39,Описання архівних документів: теорія, методика і практика

Описування арх. д-тів – це процес створення вторинної доку-ментної інформації шляхом аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації. Виконує функції: закріплення організованих систем д-тів та їх ідентифікації; проведення облікових робіт; створення систем фізич-ного та інтелектуального доступу до архівних д-тів. Мета – створення точних відображень інформації арх. д-тів, які б допомогли користувачеві зрозуміти їх зміст і визначити місцезнаходження д-тів. Структура описання: 7 інформ. зон (ідентифікації, історичної інформації, змісту і структури, умов доступу та користуваня. інформації про споріднені д-ти, приміток, авторської інформації).В ході описування архівісти користуються певними правилами які набувають характеру методологічних принципів: 1) принцип адекватності або відповідності інформації описуваному об’єкту; 2) принцип наступності та уніфікації; 3) принцип всебічності.В архівній практиці вироблено спец. методики для визначення доцільності складу і наповнення арх. довідників, встановлення черговості і обсягів робіт з розкриття фондів залежно від їх інформативності та інтенсивності користування ними.Серед головних методів описування виділяють: --метод аналітико-синтетичного оброблення інформації, який пе-редбачає перетворення за допомогою методів аналізу і син-тезу вихідних початкових д-тів у інші д-ти (цей процес може бути поділений на етапи: аналітичний, наукового синтезу).; номенклатурний метод – описові статті наближаються до формулювання НС, які визначають у діловодстві установ як попередню програму організації майбутніх справ на кожний рік.