Порядок ведения учетных регистров и способы исправления ошибок в них

Записи в учетные регистры выполняются чернилами или шариковой ручкой, а также при использовании пишущих машин и на ПВМ. Записи должны быть краткими, четкими, разборчивыми, без подчисток и помарок. Нельзя производить записи над строками и между строк.

Существуют следующие способы записей в учетные регистры:

1. Линейно-позиционный способ записей в учетные регистры применяется для учета расчетов с покупателями, поставщиками, подотчетными лицами и т.д. При этом способе дебетовые и кредитовые обороты отражаются по одной позиции (линии), что дает возможность выявить дебиторскую или кредиторскую задолженности.

2. В случае шахматной формы записи хозяйственная операция записывается одновременно по дебету и кредиту счетов один раз. Такая запись дает возможность определить, проконтролировать и проанализировать совершившуюся хозяйственную операцию через корреспонденцию счетов.

После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах по окончании месяца по каждой графе подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости, или другим способом, и заносят в Главную книгу.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Заполняя учетные регистры, бухгалтер может допускать ошибки, которые подразделяются на локальные и транзитные.

Локальные ошибки – это ошибки, когда информация искажается только в одном учетном регистре (например, неправильно поставлена дата).

Транзитные ошибки – это ошибки, которые автоматически проходят через несколько учетных регистров (например, неправильная запись суммы в журнале хронологической регистрации ведет к ошибкам на счетах, в оборотной ведомости и балансе).

Для исправления ошибок используются различные способы:

1. Корректурный способ исправления ошибок. Этот способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и написании выше правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом зачеркивать надо всю сумму, даже если ошибка только в одной цифре. При исправлении ошибки должна быть указана дата, подтвержденная подписью лица, производившего исправление. При этом делается запись «Исправлено». Оговорка дается на полях книги, карточки, и т.д., против строки исправленной записи. Неоговоренные исправления в учетных регистрах бухгалтерского учета не допускаются.

Корректурным способом пользуются для исправления описок, неправильного подсчета итогов, а также для записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке.

Этот способ применим, если ошибки обнаружены до перенесения итогов регистра в Главную книгу. После перенесения итогов исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляет справку, в которой со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись сделана. Такая справка представляет собой документ бухгалтерского оформления и является основанием для исправления бухгалтерской ошибки. Данные справки заносят в Главную книгу отдельной строкой, где они хранятся при соответствующих учетных регистрах обособленно.

Корректурный способ применяется и для исправления ошибок в регистрах аналитического учета в тех случаях, когда соответствующие записи в синтетическом учете сделаны правильно.

Когда в учетных регистрах итоги подведены, составлен баланс, корректурный способ не допускается. Ошибка может быть исправлена в следующем отчетном периоде, т.к. необходимая отчетность уже представлена в налоговые и др. органы.

2. Способ дополнительной проводки применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной, а корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало. Исправление допускается обычной записью на сумму разницы путем составления второй бухгалтерской проводки с аналогичной корреспонденцией счетов.

3. Метод «красное сторно» применяется при исправлении ошибок корреспонденции счетов и когда бухгалтерская проводка составлена правильно, но записанная сумма больше, чем по хозяйственной операции.

Ошибка, обнаруженная в бухгалтерском учете, «сторнируется», т.е. ранее сделанная в учете запись повторяется красными чернилами, и происходит вычитание предыдущей, уже записанной суммы, после данной операции приравниваемой к нулю.

После этого делается правильная запись. Тем самым признается, что исправленная новая запись есть первоначальная запись.

Этот способ может быть отражен в учете и до, и после подведения итогов в учетных регистрах и составления отчетности.