61, Складання номенклатури справ та формування справ.

Н.С. – це систематизований перелік назв справ до яких входять д-ти подібні за змістом і належністю із зазначенням терміну їх зберігання. Розрізняють такі види Н.С.: типова, індивідуальна, рекомендована. Типова – складається для однорідних за характером та структури організацій – обов’язковий характер. Індивідуальна – відображає д-ти конкретної структури. Рекомендована – розроблена для того щоб уніфікувати групування д-тів структури певної категорії. До Н.С. включаються всі справи постійного та тимчасового зберігання в т.ч. реєстр.картки до д-тів і перехідні справи.Н.С. на наступний рік складається наприкінці поточного року; погоджується з архівним підрозділом і затверджується керівником. Відповідає за розробку керівник секретаріату. Основні принципи побудови Н.С.: єдність у підході до обліку, систематизації, опису, пошуку д-тів; застосування індексації д-тів, що забезпечує внесення д відповідних розділів Н.С. змін; збереження за Н.С. функцій обліку д-тів. Після закінчення ділового року в кінці Н.С.робиться підсумковий запис про кількість заведених справ. НС. реєструється в журналі реєстрації вихідних д-тів та підшиваються до справи з номенклатурами. Н.С. складаються в 3-х прим. (1-й в справі, 2-1 вивішується на внутрішному боці шафи де зберігається, 3-й направляється до архіву. Справа – це сукупність д-тів або д-т, які стосуються одного питання чи виду діяльності і зібрані в окрему обкладинку. Правила формування справ: 1. у справу підшиваються д-ти роботу з якими завершено; 2. підшиваються оригінали або завірені копії; 3. д-ти, що мають різні терміни зберігання групуються в різні справи; 4. д-ти з одного питання підшиваються в одну справу; 5. до справи вносять 1 прим. кожного д-та; 6. справа повинна мати не більше 250 арк. товшиною 30-40 мм.; 7. кожний д-т має бути належним чином оформлений; 8. групувати справи д-ти одного календарного року; 9. не підшивають д-ти що підлягають поверненню та чорнові варіанти; 10. д-ти розташовують в хронологічній послідовності. Заяви, скарги, пропозиції громадян формуються в окремі справи.Д-ти-додатки незалежно від їх дат групуються в одну справу з д-ми до яких вони додаються незалежно від дат якщо додат. має більше 250 арк. – формуються в окрему справу. Ті д-ти, які ЕК визнала такими, що підлягають знищенню, знищуються у підрозділах установ, про що складається відповідний акт.