Методичка 2011 Бухгалтерский учет

1.4.1. Документация и инвентаризация

1.4.1.1. Бухгалтерские документы и их назначение

Финансово-хозяйственные операции должны быть должным образом оформлены на основании составленных оправдательных документов. Данные документы являются первичной учетной информацией, используя которую ведется бухгалтерский учет.

Документация представляет собой процесс документального оформления финансово-хозяйственных операций. При этом осуществляется сплошное и непрерывное отражений хозяйственных операций в момент (либо сразу по окончании) их совершения.

Таким образом, документация является одной из особенностей бухгалтерского учета, где записи производятся только на основании первичных документов.

Первичный документ – оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет.

Первичные (так же как и сводные) учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Носителями информации могут быть дискеты, магнитные ленты и др. в зависимости от оснащенности предприятия.

Первичные документы должны составляться на русском языке средствами, обеспечивающими сохранение записей длительное время, и оформления на бланках типовых или специально разработанных форм. В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений (при этом ошибочные записи зачеркиваются тонкой чертой с написанием правильного текста, и оговаривается исправление). Но следует помнить: в денежных документах никакие исправления не допускаются. В случае обнаружения ошибки при составлении первичных учетных документов могут быть внесены исправления лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций.

При поступлении в бухгалтерию первичные документы обязательно проверяют по форме, арифметически и по содержанию. Проверяется полнота и правильность оформления документа и заполнения реквизитов, законность операций, логическая увязка отдельных показателей, производится подсчет сумм.

Информация с первичного документа переносится в учетные регистры, о чем делается отметка на самом документе, которая исключает возможность его повторного использования. Следует помнить, все первичные денежные документы подлежат обязательному гашению штампом или надписью «Получено», «Оплачено» с указанием даты. Документы должны храниться некоторое время. При этом сроки их хранения в архиве предприятия определяются согласно правилам, установленным Главным архивным управлением.

Любой документ должен содержать показатели, которые в бухгалтерском учете называют реквизитами. Подразделяются они на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают документам юридическую силу.

К ним относятся:

наименование документа (формы), код формы, дата составления;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственно операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых там предусмотрена, должны содержать эти обязательные реквизиты.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены следующие дополнительные реквизиты:

номер документа;
расчетные счета организации;
основание для совершения хозяйственной операции.

В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах форма документов может быть:

зональной. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны.

Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственному исполнителю;

анкетной. Предполагает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, заполнение их один под другим и сверху вниз;
табельной. Является продолжением зональной формы. В ней реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу);
комбинированной. Сочетает признаки построения ранее рассмотренных форм – зональной, анкетной и табельной.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на:

типовые – предназначены для регистрации однородных, распространенных хозяйственных операций (формы кассовых ордеров – № КО-1, № КО-2, кассовой книги – № КО-4 и др.);
специализированные – для регистрации узкоспециализированных операций (например, в автотранспортных предприятиях карта учета работы автомобиля).

1.4.1.2. Классификация документов

Классификация бухгалтерских документов – это группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью изучения и правильного их использования. Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления и порядок заполнения.

Первичные документы по назначению можно подразделить на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского (учетного) оформления и комбинированные.

Распорядительные – это документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершении:

приказы;
доверенности;
накладные на работу;
чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета;
платежное поручение банку на перечисление денежных сумм.

Данные документы не поддерживают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для их отражения в системном бухгалтерском учете. Подписывают их работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.

Оправдательные (исполнительные) документы отражают факт совершения операции. Служат оправданием записей в бухгалтерском учете, основание для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетельствуя о получении, выдаче, списании денежных и материальных средств. К ним, например, относятся:

приходный (расходный) кассовый ордер на получение (выдачу) наличных денег из кассы предприятия;
приходная (расходная) накладная – накладная на получение (отпуск) товара;
акт приемки и акт на списание товарно-материальных ценностей.

Документ бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

К ним относятся:

накопительные ведомости;
ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;
ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;
расчеты отклонений от нормативной себестоимости;
калькуляции фактической себестоимости продукции;
разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.

К документам бухгалтерского оформления относятся различные справки, расчеты, заполняемые бухгалтером.

Регистрировать принято только те хозяйственные операции, действительное совершение которых отражено в оправдательных документах. На практике очень часто распоряжение на совершение операций и их фактическое совершение оформляется одним документом.

