Особенности организации журнально-ордерной формы учета

Наиболее практической и экономической оправданной формой бухгалтерского учета в условиях ручной обработки информации является журнально-ордерная. Характерной особенностью ее является то, что процесс обработки первичных документов основывается на принципе систематического накопления и периодического обобщения их данных в регистрах аналитического и синтетического учета. Записи в учетные регистры осуществляются в разрезе показателей, необходимых для составления периодической и годовой отчетности.

Регистрами журнально-ордерной формы учета являются журналы-ордера, ведомости, реестры и листки-расшифровки.

Основными регистрами являются журналы-ордера. Построены они по кредитовому признаку. Это позволяет в каждом из них производить записи по кредиту одного счета в корреспонденции с несколькими дебетуемыми счетами. В журналах-ордерах ведется учет по всем синтетическим счетам. В некоторых из них синтетический учет объединен с аналитическим, что создает единую и стройную систему записей (журнал-ордер № 7-АПК).

Журналы-ордера отражают однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, взаимосвязанные между собой. Поэтому некоторые журналы-ордера (ф. 3-АПК, 4-АПК, 10-АПК и др.) предназначены для отражения операций по кредиту нескольких счетов. В большинстве журналов-ордеров отражаются обороты по кредиту счета и данные по дебету счета (обороты по дебету счета).

Ведомости имеют различное назначение. Одни используются для отражения хозяйственных операций по дебету счета в корреспонденции с кредитуемыми счетами (ведомость № 25-АПК), другие - в качестве регистров аналитического учета (ведомости № 38-АПК , 40-АПК, 41-АПК и др.).

Реестры служат для предварительной группировки данных первичных документов в необходимом аналитическом разрезе и последующих записей их итогов в ведомости аналитического учета. В тех случаях, когда требуется расшифровка определенных сумм по составляющим элементам, применяются листки-расшифровки.

Регистры журнально-ордерной формы бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях.

1. Журнал-ордер № 1-АПК (по счету 50)

2. Журнал-ордер № 2-АПК (по счетам 51,52,55,57)

3. Журнал-ордер № 3-АПК (по счетам 03,58,59)

4. Журнал-ордер № 4-АПК (по счетам 66,67)

5. Журнал-ордер № 6-АПК (по счету 60)

6. Журнал-ордер № 7-АПК (по счету 71)

7. Журнал-ордер № 8-АПК (по счету 68)

8. Журнал-ордер № 9-АПК (по счетам 73,75,76,79)

9. Журнал-ордер № 10-АПК (по счетам 02,05,07,10,15,15,20,21,23,24, 25,26,28,29,44,69,91,96,97)

10. 10. Журнал-ордер № 11-АПК (по счетам 42,44,45.62,90,91,92)

11. Журнал-ордер № 12-АПК (по счетам 14,59,63,80,81,82,83,86)

12. Журнал-ордер № 13-АПК (по счетам 01,04)

13. Журнал-ордер № 14-АПК (по счету 11)

14. Журнал-ордер № 15-АПК (по счетам 94,98,99)

15. Журнал-ордер № 16-АПК (по счетам 08, 23-2)

16. Главная книга

17. Ведомость по дебету счетов 52,55,57 (ф.№25-АПК)

18. Ведомость аналитического учета расчетов по кредитам и займам по счетам 66,67 (ф.№26-АПК)

19. Ведомость аналитического учета по счетам 03,58,59 (ф.№28-АПК)

20. Реестр операций по расчетам с поставщиками (подрядчиками)

(ф.№6-а)

21. Ведомость аналитического учета расчетов со сдатчиками сельскохозяйственной продукции (ф.№33-АПК)

22. Ведомость аналитического учета расчетов с поставщиками в порядке плановых и авансовых платежей (ф.№29-АПК)

23. Ведомость аналитического учета расчетов снабженческих и сбытовых организаций с поставщиками и подрядчиками (ф.№30-АПК)

24. Ведомость аналитического учета операций по налогу на добавленную стоимость по счетам 18 и 68, субсчету «Расчеты по НДС» (ф.№32-АПК)

25. Ведомость аналитического учета расчетов по налогам и сборам (кроме НДС) (ф.№37-АПК)

26. Ведомость аналитического учета по счетам 73,75,76,79 (ф.№ 38-АПК)

27. Ведомость аналитического учета расчетов по исполнительным документам (счет 76, субсчет 1) (ф.№39-АПК)

28. Ведомость аналитического учета расчетов с квартиросъемщиками (ф.№40-АПК)

