4.1 Возможности компьютерных систем бухгалтерского учета

Компьютерные бухгалтерские системы должны уметь:

– правильно производить арифметические расчеты;

– обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;

– осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;

– производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;

– обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды.

Для обеспечения указанных возможностей система должна иметь единую базу данных (БД) по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии, а также архивные материалы, любые данные из которых должны быть легко получены по запросу пользователя (7). В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут содержать различную информацию, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.

Весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основе первичных документов, поэтому первая задача любой бухгалтерской программы – автоматизировать ввод, создание, хранение учет таких документов. Некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить бухгалтеру эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочников вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряют и упрощают создание документов. Если в документах есть расчетная часть (например, следует отдельно выделить налог на добавленную стоимость – НДС), то программа автоматически выполнит нужные расчеты и самостоятельно выведет нужную сумму прописью. А бухгалтеру остается выполнить минимум операций – ввести только наименование товара, количество и цену без НДС.

Другие документы попадают в бухгалтерию из разных подразделений или от сторонних организаций. Данные из этих документов следует ввести в компьютер, не изменяя при этом никакой информации. Для ввода документа в компьютер хорошо бы использовать сканер с последующим автоматическим преобразованием отскаканного документа в удобный для хранения в программе вид. Но пока современные бухгалтерские программы не способны на это, поэтому бухгалтеру приходится вручную вводить нужную информацию, используя формы соответствующих документов.

Для облегчения ввода во многих программах используются различные справочники, которые существенно помогают при вводе множества однотипных документов. На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта трудоемкая и утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создает журнал операций на основе введенных документов, однако некоторые операции все же приходится выполнять вручную. В идеале весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать действующие расчетные нормативы. При этом система должна уметь легко изменять их по запросу пользователя. Важно, чтобы правильность расчетов проверялась с помощью специальных надежных методов и одновременно результаты заносились во все необходимые документы и таблицы.

В любой компьютерной бухгалтерской системе должен быть генератор отчетов, обеспечивающий все функции подготовки и печати документов. Чем мощнее эти средства, тем привлекательнее система для ее пользователей.

Так же важна возможность распечатки отчетов на различных по классу печатающих устройствах – матричных, струйных или лазерных принтерах. Пользователь не должен испытывать никаких проблем при подключении к своему компьютеру любых допустимых моделей принтеров или при смене одной модели на другую.

Ценность бухгалтерской системы во многом определяется ее возможностями по перерасчету прежних объектов учета в связи с новыми условиями (например, деноминацией). При таких пересчетах должно быть предусмотрено изменение данных во всех предыдущих документах и в текущей отчетности.

Современные бухгалтерские программы вышли за рамки автоматизации чисто бухгалтерской деятельности. Фирмы, производящие бухгалтерские программы, предлагают дополнительные программы по автоматизации учета кадров, складского учета, торговой деятельности. При этом все программы тесно связаны между собой и позволяют работать в едином информационном пространстве различным подразделениям организации.

Бухгалтерская программа реализует действия бухгалтера, но не подсказывает нужные действия. Следовательно, бухгалтер должен самостоятельно выбрать, что он должен сделать в то или иной ситуации. В идеальном варианте хотелось бы, чтобы любая задача, которую надо решить бухгалтеру, передавалась программе, и она автоматически выстраивала бы необходимую последовательность действий, предлагая бухгалтеру ввести нужную информацию.