Комбинированные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характеры (признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления). Примером документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материалов, лимитно-заборная карта и др. Наличие подписи в нем дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам.

Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, делает более наглядной, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.

По порядку составление различают документы первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее окончании путем первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся:

о поступлении материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты);
об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);
о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказание услуги (табель учета рабочего времени);
о поступлении и выдачи денежных средств (кассовые ордера).

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Первичные документы, однородные по характеру операций, экономическому и другим признакам, объединяют в сводных документах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. К ним относятся сводные группировочные ведомости. Журналы-ордера, машинограммы и т.д. в зависимости от применяемой формы учета. Использование регистров позволяет обобщать первичные документы, что дает возможность на другом уровне анализировать информацию о хозяйственных операциях.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистре бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда, к которым относятся основные средства, нематериальные активы и друге долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. К этой группе документов относятся:

акты приема-передачи и списания основных средств;
документы на оприходование и списание материальных ценностей;
перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей;
счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств. С их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К ним относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами. К ним относятся платежные поручения и платежные требования, расчетные чеки, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты.

По способу отражения хозяйственных операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы единовременно фиксируют одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определенных требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нем, служит для составления бухгалтерской записи в учете. Это приходные и расходные кассовые ордера, накладные-требования на отпуск материалов.

Накопительные документы фиксируют однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение дня, недели или месяца. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются и обращаются внутри данной организации. Ими оформляются операции, совершенные в пределах данной организации. К ним относятся:

накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей;
расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу заработной платы;
товарные отчеты;
авансовые отчеты подотчетных лиц.

Внешние документы поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации. К ним относятся:

товарно-транспортные накладные;
счета-фактуры на поступившие от поставщиков товары;
доверенности;
платежные поручения.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники.

Составляемые ручным путем документы заполняются вручную либо на компьютере.

Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

1.4.1.3. Документооборот

Документооборот – движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или получение их от других предприятий, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком и дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие решения.

Документооборот – процесс последовательного выполнения операций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки. Складывается он из количества входящих, исходящих и внутренних документов.

Отвечает за организацию документооборота главный бухгалтер предприятия. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, предоставленного в виде графика документооборота.

Документы составленные в хозяйственных подразделениях предприятия (управлениях, отделах, цехах, бригадах и т.д.), передаются в бухгалтерию. До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке.

Проводится она в три этапа:

первый этап – проверяются документы с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;
второй этап – производится формальная проверка документа на соблюдение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совершении операции и оформлении документов;
третий этап – проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке (правильности арифметических вычислений и подсчетов), таксировке (расценке) и контировке.

Документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам, что служит основанием для записи в учетных регистрах, после чего переплетаются в папки и используются для различных справок, проверок и документационных ревизий.

Группировка представляет собой процесс учетной обработки документов. Характер группировки обусловлен перечнем представленных документов. Цель группировки заключается в подготовке сводных данных по движению отдельных видов имущества за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Арифметическая проверка позволяет контролировать подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка – это определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Например, если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени (рабочих днях, часах, минутах), то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

Контировка – бухгалтерская запись в первичном документе, т.е. проставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами.

Налаживается система управления документооборотом в организации следующим образом:

Разрабатывается положение о бухгалтерской службе.
Составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету.
Составляется график документооборота в организации.
Создаются технологии обработки учетной информации.
Разрабатывается номенклатура дел и порядок текущего хранения документов.
Проводится экспертиза документов с точки зрения их ценности и подготовка дел к длительному хранению.

1.4.1.4. Способы исправления ошибочных записей в документах и учетных регистрах

В первичных документах могут быть ошибки. Если они допущены в документах, которыми оформлены кассовые операции или банковские, то такие документы составляют заново независимо от характера ошибки, так как в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

В первичных документах по учету материалов, основных средств ошибки исправляют:

Корректурным способом, т.е. зачеркивают одной чертой неправильный текст или сумму так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и над зачеркнутым вписывают правильный текст или сумму. Исправление ошибки оговаривают записью «исправлено» с указанием даты исправления и заверяют подписями лиц, подписавших документ.
Способом «красное сторно» – дополнительной проводки отрицательными (красными) чернилами, т.е ошибочная запись повторяется красными чернилами. Это означает, что она вычитается из предыдущей. Затем пишут правильную сумму, но уже обычными чернилами. Так исправляют ошибочную корреспонденцию счетов или большую чем следовало, сумму.

