logo search
Бух

2. 4. Характеристика технологических процессов

Технологический процесс представляет собой совокупность взаимосвязанных этапов, процедур, операций, действий по преобразованию учетной информации от момента ее возникновения, до предоставления результата пользователю. Выделяют следующие процедуры преобразования информации: сбор и регистрация, передача и ввод в ЭВМ, накопление и хранение, обработка и вывод экономической информации, принятие решения на основе анализа результатной информации.

Установленная последовательность, система методов и средств реализации процедур преобразования информации с применением программного обеспечения и средств вычислительной техники определяют автоматизированную информационную технологию. Состав, последовательность, особенности процедур преобразования определяется конкретной задачей.

Сбор и регистрация информации

Сбор информации связан с измерением, подсчетом, взвешиванием объектов учета. Средства сбора могут быть ручные и автоматические. Регистрация — это фиксация информации на материальном носителе, процесс регистрации данных в большинстве организаций остается трудоемким и длительным процессом. В случае установки компьютеров в цехах, складах, других подразделениях можно организовать заполнение и передачу данных первичных документов в бухгалтерию с использованием вычислительной техники и каналов связи. При этом реализуется безбумажная технология обработки информации.

Передача и ввод информации

Передача подразумевает пересылку как первичной, так и итоговой информации от одного АРМ другому с использованием одного или нескольких различных способов. Традиционными способами считаются пересылка по почте, передача с курьером, по телефонным кабелям, радиоканалам. Современные средства передачи информации ориентируются на дистанционную связь и применение компьютерной сети.

Ввод учетно-экономической информации производится в основном с использованием клавиатуры и манипулятора мышь. Может быть использован также сканер и каналы передачи данных по сети. Данные заносятся в поля ввода экранных форм с одновременным осуществлением автоматического логического и арифметического контроля. Нормативно-справочная информация вводится при внедрении программы, в процессе эксплуатации изредка корректируется. Ввод оперативной информации производится на основании первичных документов по мере их поступления. Данные могут заноситься в поля ввода экранных форм, соответствующих записям журналов, либо первичных документов. Экранные формы ввода в современных программах можно изменять, подстраивая под особенности бухгалтерии организации, пожелания пользователей.

Хранение и накопление учетной информации

Большинство введенных в компьютер данных не сразу используется для обработки. Это вызвано необходимостью сбора и группировки первичных данных за определенный отчетный период и многократным их использованием. Хранение и накоп­ление информации осуществляется в соответствующих информационных базах. Непосредственно с хранением связаны процессы поиска и отбора информации для уточнения, корректировки, замены, удаления. Данные за прошлые отчетные годы могут пересылаться и храниться в архивах, физически расположенных на жестком диске, либо съемных дисках, дискетах.

Обработка и вывод экономической информации

Обработка информации предполагает выполнение логических и арифметических операций над исходными данными с целью получения результатной информации. Она производится, как правило, децентрализовано, в местах возникновения первич­ной информации. Обработка выполняется по разработанным алгоритмам.

В результате обработки данных пользователь получает выходные документы (отчеты), которые подразделяют на документы внутреннего и внешнего назначения. Учетные регистры в АИС бухгалтерского учета представляются в виде стандартных отчетов, предназначенных для обобщения данных бухгалтерского учета в различных разрезах. Технология формирования и форма представления стандартных отчетов отличаются от принятых при ручном ведении учета.

1. В автоматизированных системах бухгалтерского учета последнего поколения применяется многовариантная технология получения учетных регистров, что предусматривает их формирование в произвольной последовательности. Технологическая цепочка обобщения данных выполняется полностью автоматически без участия бухгалтера. В практической деятельности бухгалтерий наиболее часто используются оборотные ведомости по синтетическим счетам. Аналитические ведомости создаются с целью оперативного контроля данных без вывода на печатающие устройства.

2. Учетные регистры в автоматизированных системах могут быть сформированы по запросу бухгалтера за произвольный период времени: день, декаду, месяц, квартал, год.

3. Учетные данные аналитических и синтетических регистров могут быть обобщены в любых заданных бухгалтером разрезах (по структурным подразделениям, либо по материально-отвествекнным лицам либо по группам объектов учета и т.п.). В системах компьютерного учета введенные данные могут быть многократно использованы для получения итоговой информации в нескольких разрезах и с различной степенью детализации.

  1. При компьютерном учете существует возможность получать регистры не полностью (со всеми данными отчетного периода), а фрагментами, с отобранными данными по заданным пользователям критериям.

  2. В настоящее время программы бухгалтерского учета не имеют каких-либо общих стандартов представления выходной информации: перечня, форм и структур учетных регистров, хотя работы в этом направлении ведутся. Каждая система имеет свой уникальный набор регистров. Формы этих регистров зачастую отличаются от традиционных форм, принятых при ручном учете.

  3. При работе с данными выходных документов современные программы ориентируются на интерактивные технологии, позволяющие применять метод последовательных расшифровок с детализацией отчетов и позиционированием. Набор формируемых отчетов зависит от конкретной программной реализации.

Принятие решения

В современной автоматизированной системе принятие решения в большинстве случаев осуществляется специалистом. Решение осложняется необходимостью поиска из множества возможных вариантов наиболее оптимального, сводящего к минимуму потери финансовых, временных, трудовых, материальных ресурсов. Благодаря применению экспертных систем поддержки принятия решений задача существенно упростится, но потребует глубоких знаний применяемых автоматизированных информационных систем управления.