Информационное обеспечение

Важнейшим элементом как ручных, так и автоматизированных информационных систем является информационное обеспечение (ИО). Применение компьютерных технологий предполагает пересмотр традиционных подходов к ручной обработке информации. При автоматизированной обработке состав ИО существенно расширяется, так специалисты рассматривают внемашинное и внутримашинное ИО.

Внемашинное ИО АИСБУ включает в себя систему показателей бухгалтерского учета, системы документации и документооборота, системы классификации и кодирования. При эксплуатации АИС БУ сохраняется методология бухгалтерского учета, соответственно основные учетные показатели, документация, документооборот могут оставаться такими же, как и при ручной форме учета. В то же время применение современной техники позволяет значительно расширить документопотоки, детализировать информацию, предоставить необходимые для работы данные многим специалистам. Поэтому для увеличения объема и повышения качества обрабатываемой информации перед внедрением АИС рекомендуется уточнить и возможно дополнить список показателей, систематизировать документацию, привести ее к виду, удобному для автоматизированной обработки, разработать при необходимости новые регистры и отчеты. Самым тщательным образом специалистами анализируется документооборот, выверяются информационные потоки и сроки предоставления информации.

Для подготовки экономической информации к компьютерной обработке ее приводят к формализованному виду. С этой целью применяются классификация и кодирование. В настоящий момент в Беларуси действует Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).

Упорядоченный перечень множества однотипных объектов учета образует номенклатуру. Каждой конкретной позиции номенклатуры присваивается условное обозначение — код. Кодирование или представление информации в виде кодов используется для сокращения объемов хранимой информации и упрощения алгоритмов обработки информации. Известны такие формы кодирования, как буквенная, цифровая, смешанная, штриховая и др. Для учетно-аналитической информации, как правило, используется цифровая форма кодирования.

Применяются четыре метода кодирования: порядковый, серийно-порядковый, последовательный, параллельный. Порядковый метод кодирования рекомендуется использовать для небольших, однопризначных и постоянных номенклатур. При порядковом методе кодирования каждой единице информации присваивается номер по порядку без какого-либо пропуска: 1, 2, 3, 4 и т.д. Серийно-порядковый метод используется для множеств, имеющих классификацию по двум признакам. Для многопризначных номенклатур используются последовательный или параллельный методы кодирования.

Систематизированный свод наименований объектов классификации, признаков классификации и (или) классификационных группировок и их кодовых обозначений образует классификатор. При автоматизированной обработке экономических задач предусматривается хранение всех классификаторов в базе данных в качестве условно-постоянной информации. Различают межгосударственные, общегосударственные, отраслевые и локальные классификаторы.

Классификаторы организации или локальные классификаторы едины для всей организации и используются различными службами. К ним относятся справочники структурных подразделений, подотчетных лиц, основных средств, материальных ценностей и др. Составлением таких классификаторов разработчик занимается при непосредственном участии бухгалтеров организации. В ходе совместной работы определяются признаки классификации, составляется номенклатура, присваиваются коды, в заключении классификатор вводится в память ЭВМ.

Внемашинная информация служит источником формирования внутримашинной информационной базы. Внутримашинное ИО представляет собой совокупность файлов, расположенных на машинных носителях. Файлы могут быть локальными и содержать отдельные документы, например, товарно-транспортные накладные, либо могут быть объединены в единой базе данных (БД) со взаимосвязанной структурой. Файлы баз данных могут быть подразделены на входные и выходные. Входные отражают условно-постоянные и оперативные данные. Условно-постоянные данные фиксируют норамативно-справочную информацию. Оперативные данные указываются факты финансово-хозяйственной деятельности организации и соответствуют информации первичных документов либо регистров учета.

Выходные данные подразделяются на результатные и временные. Результатные данные предназначены для применения пользователем и отражаются в ведомостях, актах, отчетах. Временные или промежуточные данные являются данными, используемыми АИС в процессе ее работы. Они либо подлежат удалению после окончания сеанса работы пользователя, либо используются для последующих расчетов.

В настоящее время центральным понятием АИС становится новая форма представления информации — электронный документ (ЭД). Он хранится как файл на магнитном носителе и может быть отражен на экране монитора, либо выведен на печать. ЭД может быть полностью идентичен бумажному документу, либо представлять собой некоторый условный макет, включающий все основные реквизиты бумажного документа.

Разработка информационного обеспечения — сложный и ответственный этап создания АИС предприятия. Эту задачу рекомендуется выполнять на стадии предпроектного исследования организации, приступающего к внедрению автоматизированной системы.