29. Ведомость аналитического учета расчетов с родителями за содержание их детей в детских учреждениях (ф.№41-АПК)

30. Ведомость учета материальных ценностей, товаров и тары (ф.№46-АПК)

31. Ведомость аналитического учета заготовления и приобретения материалов и отклонений в стоимости материалов по счетам 15 и 16 (ф.№31-АПК)

32. Ведомость учета депонированной оплаты труда (ф. № 53-АПК)

33. Реестр не выданной оплаты труда (ф.№85-АПК)

34. Ведомость учета затрат на производство по экономическим элементам и себестоимости товарной продукции (ф.№45-АПК)

35. Ведомость расчета амортизационных отчислений по основным средствам и резерва на ремонт основных средств (ф.№48-АПК)

36. Ведомость начисления амортизационных отчислений по основным средствам и резерва на ремонт основных средств (ф.49-АПК)

37. Ведомость начисления амортизационных отчислений по объектам, применительно к которым принят производительный способ начисления амортизации (ф.№50-АПК)

38. Ведомость аналитического учета издержек обращения (ф.№51-АПК)

39. Ведомость учета потерь в производстве и затрат по браку (ф.№52-АПК)

40. Ведомость учета недостач и потерь (ф.№54-АПК)

41. Сводная ведомость начисленной оплаты труда по ее составу и категориям работников (ф.№58-АПК)

42. Сводная ведомость по расчетам с работниками (ф.№59-АПК)

43. Ведомость расчетов по специальному страхованию и обеспечению (ф.№55-АПК)

44. Ведомость распределения оплаты труда , отчислений на социальное страхование и резервов (ф.№78-АПК)

45. Ведомость учета реализации продукции, работ и услуг (ф.№62-АПК)

46. Реестр документов по реализации готовой продукции (ф.№63-АПК)

47. Реестр документов по реализации товарно-материальных ценностей, работ, услуг, основных средств и прочих активов (ф.№64-АПК)

48. Ведомость учета операционных и внереализационных доходов и расходов (выбытие основных средств и прочих активов), (ф.№65-АПК)

49. Ведомость аналитического учета по счетам 14,59,63 (ф.№68-АПК)

50. Ведомость аналитического учета по счетам 80,81,82,83 (ф.№69-АПК)

51. Ведомость аналитического учета по счету 86 (ф.№70-АПК)

Главная книга является регистром синтетического учета и используется для обобщения итоговых данных журналов-ордеров в конце месяца, взаимной проверки правильности произведенных записей по счетам и при составлении отчетности.

Все регистры журнально-ордерной формы учета представляют собой листы, изготовленные типографским способом, и, как правило, имеют месячную периодичность, единую унифицированную систему построения номеров форм. Регистры журнально-ордерной формы учета построены с отражением типовой корреспонденции счетов, статей аналитического учета и группировки данных в нужном для составления отчетности разрезе, а также для целей контроля и экономического анализа .

Основанием для записей в регистры журнально-ордерной формы учета являются первичные документы. При небольшом количестве хозяйственных операций записи в журналы-ордера производят непосредственно из документов. Данные документов, отражающих массовые хозяйственные операции, предварительно группируются в соответствующих ведомостях и реестрах. В конце месяца итоговые данные указанных регистров используются для записей в журналы-ордера. После подсчета месячных итогов в журналах-ордерах производят взаимную сверку данных журналов-ордеров и других регистров. Окончательные итоги всех журналов-ордеров переносят в Главную книгу, на основании которой составляют бухгалтерский баланс.

Учетный процесс по журнально-ордерной форме можно представить в виде схемы (рис.1.1).

Таким образом, в основу построения журнально-ордерной формы учета положены следующие важнейшие принципы:

- ведение записей хозяйственных операций в журналах-ордерах по кредиту счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

- совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета с одновременным отражением хозяйственных операций в разрезе, необходимом для контроля, анализа и составления периодической и годовой отчетности;

- применение объединенных журналов-ордеров по экономически взаимосвязанным счетам;

- применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета и в необходимом разрезе.

На документах, данные которых используются для записи в журналы-ордера, ведомости или реестры, указывают корреспондирующие счета, номера соответствующих регистров и порядковые номера записи. По документам, данные которых отражаются в регистрах общим итогом, номера регистра и записи указывают на отдельном листке, прикрепляемом к сброшюрованным документам.

При обнаружении ошибочных записей в регистрах журнально-ордерной формы учета используются следующие способы их исправления.

Если обнаружена ошибка в журналах-ордерах до подведения итогов, исправления производят корректурным способом, т.е. путем зачеркивания неправильного теста или суммы или надписи над зачеркнутым правильного текста или суммы.

