2.1.1. Учет денежных средств в кассе

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 «Касса».

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств из кассы организации (Инструкция по применению Плана счетов. Счет 50 «Касса»).

Предприятие независимо от форм собственности имеет кассу для расчетов со своими работниками и с другими юридическими лицами. ЦБ России утвердил решением совета директоров «Порядок ведения кассовых операций в РФ» №40 от 22.09.93.

1. Предприятия независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством РФ.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

2. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до 5 дней), включая день получения денег в банке.

3. Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

4. Кассовые операции оформляются типовыми формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Мин.финансов РФ. Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно–платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

• правильность оформления документов;

• наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.

Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

К приходным кассовым операциям относятся:

• поступление денег от кассиров-операционистов;

• возврат неиспользованных подотчетных сумм;

• погашение недостачи виновными лицами;

• поступление денег от прочих дебиторов.

Приходные кассовые операции оформляются ПКО на каждую хозяйственную операцию, который выписывается в одном экземпляре (бухгалтером или кассиром) и состоит из двух частей: самого ПКО и квитанции к ордеру.

Квитанция является отрывной частью и передается лицу, которое сдает деньги.

Квитанция заверяется круглой печатью организации. ПКО подписывается бухгалтером или кассиром. ПКО должны быть погашены штампом:

К расходным кассовым операциям относятся:

• выдача денег подотчетным лицам на командировки или на хозяйственные расходы;

• выдача заработанной платы;

• выдача депонированной зарплаты;

• выплата денег на оказание материальной помощи работникам предприятия;

• выдачу денег подотчетным лицам в погашение перерасхода;

• оплата штрафов наличными за нарушение договорных обязательств;

• оплата поставщикам наличными (до 100 000 руб. по 1 договору).

Расходные кассовые операции оформляются расходным ордером, выписываются в одном экземпляре, подписываются руководителем организации, главным бухгалтером и кассиром, выдавшим деньги.

Расходные кассовые ордера должны быть погашены штампом:

Приходные и расходные кассовые операции регистрируются в бухгалтерии в журнале учета приходных и расходных ордеров.

Синтетический учет кассовых операций ведется на счете 50 «Касса».