2. 6. Автоматизация учета основных средств и нематериальных активов

Задачи автоматизации учета основных средств (УОС) и нематериальных активов (НМА) характеризуются относительной однотипностью реализации для различных организаций и стабильностью во времени. УОС и НМА на ПЭВМ предусматривает автоматизацию решения следующих задач:

• учет наличия, ввода в эксплуатацию, движения основных средств в натуральном и в стоимостном измерении по объектам, структурным подразделениям и материально ответственным лицам;

• учет наличия и движения НМА в стоимостном измерении по объектам учета;

• учет амортизации основных средств по различным методикам, учет амортизации НМА;

• формирование и печать регистров синтетического и аналитического учета, отчетности по ОС и НМА

Нормативно-справочная информация в системе «Главный бухгалтер». представлена справочниками основных средств, материально ответственных лиц; объектов строительства; строительных затрат; классификатором ЕНАОФ. В процессе решения задач также используются справочники статей затрат; ставок НДС; контрагентов и др.

Аналитический учет по 01 счету организуется в разрезе основных средств и материально ответственных лиц. Объекты основных средств заносятся в справочник «Основные средства» при настройке программы либо при оформлении документов поступления основных средств. Справочник построен по иерархическому принципу в соответствии с классификацией основных средств. При оформлении объекта основных средств необходимо ввести наименование, инвентарный номер, номер инвентарной карточки основного средства, даты поступления и ввода; выбрать из подготовленного справочника нормы амортизационных отчислений, диапазон срока службы, соответствующие классификационной группе основных средств, внести данные о производителе, дате выпуска, выбрать из списка вид собственности, указать при необходимости признаки принадлежности к неподвижным объектам и к группе автотранспорта. После заполнения информации по объекту основных средств непосредственно из окна справочника можно подготовить печатную форму инвентарной карточки.

Справочник «Классификатор ЕНАОФ» соответствует Временному классификатору амортизируемых основных средств и нормативных сроков их службы, поставляется разработчиками вместе с программной системой.

Наиболее трудоемким является этап создания картотеки инвентарных объектов. Прежде всего, составляются инвентарные карточки по имеющимся в наличии на дату внедрения объектам основных средств. Для ввода вступительного сальдо на дату внедрения используются специальные документы «Ввод остатков по основным средствам» и «Ввод объектов строительства». Поля ввода «Использование ОС», «Тип ОС», «Способ амортизации» заполняются данными из предлагаемых разработчиками заранее подготовленных списков. В табличной форме документа для каждого основного средства, выбранного из справочника, вносится первоначальная стоимость, сумма амортизации, счет затрат для начисления амортизации.

Операции по учету основных средств оформляются с использованием ряда документов раздела «Учет основных средств». Это такие документы как: «Поступление основных средств», «Ввод в эксплуатацию/ дооборудование ОС», «Внутренне перемещение ОС», «Начисление амортизации ОС», «Переоценка ОС (годовая)», «Выбытие ОС», «Ликвидация ОС». Просмотреть, обработать созданные ранее документы, ввести новые можно через журнал «Основные средства».

Документ «Поступление основных средств» предусматривает возможность ввода как одного объекта основных средств, так и нескольких по нескольким статьям затрат. Документ автоматически формирует корреспонденции счетов на сумму поступления без НДС на сумму НДС по указанной пользователем ставке. Сумма поступления с НДС рассчитывается автоматически.

Расчет амортизации выполняется с использованием документа «Начисление амортизации ОС». Документ формируется один раз в месяц. В шапке документа пользователь может выбрать из соответствующих справочников материально-ответственное лицо и структурное подразделение, по которым система автоматически произведет отбор объектов основных средств, подлежащих начислению амортизации в отчетном периоде. Ведомость учета амортизации ОС формируется как специализированный выходной документ по выбранному из списка подразделению либо по организации в целом, по конкретному материально-ответственному лицу либо по всем.

Операции продажи, безвозмездной передачи, внесения в качестве вклада в уставный фонд основных средств оформляются документом «Выбытие ОС», ликвидация — документом «Ликвидация ОС». Экранная форма документа «Выбытие ОС» существенно зависит от выбранной причины выбытия. Процесс ликвидации ОС предусматривает выполнение действий, связанных со снятием с баланса стоимости основного средства и начисленной по нему амортизации, оприходования полученных в результате выбытия материалов и драгметаллов, а также документальное оформление в виде акта ликвидационной комиссии.

Первичными документами, предназначенными для учета нематериальных активов в системе «Главный бухгалтер» являются следующие: «Поступление НМА», «Ввод в эксплуатацию НМА», «Начисление амортизации НМА», «Выбытие НМА». Технология работы с документами аналогична вышерассмотренной по учету основных средств.

В результате автоматизированной обработки данных по учету основных средств и нематериальных активов можно получить ряд стандартных и специализированных выходных документов.

Стандартный отчет «Анализ субконто» формируется по одному либо по группе объектов основных средства. Этот документ позволяет получить остаточную стоимость основных средств, отражаемую в балансе.

Стандартный документ системы «Журнал-ордер по субконто» формируется по 01 счету по субконто «Основные средства» с детализацией «по группам». С данными, отобранными за отчетный год, данный документ может быть предназначен для заполнения формы годового отчета № 16-АПК.