Организация документооборота

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции на счетах бухгалтерского учета.

Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

1. первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;

2. при приеме документов должна проверяться правильность арифметических вычислений;

3. документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;

4. все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление с указанием даты исправления;

5. по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы.

На начальном этапе составления графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, работающих с первичными документами. В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первичных документов и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию.

В соответствующем приказе руководителя организации также должна устанавливаться ответственность за несвоевременное предоставление документов в бухгалтерию.

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет ответственность.

Контролю подлежат также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера. На этом этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер для оптимизации документооборота устанавливает:

1. перечень первичных документов, применяемых на предприятии;

2. список работников, имеющих право подписывать данные документы, и несущих ответственность за правильность их оформления и своевременность предоставления в бухгалтерию;

3. рабочую схему действующих отделов организации;

4. порядок движения каждого документа между отделами предприятия и крайний срок предоставления документов конечному потребителю информации;

5. график движения документов внутри бухгалтерии.

После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

При составлении графика документооборота учитываются требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.

Рациональная организация документооборота усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета, необходимую при управлении предприятием.

Калькуляция