4.4 Модель обработки учетной информации в аис-бу

Модель обработки данных в АИС-БУ реализует процедуру бухгалтерского учета, под которой понимается строгая последовательность выполнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накопления и обработки учетных данных с целью формирования финансовой отчетности и управленческих сводок.

Бухгалтерские действия подразделяются на два этапа – подготовительный и текущий. Подготовительный этап связан с вводом системы автоматизации учета в эксплуатацию. Работы, выполняемые на этом этапе, носят единовременный, разовый характер и осуществляются в момент создания предприятия или при внедрении компьютерной системы бухгалтерского учета. На подготовительном этапе выполняются специальные подготовительные работы, относящиеся к области компьютеризации, такие как установка системы, настройка отдельных параметров, организация справочников. Среди специальных подготовительных работ выделяют организацию справочников и, прежде всего, справочников бухгалтерских счетов, субсчетов, аналитических счетов. Кроме того, выполняются работы, составляющие процедуру бухгалтерского учета — ввод начальных остатков счетов на основе инвентаризационных описей имущества и обязательств, составление вступительного баланса на момент ввода системы в эксплуатацию.

На текущем этапе при функционировании системы автоматизации учета процесс обработки информации сводится к циклически повторяемой в каждый отчетный период последовательности действий. Здесь выделяются три основные стадии учетного процесса:

– документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной базы учета;

– обобщение учетных данных и формирование текущих учетных регистров и внутренних отчетов (стандартных);

– завершение отчетного периода и формирование регламентированной внешней бухгалтерской и налоговой отчетности.

На первой стадии совершившиеся факты производственно-хозяйственной и финансовой деятельности (хозяйственные операции) находят отражение в первичных документах, которые подтверждают их законность и достоверность. В результате бухгалтерских действий по обработке данных документов в информационной базе учета формируются и регистрируются входящие данные АИС БУ – бухгалтерские записи, относящиеся к каждой хозяйственной операции.

В системе компьютерного учета бухгалтерская запись представляется в виде проводки. Хозяйственная операция в учете может отражаться одной или несколькими проводками. Совокупность проводок, полностью отражающих хозяйственную операцию в учете, в компьютерных системах получила название «бухгалтерская операция». В информационной базе учета данные обо всех хозяйственных операциях предприятия с момента начала эксплуатации хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях. Информация в этом массиве может храниться как в виде проводок, так и в виде бухгалтерских операций, в хронологическом порядке.

Существуют различные виды информационных массивов. Первый вид связан с процессами сбора и регистрации первичных документов. Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных и расходных кассовых ордеров, накладных).

Второй вид информационного обеспечения – файлы условно-постоянной информации в памяти компьютера. Файлы условно-постоянной информации создаются однократно при внедрении АИС-БУ, используются многократно и периодически корректируются. К ним относятся массивы различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, персональные сведения о работающих.

Компьютерный журнал регистрации хозяйственных операций рассматривается как выходной документ, который позволяет просмотреть данные о хозяйственных операциях, зарегистрированных в массиве. При этом данные о хозяйственных операциях могут быть представлены за любой временной интервал, а также фрагментарно в заданном срезе.

Записи массива информации о хозяйственных операциях, зарегистрированные на входе системы, дают импульс движению информации. В процедуре бухгалтерского учета движение учетной информации рассматривается как отражение учетных записей в регистрах. Регистры – это таблицы для накопления оперативных данных и получения сводной информации. Данные в регистры добавляются только при проведении документов. Сведения из регистров используются для формирования отчетов на второй стадии учетного процесса.

В компьютерных системах основным регистром, служащим для группировки и обобщения учетной информации в систематическом разрезе, является бухгалтерский счет. Информационная база включает массив остатков и оборотов счетов, субсчетов, объектов аналитического учета, который актуализируется либо в автоматическом режиме, по мере регистрации бухгалтерских записей о совершившихся хозяйственных операциях, либо по запросу пользователя. Информационная база учета, хранящая информацию о хозяйственных операциях и об остатках и оборотах на счетах, является основным источником формирования любых аналитических регистров, а также синтетических регистров – журналов-ордеров и ведомостей по счетам, главной книги, оборотной ведомости. При этом учетные регистры, называемые в компьютерном учете стандартными отчетами, могут быть получены в произвольной последовательности, неоднократно в отчетном периоде в любой момент времени, могут отображать фрагментарную информацию по заданным учетным объектам.

В конце отчетного периода выполняется окончательный расчет итогов по всем счетам: рассчитываются итоговые обороты и конечное сальдо. Затем реализуются процедуры закрытия месяца и отчетного периода. Процедура завершениям месяца и отчетного периода предусматривает создание необходимых бухгалтерских записей, регистрируемых в информационной базе учета. После составления баланса в случаях обнаружения ошибок системы компьютерного учета позволяют использовать интерактивную технологию работы с отчетами, когда непосредственно из баланса можно выйти на оборотную ведомость, а из нее, последовательно пройдя ряд отчетов, выйти на бухгалтерские записи и вновь вернуться к балансу, обновив его показатели. Данные работы относятся к третьему этапу — завершению отчетного периода и формированию регламентированной внешней бухгалтерской и налоговой отчетности, а также отчетности во внебюджетные фонды.