7.3 Работа со справочниками и их редактирование

Различная информация, используемая программой во время работы, хранится в справочниках. Некоторая информация, например ставки налога, единицы измерения уже введена и не требует исправления. Во многих справочниках информацию следует ввести в начале работы с программой.

Справочники вызываются командой меню Справочники. Перечень справочников также вызывается командой Справочники в меню Операции. Выбрав одну из команд вложенного меню, вы открыть соответствующий справочник. Для каждого справочника открывается отдельное окно.

Код объекта является уникальным для данного справочника и позволяет ссылаться на этот объект из других мест программы. Значение объекта – произвольная строка, введенная пользователем (обычно это название объекта). Для каждого объекта хранится история изменений его значений. Список доступных пользователю справочников определяется на этапе настройки конфигурации и впоследствии не изменяется, однако пользователь может редактировать существующие справочники, добавляя и убирая из них информацию.

Принципы работы с любым списком в программе «1С: Бухгалтерия» одинаковы: нажав кнопку Новая запись, можно добавить новую запись в список, а нажав кнопку Редактировать можно изменить текущую запись. Для того чтобы сделать запись текущей, по ней следует щелкнуть мышью. Для просмотра текущей записи требуется нажать кнопку с изображением лупы. Нажав кнопку Копировать, можно создать еще одну запись, скопировав в нее информацию из текущей, а нажатием кнопки Пометить на удаление можно пометить запись для удаления. Нажав кнопку с изображением вопроса, вы сможете прочитать небольшую справку о редактируемом списке. Все эти кнопки следует использовать при работе с любым справочником.

Рассмотрим порядок заполнения отдельных справочников. Справочник Банковские счета хранит информацию о банковских счетах предприятия. Эти данные используются для формирования платежных документов. С помощью соответствующих кнопок можно распечатать справки о рублевых и валютных счетах фирмы.

Информация о расчетном счете вводится в карточку по закладкам. В закладку Счет вводится информация о названии банка, корреспондентском и расчетном счетах. В этой закладке также устанавливается или отключается (если расчеты ведутся через другой банк или через филиал головного банка) режим Прямые расчеты. В закладку Дополнительные вносится информация об адресе банка, о дате открытия и закрытия счета, в ней устанавливается также признак счета, рублевый или валютный.

При появлении сообщения Возможно, номер расчетного счета или БИК указан неверно нужно, закрыть окно сообщений кнопкой закрытия окна в левом верхнем углу. Затем двойным щелчком или с помощью инструмента Изменить (открыть) открыть карточку счета и проверить правильность внесения информации.

Аналитический учет по подразделениям ведется на счетах 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и 79 «Внутрихозяйственные расчеты». Кроме того, информация из этого справочника подразделений используется для регистрации основных средств и нематериальных активов, а также оформления кадровых приказов. Если на предприятии несколько подразделений, то целесообразно первое из них ввести в режиме Редактирование, имеющегося в справочнике элемента Основное подразделение, а остальные ввести в справочник в режиме Ввод нового элемента.

Чтобы внести в список подразделение предприятия, необходимо:

– нажать инструмент Изменить (открыть) и отредактировать название Основное подразделение;

– с помощью инструмента Новая строка ввести названия остальных подразделений.

Справочник контрагентов содержит информацию о юридических и физических лицах и используется для ведения аналитического учета. Информация о договорах, заключенных с контрагентом, этапах работ, расчетных счетах контрагента вносится в карточку Сведения о контрагенте. Контрагентов можно объединять в группы, так как этот справочник является трехуровневым.

Чтобы ввести в справочник данные о новом контрагенте, в открытом справочнике необходимо:

– нажать инструмент Новая строка или клавишу Insert;

– ввести название контрагента для выбора из справочника;

– ввести полное название контрагента, которое будет использоваться для оформления документов и соответствующую названию поля информацию о контрагенте в форму элемента справочника;

– нажать на кнопку Записать;

– нажать кнопку выбора и создать новый договор, и затем двойным щелчком выбрать его из справочника. Указанный в этом поле договор будет по умолчанию подставляться в документы типовой конфигурации в шапку документа в соответствующий реквизит;

– нажать кнопку Договоры (появится соответствующий справочник).

Оформление договоров, заключенных с контрагентом, происходит следующим образом. После открытия подчиненного справочника Договоры можно ввести информацию о заключенных договорах с контрагентом, этапах выполнения работ по этим договорам и документам, по которым вы хотели бы производить аналитический учет о сотрудничестве с данным контрагентом. Так как этот справочник – многоуровневый, то перечисленные объекты аналитического учета можно объединять в группы. Срок платежа в форме элемента указывается лишь в том случае, когда в расчетах возникает кредиторская или дебиторская задолженность. Эта информация будет использоваться для распределения задолженности по срокам ее погашения в регламентированных отчетах.

Для ввода нового договора необходимо:

– нажать инструмент Новая строка или клавишу Insert;

– ввести название договора или документа, являющегося основанием расчетов, указов, если нужно, срок платежа;

– закрыть окно.

Информация о расчетном счете контрагента вводится в подчиненный справочник, который может быть вызван нажатием на закладке Расчетные счета и затем кнопки Добавить. Информация в Карточку счета вводится аналогично информации о банковских счетах организации. В случае ведения контрагентом расчетов с организацией через филиал головного банка или через другой расчетный банк карточка расчетного счета оформляется так же, как в справочнике Банковские счета.

В рассматриваемой типовой конфигурации справочник может содержать до трех уровней. Например, создав группу Налоги в справочнике Контрагенты, можно создать в ней подгруппы Федеральные и Территориальные и использовать их для хранения банковских реквизитов различных фондов. Кроме того, можно разделить всех контрагентов предприятия на группы Поставщики и Покупатели, а эти группы, в свою очередь, подразделить на подгруппы, например Физические лица и Юридические лица. Для создания новой группы необходимо:

– нажать инструмент Новая группа;

– написать название группы;

– нажать кнопку ОК.

Довольно часто бывает необходимо объединить элементы в группу по какому-либо признаку. В этом случае необходимо:

– в левой части окна открыть дерево групп, щелкнув на знаке плюс рядом с названием Контрагенты;

– в дереве групп левой части окна справочника щелкнуть на названии группы, в которую нужно перенести элементы или папки;

– в правой части окна справочника щелкните на элементе или папке, которые следует перенести в группу, отмеченную в левой части окна;

– нажать инструмент Перенести в группу.

Этот способ подходит для переноса, как элементов, так и групп в любом многоуровневом справочнике.