезда в командировку считается календарные сутки(24 часа), а днем приезда считается дата прибытия транспортного средства в пункт назначения (т.е. учитывается время поездки от аэропорта или железнодорожного вокзала).

По возвращению из командировки сотрудник составляет авансовый отчет в течение трех рабочих дней и к нему прилагает командировочное удостоверение с отметками «убыл–прибыл», проездные билеты, счета гостиницы и др. На приобретенные подотчетным лицом материальные ценности прилагаются накладные, счета-фактуры, товарные чеки.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого отражаются выданные под отчет денежные средства, а по кредиту отражается списание израсходованных подотчетным лицом сумм на основании авансовых от чего и приложенных к нему документов.

Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу и каждой выданной подотчетной сумме. Дебетовое сальдо показывает задолженность подотчетного лица перед предприятием, кредитовое сальдо – задолженность предприятия перед сотрудником.

Синтетический учет по счету 71

Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий (п.10 Порядка ведения кассовых операций).

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов (Инструкция по применению Плана счетов. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произведи окончательный расчет по ним (п.11 Порядка ведения кассовых операций).

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника) (Инструкция по применению Плана счетов. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).