При обнаружении ошибки в журналах-ордерах после подсчета итогов, но до внесения их оборотов в Главную книгу, для исправления ошибочных записей используются свободные строки или графы регистра. Записи осуществляются на основании бухгалтерской справки.

Если обороты уже внесены в Главную книгу, то никакие исправления в жураналах-ордерах не производятся. При необходимости исправления осуществляются на основании бухгалтерской справки и ее данные заносят в Главную книгу обособленно.

Ошибки, обнаруженные после сдачи отчетов, допускается исправлять в журналах-ордерах того месяца, в котором они выявлены. Для этого обязательно составление бухгалтерской справки.

Основными преимуществами журнально-ордерной формы учета являются:

- значительное упрощение и ускорение учетного процесса, снижение его трудоемкости в результате устранения дублирующих записей, совмещения хронологической и систематической записи, в ряде случаев синтетического и аналитического учета, упразднения оборотных ведомостей и сокращения числа учетных регистров;

- повышение контрольных и аналитических функций учета. все первичные документы, относящиеся к конкретному журналу-ордеру, брошюруются в отдельные папки в порядке последовательности записей в нем, поэтому любая запись в регистрах сразу же может быть документально проверена. В журналах-ордерах записи показателей документов производятся в разрезе корреспондирующих счетов, что облегчает проведение текущего анализа;

- наиболее рациональное разделение труда счетных работников, что способствует росту производительности и повышению ответственности каждого работника за порученный участок работы.

ГЛАВА 2. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ

ТЕХНОЛОГИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

ОРГАНИЗАЦИЙ АПК

2.1 Состояние и задачи автоматизации бухгалтерского учета в организациях АПК

Эффективная обработка учетной информации на современном этапе обеспечивается компьютеризацией информационных процессов. В зависимости от уровня автоматизации обработки выделяют ручные, автоматизированные и автоматические информационные системы (ИС). В ручных или неавтоматизированных ИС все операции по обработке данных выполняет учетный персонал. В автоматизированных системах комплекс процедур обработки выполняется с привлечением технических средств при непосредственном участии специалистов. Автоматические информационные системы отличаются от автоматизированных тем, что предполагают обработку данных без участия человека.

Вычислительная техника способна существенно упростить и ускорить обработку, передачу информации, современные компьютеры могут распознавать голосовые команды, воспринимать сенсорный ввод информации. Появились виртуальные офисы, автоматизированные системы поддержки принятия решения, использующие элементы искусственного интеллекта. Однако постановка задачи, оценка, анализ полученного результата, выработка окончательного решения остаются за специалистами. Таким образом, на данном этапе развития информационных технологий в бухгалтериях используются не автоматические, а автоматизированные системы .

Для осуществления функций управленческого и финансового учета создаются автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета (АИСБУ). Они включает следующие составляющие:

• учетную информацию,

• средства, методы и способы ее обработки,

• учетных специалистов.

Различают функциональную и обеспечивающую подсистемы АИС БУ.

Функциональная часть состоит из различных задач или комплексов задач. Традиционно выделяют такие комплексы как: учет финансово-расчетных операций, учет основных средств, учет материальных ценностей, учет заработной платы, сводный учет и составление отчетности. Современные АИС проектируются с учетом внутренних и внешних информационных взаимосвязей и охватывают область исследования полностью. Поэтому появились термины: комплекс бухгалтерских программ, комплексная автоматизированная система. В зависимости от вида деятельности, стратегии управления, масштаба хозяйствующего субъекта комплексы задач будут различны. Соответственно может быть различным состав и содержание АИС.

Взаимосвязь функциональной и обеспечивающей подсистем АИС финансово-экономической деятельности организаций можно проследить на рис. 2.1.

Особенности организации и ведения автоматизированного учета в сельскохозяйственных организациях определяются спецификой сельскохозяйственного производства, исторически сложившимися формами учета, биологическим, человеческим и другими факторами.

В организациях АПК накоплен большой опыт использования средств вычислительной техники и связи. Внедрение автоматизированной формы бухгалтерского учета началось в 70 годы. Вычислительная техника устанавливалась в районных или областных вычислительных центрах. Непосредственно в хозяйствах документы кодировались, группировались и отсылались на обработку в вычислительные центры. Перфорирование и ввод данных осуществлялся операторами, выходные машинограммы пересылались в хозяйства. Такая форма обработки была неоперативной, допускались многочисленные ошибки.

Система финансово-экономической деятельности