3.3 Стадии информационного процесса

В информационном процессе АИС-БУ выделяются четыре этапа, включающие определенные процедуры преобразования информации (20). На первом этапе реализуются сбор данных, их регистрация, передача на обработку, хранение, накопление и подготовка к обработке. Этот этап называется «документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной информационной базы».

Второй этап предполагает обработку учетной информации, ее систематизацию, обобщение и группировку в течение отчетного периода. Здесь немаловажное значение имеет формирование аналитических и синтетических учетных регистров, а также составление оперативных отчетов, позволяющих бухгалтеру осуществлять контроль имущества предприятия и правильность отражения в учете производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. Этот этап получил название «обобщение учетных данных и формирование учетных регистров». Здесь выполняются процедуры поиска, сортировки и группировки данных, их вычислительной обработки, отображения, тиражирования.

На обеих стадиях учетного процесса реализуются контрольные функции аппарата бухгалтерии – проводится предварительный, текущий и последующий контроль, включая проверку достоверности содержащейся в документах информации и качества учетных данных на основе периодически проводимых инвентаризаций основных средств, материальных и других ценностей, расчетов и обязательств.

На третьем этапе также выполняются процедуры обработки учетных данных. Они связаны с завершением месяца и отчетного периода, формированием регламентированной бухгалтерской отчетности, позволяющей составить представление о финансовом и имущественном положении предприятия на определенную дату и о финансовых результатах за отчетный период. Кроме того, на этом этапе составляется налоговая, статистическая отчетность и отчетность во внебюджетные фонды. Отчетность представляет собой совокупность показателей, приведенных в определенную систему и характеризующих производственно-хозяйственную (предпринимательскую) деятельность организации, ее финансовое положение и финансовые результаты этой деятельности за определенный период (квартал, полугодие, год).

Этот этап носит название «завершение отчетного периода и формирование бухгалтерской и другой внешней отчетности». Бухгалтерская отчетность, особенно годовая, является важным источником информации для внешних пользователей, которые, анализируя ее, делают заключение о работе предприятия, его финансовой устойчивости и платежеспособности. Информация этого этапа доступна и внутренним пользователям, помимо работников бухгалтерии, которые анализируют ее и вырабатывают управленческие решения при выполнении своих специфических функций.

Наконец четвертым этапом учетного процесса является анализ учетной и отчетной информации о финансово-хозяйственной деятельности организации.