9.2 Учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами

Выплата из кассы наличных денежных средств. Для оформления операций по выплате наличных денежных средств используется документ Расходный кассовый ордер. Открыть данный документ можно из соответствующего пункта меню Документы главного меню, из журнала, накапливающего данный вид документа. Чтобы оформить документ, необходимо:

– указать номер и дату документа;

– ввести номер корреспондирующего счета с клавиатуры или выбрать его из Плана счетов;

– нажать кнопку и из справочника двойным щелчком выбрать соответствующие объекты аналитики;

– нажать кнопку и выбрать двойным щелчком фамилию сотрудника из справочника (если корреспондирующие счета 70, 71, 73, 76);

– ввести основание для выдачи денег из кассы;

– ввести с клавиатуры или с помощью калькулятора сумму;

– нажать кнопку Печать для формирования печатной формы документа;

– нажать кнопку ОК для сохранения документа в журнале и, если необходимо, сформировать проводки, на вопрос Провести документ? ответить Да.

Отчет подотчетного лица об использовании наличных денежных средств. Для учета использования наличных денежных средств подотчетными лицами может использоваться документ Авансовый отчет. Открыть документ можно из соответствующего пункта меню Документы главного меню, из журнала, накапливающего данный вид документа. Информация в форму документа вводится по двум закладкам: Лицевая сторона и Оборотная сторона. Документ имеет печатную форму и формирует бухгалтерские проводки. В закладке Лицевая сторона необходимо:

– указать дату и номер документа;

– нажать кнопку и двойным щелчком выбрать из справочника фамилию сотрудника;

– указать назначение аванса, от кого получена сумма и дату выдачи суммы в подотчет;

– ввести с клавиатуры или с помощью калькулятора нужную сумму;

– указать количество прилагаемых к авансовому отчету документов;

– щелкнуть на закладке Оборотная сторона.

В закладке Оборотная сторона необходимо:

– указать дату или интервал дат совершения операции, номер документа;

– ввести с клавиатуры сведения о том, кому, за что и по какому документу произведена оплата;

– ввести с клавиатуры или выбором из Плана счетов корреспондирующий счет (для правильного отражения в учете поступления основных средств, нематериальных активов, материалов, услуг следует указывать субсчета счета 60 или 76);

– выбрать двойным щелчком из справочников объекты аналитики данного счета;

– ввести сумму (с НДС), сумму НДС (в том числе, если расходы оплачены с учетом НДС);

– установить режим вывода печатной формы на печать;

– нажать кнопки Записать, Печать и ОК для сохранения и проведения документа.

Поступление в кассу наличных денежных средств. Для оформления операций по поступлению в кассу наличных денежных средств используется документ Приходный кассовый ордер. Документ можно открыть из соответствующего пункта меню Документы главного меню, из журнала, накапливающего данный вид документа. Данный документ формирует проводки в зависимости от выбранного в форме документа режима Касса: рублевая или валютная и корреспондирующего счета, выбранного в поле Корреспондирующий счет. При покупке товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплате услуг и работ за наличный расчет в документе, как правило, указывается сумма НДС. Для этого в форме документа следует установить режим Указывать сумму НДС и указать ставку НДС.

При возврате в кассу денежных средств от подотчетного лица данный режим следует отключить. В остальном принципы оформления документа не отличаются от оформления расходного кассового ордера.

Кассовая книга. На основании введенных в программу кассовых ордеров можно сформировать кассовую книгу. Открыть ее можно из журнала Касса (кнопка Кассовая книга), из соответствующего пункта меню Отчеты главного меню. Перед формированием кассовой книги необходимо:

– указать период выведения печатной формы кассовой книги в реквизите Период с... по..., либо через окно Выбор периода;

– нажать кнопку ОК, подтверждая период выведения данного отчета;

– щелчком выбрать вариант печатной формы листа кассовой книги;

– нажать кнопку Сформировать.

Данный отчет, как и всякий другой отчет в программе «1С: Бухгалтерия версии 7.7», настраивается через окно настройки параметров отчета, в котором указываются основные режимы его формирования.