logo
Методичка 2011 Бухгалтерский учет

Учет расчетов с подотчетными лицами

У предприятия возникает потребность в выдаче наличных денег под отчет своим работникам на командировочные, хозяйственные, представительские и другие расходы.

Список работников, имеющих право получать в кассе наличные деньги, утверждается приказом руководителя в Учетной политике организации, при этом сумма хозяйственных расходов, которую организация может потратить на административно-хозяйственные нужды согласовывается с банком.

Аванс выдается по расходному кассовому ордеру. О фактических расходах подотчетное лицо составляет авансовый отчет с приложением к нему оправдательных документов: счетов, товарных чеков, справок, отрывных талонов, билетов, квитанций и т.д.

При направлении работника в служебную командировку в пределах РФ ему выписывается командировочное удостоверение.

Законодательство РФ предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировке:

Днем отъезда в командировку считается календарные сутки(24 часа), а днем приезда считается дата прибытия транспортного средства в пункт назначения (т.е. учитывается время поездки от аэропорта или железнодорожного вокзала).

По возвращению из командировки сотрудник составляет авансовый отчет в течение трех рабочих дней и к нему прилагает командировочное удостоверение с отметками «убыл–прибыл», проездные билеты, счета гостиницы и др. На приобретенные подотчетным лицом материальные ценности прилагаются накладные, счета-фактуры, товарные чеки.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого отражаются выданные под отчет денежные средства, а по кредиту отражается списание израсходованных подотчетным лицом сумм на основании авансовых от чего и приложенных к нему документов.

Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу и каждой выданной подотчетной сумме. Дебетовое сальдо показывает задолженность подотчетного лица перед предприятием, кредитовое сальдо – задолженность предприятия перед сотрудником.

Синтетический учет по счету 71

Содержание операции

Д

К

Выдано из кассы в подотчет

71

50/1

Списание командировочных расходов согласно авансовым отчетам по установленным нормам

20, 23,25,26,29,44

50/1

Поступление материальных ценностей, оплаченных за счет подотчетных сумм.

08, 10, 41 19

71

Возврат (удержание) подотчетных сумм

50/1

71

Приобретение денежных средств

50/3

71

Списание судебных издержек и арбитражных сборов;

91/2

71

Оплата нетоварных операций

76

71

Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий (п.10 Порядка ведения кассовых операций).

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов (Инструкция по применению Плана счетов. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произведи окончательный расчет по ним (п.11 Порядка ведения кассовых операций).

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника) (Инструкция по применению Плана счетов. Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).