1.7.3 Документація та документооборот

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Порядок до­кументального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання до­кументів регламентуються Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88, та Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних доку­ментів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• назву документа (форми);

• дату і місце складання;

• назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правиль­ність її оформлення;

• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка бра­ла участь у здійсненні господарської операції.

До первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: іденти­фікаційний код підприємства з Державного реєстру; номер документа; підстава для здійснення операції, дані про документ, що засвідчує особу одержувача, тощо.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитуваль­них носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридич­ної сили і доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому) і закодований згідно із затвердженою системою кодифікації.

Якщо документ не має будь-якого з обов'язкових реквізитів, він втрачає юри­дичну силу і не може бути підставою для записів у бухгалтерському обліку.

Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штам­па, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Під­писи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

Первинні документи повинні складатися українською мовою. Поряд з україн­ською може застосовуватися інша мова, що визначена законодавством. Документи, складені іноземною мовою, повинні мати автентичний переклад на зазначену мову.

31

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК В АГРОФОРМУВАННЯХ

Для оформлення господарських операцій сільськогосподарські підприємства використовують типові форми первинних документів, затверджені Міністерством статистики України, і спеціалізовані форми, які були розроблені ще в Радянському Союзі. Нині Міністерство аграрної політики України веде підготовку нової ін­струкції із заповнення первинних документів суб'єктами господарювання на селі та альбому форм первинних документів.

Документування господарських операцій підприємство може здійснювати також із використанням самостійно виготовлених бланків, які повинні містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Бланки документів виготовляються друкарським способом. До них вписують від руки або машинним способом ті показники, які характеризують відповідну операцію

Записи у первинних документах повинні бути чіткими, без підчисток та інших дефектів, здійснюватися тільки чорнилом, пастою кулькових ручок темного кольору за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засо-бами, які забезпечили б збереження цих записів протягом установленого терміну збе-рігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих непомітних виправлені Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язковому перекреслюванню

Керівник підприємства зобов'язаний забезпечити неухильне виконання всім підрозділами, службами і працівниками, причетними до бухгалтерського облік правомірних вимог головного бухгалтера щодо дотримання порядку оформленії та подання до обліку первинних документів.

Керівником підприємства затверджується перелік осіб, які мають право дав ти дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операцій пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-мате-ріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу у встановлені терміни до бухгалтерії, за достовірність даних, наведених у докумен-тах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціоно-ваному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належ зберігання протягом встановленого терміну.

Документи, складені в різних господарських підрозділах (бригадах, фір-мах, відділеннях тощо), передають до бухгалтери в терміни, визначені головне бухгалтером. Вони підлягають опрацюванню, мета якого — підготувати документ до наступних записів у регістри синтетичного й аналітичного обліку. Бухгалтер-ське опрацювання документів полягає у їх перевірці, розцінці (таксуванні), гру ванні та котируванні.

Документи від моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі в архів на зберігання, проходять певний шлях.

32

З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бух­галтерському обліку первинних документів керівником підприємства встанов­люється графік документообороту, який розробляється головним бухгалтером. Як правило, графік документообороту оформляється додатком до наказу про об­лікову політику підприємства.

Графік документообороту на підприємстві має забезпечити оптимальну кіль­кість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт зі складання, перевірки й опрацювання документів, які виконуються кожним підроз­ділом підприємства, а також усіма виконавцями, з визначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт. Єдиної схеми графіку документообороту не існує, оскільки кожне господарство складає цей графік з урахуванням конкретних умов своєї діяльності. Але в ньому слід зазначити: номер форми, назву і призначення первинного документа; кількість примірників і терміни складання; прізвища осіб, які оформляють документ; терміни подання документа до бухгалтерії; як його ви­користовують в бухгалтерії, коли здають в архів, та в якій справі поточного архіву зберігають (табл. 1.4).

Працівники підприємства створюють і подають первинні документи, які від­носяться до сфери їх діяльності, за графіком документообороту. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графіка. У витязі наводиться перелік документів, що стосуються функціональних обов'язків виконавця. Також вказані терміни їх подан­ня та підрозділи підприємства, до яких передаються ці документи.

Таблиця 1.4

Графік документообороту

33

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообороту на під­приємстві та в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальну уста­новку необхідних документів та відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

У разі зникнення або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запро­шуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджує керівник підпри­ємства. Копія акта в 10-денний термін надсилається до органу, у сфері управління якого перебуває підприємство, та органу державної податкової служби.

Акти, що підтверджують втрату документів, не є підставою для несплати подат­ків. Законом України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 22.05.1997 р. № 283/97-ВР встановлено, що не належать до складу валових витрат будь-які витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими документами, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення податкового обліку. У разі втрати, знищення або зіпсування зазначених до­кументів платник податку має право письмово заявити про це податковому органу та здійснити заходи, необхідні для поновлення таких документів. Письмова заява має бути надіслана до/або разом із поданням розрахунку податкових зобов'язань звітного періоду. Якщо платник податку не подасть у такий термін письмову заяву та не поновить зазначених документів до закінчення податкового періоду, що на­стає за звітним, непідтверджені відповідними документами витрати не визнаються валовими і на суму недосплаченого податку нараховується пеня.

Якщо платник податку поновить зазначені документи у наступних періодах, підтверджені витрати включаються до валових витрат податкового періоду, на який припадає таке поновлення.

Не дозволяється включати до податкового кредиту з податку на додану вартість будь-які витрати зі сплати податку, не підтверджені податковими на­кладними. Копії актів про втрату бухгалтерських документів надсилають органу, у сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції.

Підприємство повинне вжити заходів щодо поновлення втрачених доку­ментів: подати запит до податкової інспекції, статистики, соціальних фондів, обслуговуючого банку, контрагентів з приводу одержання копій звітності мину­лого періоду, виписок банку, накладних, рахунків тощо; скласти акт звірок вза­ємної заборгованості; відповідно до одержаних документів відновити регістри бухгалтерського обліку.

34

ОРГАНІЗАЦІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ НА ПІДПРИЄМСТВАХ