86, Документаційні процеси та їх контролювання

Рух службових документів треба документально оформити, щоб, за потреби, службові документи завжди можна було знайти. Для контролювання можна документувати умовну познаку, назву, особу або підрозділ, де перебуває службовий документ, та час переміщування.

Система має простежити вихід службового документа, передавання від однієї особи до іншої та вертання у вихідне місце або у сховище, а також вилучання для знищування або передавання на постійне зберігання до архіву чи до будь-якої іншої уповноваженої сторонньої організації.

Контролювання руху службових документів та користування ними в документаційній системі необхідне, щоб:

a) визначити, які невиконані дії треба виконати;

b) уможливити пошук службових документів;

c) запобігти втратам службових документів;

d) контролювати використання систем безпеки і зберігання та ведення обліку дій зі службовими документами;

e) підтримувати здатність визначити операційне походження деяких службових документів, якщо системи об’єдналися або були переміщені.