7.3. Документальное оформление операций по движению основных средств

Поступающие в организацию основные средства должны быть соответствующим образом документально оформлены.

Для отражения операций по движению основных средств (поступлению, выбытию) сельскохозяйственные организации обязаны применять:

типовые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 8 декабря 2003 г. № 168 «Об утверждении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкции о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов»;

специализированные формы, разработанные и утвержденные Министерством сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь.

Документальное оформление поступления основных средств зависит от каналов поступления основных средств в организацию. Основные средства могут поступать в результате:

строительства хозяйственным или подрядным способом;

изготовления в своих ремонтных мастерских;

приобретения со стороны;

формирования основного стада;

выращивания многолетних насаждений;

безвозмездной передачи и получения в безвозмездное пользование от других организаций и лиц;

внесения учредителями в счет их вкладов в уставный фонд;

получения в хозяйственное ведение или оперативное управление;

взятия в аренду (лизинг) с последующим выкупом;

получения в доверительное управление и по договору простого товарищества;

другими способами, не противоречащими действующему законодательству.

Оприходование построенных подрядным и хозяйственным способом объектов производится на основании актов, составленных приемочной комиссией. В своей деятельности приемочная комиссия руководствуется Положением о порядке приемки объектов в эксплуатацию, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29 ноября 1991 г. № 452 (с изменениями и дополнениями). Датой ввода объекта в эксплуатацию считается дата подписания акта приемочной комиссией. Не допускается эксплуатация объектов, не принятых приемочными комиссиями. Форма Акта приемки объекта, законченного строительством, реконструкцией, реставрацией предусмотрена Строительными нормами Республики Беларусь «Приемка законченных строительством объектов. Основные положения» (СНБ 1.03.04-2000), утвержденными приказом Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 26 декабря 2000 г. № 596, зарегистрированными Главным управлением строительной науки и нормативов Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 27 декабря 2000 г. № 142. Акт о приемке в эксплуатацию объекта составляется в пяти экземплярах, два из которых представляются в орган управления, юридическому лицу, назначившим приемочную комиссию, два экземпляра – заказчику и один экземпляр – подрядчику. Акт подписывается всеми членами приемочной комиссии и утверждается юридическим лицом, назначившим комиссию.

При приемке в эксплуатацию объектов индивидуального строительства высотой до двух этажей (высотой до 10 м) акт о приемке составляется в трех экземплярах, один из которых выдается застройщику, второй хранится в Комитете архитектуры, градостроительства и землеустройства или органах государственного управления архитектурной и градостроительной деятельностью местного территориального уровня, третий – передается в территориальное бюро технической инвентаризации.

Акты о приемке в эксплуатацию объектов утверждаются решением (приказом, постановлением) местных исполнительных и распорядительных органов или иных юридических лиц, назначивших комиссии, в срок не более 15 дней после подписания актов. Объекты, по которым указанные сроки утверждения истекли, считаются не принятыми, и по ним назначаются приемочные комиссии повторно.

Приобретаемые технические и другие виды основных средств принимаются организациями на основании сопровождающих документов (товарно-транспортных накладных (форма ТТН-1), товарных накладных (форма ТН-2), счетов-фактур и т.д.). При получении от поставщиков сложных машин (тракторов, комбайнов и автомобилей) наряду с указанными документами получаются и паспорта к ним. В паспортах отражается основная характеристика объекта.

Для оформления операций по поступлению (вводу в эксплуатацию), приему отремонтированных (реконструированных) основных средств применяются следующие типовые унифицированные формы документов:

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1);

Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (форма ОС-1а);

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма ОС-2);

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма ОС-3);

Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма ОС-14);

Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма ОС-15);

Акт о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16).

Типовые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств подлежат применению всеми организациями независимо от организационно-правовой формы и формы собственности с 1 января 2005 года.

В случае, если специфика вида хозяйственной деятельности требует применения типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств с дополнительными реквизитами, не содержащимися в данных формах, то организация может внести их, оформив соответствующий организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение, указание и т.д.).

В формах предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общегосударственными классификаторами Республики Беларусь:

общегосударственным классификатором Республики Беларусь "Унифицированные документы" (ОКУД), утвержденным постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 29 сентября 1995 г. N 10;

общегосударственным классификатором Республики Беларусь "Юридические лица и индивидуальные предприниматели" (ОКЮЛП), утвержденным Государственным комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 14 сентября 1999 г. N 16;

Временным республиканским классификатором амортизируемых основных средств и нормативными сроками их службы, утвержденным постановлением Министерства экономики Республики Беларусь от 21 ноября 2001 г. N 186.

При изготовлении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств или при составлении с применением автоматизированного способа оформления допускается вносить изменения в них в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Инструкцией о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 8 декабря 2003 г. № 168, утвержден порядок оформления документов по движению основных средств.

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1), Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (форма ОС-1а) применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:

- включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения; для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (лизинга) (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и другим предусмотренным законодательством способом;

путем приобретения за плату, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений);

- выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и прочем выбытии) другой организации.

Прием-передача объекта(ов) между организациями для включения в состав основных средств для организации-получателя или выбытия его (их) из состава основных средств для организации-сдатчика оформляется документами:

по форме ОС-1 - для одного объекта основных средств;

по форме ОС-1а - для групп объектов основных средств.

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному(ым) объекту(ам).

Реквизит "Государственная регистрация прав на недвижимость" заполняется в случаях, когда недвижимое имущество подлежит государственной регистрации.

В форме ОС-1 раздел 1, имеющий информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации, заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика).

В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В показателях граф "Сумма начисленной амортизации" указывается сумма начисленной амортизации с начала эксплуатации.