Пример. Получены материалы от поставщиков на сумму 2000 руб.

Вместо Д-10 К-60 – 2000 руб. делается ошибочная запись: Д-20 К-60 – 12 000 руб.

Для исправления делаются записи:

Д-20 К-60 – 12 000 – ошибочная запись;

Д-20 К-60 – 12 000 – повтор ошибочной записи (красное сторно);

Д-10 К-60 – 2000 – правильная запись.

Дт	20	Кт	Дт	60		Кт	Дт	10	Кт

12 000					12 000		2000
12 000					12 000
Итого - 0					Итого - 2000		Итого - 2000

Способом дополнительных бухгалтерских проводок, составляется на основании бухгалтерских справок, когда для исправления ошибок требуется увеличение ранее записанных сумм по счетам.

Пример. Получены денежные средства с расчетного счета – 6000 руб.

Вместо Д-50 К-51 – 6000 руб. мы записали ошибочно: Д-50 К-51 – 4000 руб.

Д-50 К-51 – 4000 руб. – ошибочная запись;

Д-50 К-51 – 2000 руб. – дополнительная проводка.

Дт	50	Кт	Дт	51		Кт

4000					4000
2000					2000
Оборот - 6000					Оборот - 6000

1.4.1.5. Инвентаризация

Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и отчетности предприятие проводит инвентаризацию имущества и финансовых обязательств.

Инвентаризация – это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

В практике различают четыре вида инвентаризации:

Частичная – бывает 1 раз в год для каждого объекта (один или несколько видов имущества).
Периодическая (плановая) – проводится в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества.
Полная – это проверка всех видов имущества предприятия. Проводится она в конце года перед составлением годового отчета, при полной ревизии, по требованию следственных органов.
Выборочная (внеплановая) – проводится на отдельных участках производства или при проверке работы материально ответственных лиц.

Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порче ценностей;
в случае пожара или стихийных бедствий;
при реорганизации или ликвидации предприятия.

Инвентаризация проводится поэтапно и в следующие сроки:

по основным средствам – 1 раз в 3 года, а по библиотечным фондам 1 раз в 5 лет;
по капитальным вложениям – 1 раз в год, но не ранее 1 декабря отчетного года;
по незавершенному производству, готовой продукции, полуфабрикатам собственного производства, сырью, материалам – 1 раз в год, но не ранее 1 октября отчетного года;
по товарам, сырью, материалам в районах Крайнего Севера в период наименьших остатков;
по денежным средствам в кассе, на расчетном счете, кредитам, займам – 1 раз в месяц на 1-е число каждого месяца.

Инвентаризация проводится постоянно действующей инвентаризационной комиссией, в состав которой включаются представители администрации, работники бухгалтерии, специалисты.

Имущество проверяется при обязательном присутствии материально ответственного лица (без него в случае смерти, болезни).

Материально ответственное лица сдают в бухгалтерию к началу инвентаризации последний отчет о движении материальных ценностей с приложением всех документов, дают подписку о том, что все документы на поступившие и выбывшие материальные ценности сданы в бухгалтерию и что неоприходованных или списанных в расход ценностей нет.

До инвентаризации, комиссия обязана: опломбировать подсобные помещения, проверить исправность весов.

Фактическое наличие ценностей по каждому виду записывается в инвентаризационные описи. Заполняются они чернилами, не допускаются незаполненные строки (в конце описи их прочеркивают), а также подчистки.

Исправления можно вносить только корректурным способом. Подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

В бухгалтерии данные инвентаризационных описей сверяют с остатками, показанными в учете, и составляют сличительные ведомости по ценностям, по которым выявлены отклонения (излишек или недостача).

По окончании инвентаризации комиссия составляет протокол, отмечая в нем свои решения и предложения, который утверждает руководитель предприятия.

Выявленные при инвентаризации излишки приходуются:

Д 01, 10, 50 и др. К 91

Недостачу материальных ценностей в пределах норм естественной убыли относят на издержки производства (обращения) – Д 20 (44) К 94

Недостача материальных ценностей сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц:

Д 94 К 10

Д 73-2 К 94

Недостача прочего имущества и его порча относятся на виновных лиц:

Д 94 К 50, 01, 43, 41;

Д 73-2 К 94.

В тех случаях, когда виновные лица не установлены, – недостачи списываются на расходы предприятия – Д 91 К 94.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течении 10 дней после ее проведения.

Содержание