8.1 Работа с первичными документами

Отправным моментом повседневного бухгалтерского учета являются первичные документы, с которыми, главным образом, и имеет дело бухгалтер. В связи с этим компьютерные программы должны быть, в первую очередь, ориентированы на обслуживание документооборота бухгалтерами предприятия. Практически вся информация в программу «1С: Бухгалтерия» поступает из первичных бухгалтерских документов. Когда вводится или создается документ, программа автоматически вводит соответствующие записи в книгу операций. После ввода данных в журнал документ можно сохранить для дальнейшего контроля. При необходимости пользователь может просмотреть порожденные документом движения регистров (12).

Для того чтобы открыть ранее введенный документ для просмотра и редактирования, следует выбрать его в журнале и нажать клавишу Enter или выполнить на нем двойной щелчок мышью. По окончании просмотра и редактирования следует нажать кнопку ОК для сохранения сделанных изменений или кнопку Отмена для отказа от сохранения

Ввод документа. Для того чтобы ввести новый документ, выберите в меню Действия главного меню программы команду Ввести или нажмите клавиши Shift + F9. Далее из списка документов выберите вид документа и нажмите кнопку ОК, заполните выданный на экран диалог ввода документа. Для ввода документа в журнал нажмите кнопку ОК.

Выбор вида документа также можно производить из меню Документы. При вводе нового документа на основании существующего выберите в журнале документ, который будет служить основанием для ввода нового документа, в меню Действия главного меню Программы выберите команду Ввести на основании, из списка документов выберите вид документа и нажмите кнопку ОК. На экран будет выдан частично заполненный документ выбранного вида. В выданном на экран диалоге введите необходимые реквизиты документа, для ввода документа в журнал нажмите кнопку ОК.

Копирование документа. При копировании документа выберите в журнале документ, который необходимо скопировать, затем в меню Действия главного меню программы выберите команду Копировать. В выданном на экран диалоге исправьте необходимые реквизиты документа и для ввода документа в журнал нажмите кнопку ОК.

Удаление документа. Для удаления документа выберите в журнале документ, который необходимо удалить, в меню Действия главного меню программы выберите команду Пометить на удаление, в выданном на экран запросе подтвердите пометку на удаление документа, нажав кнопку ОК.

Создание документа. Для создания документа используют команду меню Документы. Рассмотрим процесс создания документа на примере оформления расходного кассового ордера. Предположим, следует выдать из кассы денежную сумму подотчетному лицу. Выбираем команду меню Документы => Расходный кассовый ордер, и на экране появляется форма для создания этого документа.

Необходимо заполнить нужные поля, воспользовавшись при этом справочниками. Суммы в поля документов можно вводить вручную, а можно воспользоваться встроенным калькулятором. Можно вычислить нужное значение, используя кнопки калькулятора или нажимая соответствующие клавиши на клавиатуре. Нажатием кнопки ОК, с экрана убирается калькулятор и нужное значение подставляется в поле ввода.

Печать документа. Форма документа в программе не соответствует реальному виду документа, который можно просмотреть при задании операции печати. При нажатии на кнопку Печать будет открыто окно с подготовленным для печати документом. Для того чтобы распечатать его на принтере, следует нажать на панели инструментов кнопку печати, при этом на экране появится диалог выбора принтера и настройки печати. Процедура печати запускается нажатием в окне диалога кнопки ОК. Чтобы закрыть окно с подготовленным для печати документом, нужно нажать кнопку закрытия окна, расположенную в правой части заголовка данного окна.

Проведение документа. При нажатии в окне формы кнопки ОК на экране появится диалог с вопросом о том, нужно ли провести данный документ. Нажатием кнопки Да информация будет добавлена в журнал операций. Можно открыть этот журнал и найти соответствующую запись.

Изменение документа. При необходимости можно изменить созданный документ, для этого следует найти его в соответствующем журнале документов и нажать кнопку Редактировать, чтобы открыть диалог редактирования документа. После нажатия кнопки ОК документ в журнале будет изменен и одновременно изменится запись в журнале операций.