Порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия и издается приказ руководителя организации о проведении инвентаризации. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. В их состав входят представители администрации (включая главного бухгалтера), работники бухгалтерской службы, другие специалисты. В их состав можно включать представителей службы внутреннего аудита и независимых аудиторских организаций.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии следует получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, с указанием «До инвентаризации на «____» (дата)», что служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает:

1. полноту и точность проверки о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств;

2. правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в 2-х экземплярах.

Инвентаризационные описи заполняются без помарок и подчисток. Допущенные ошибки исправляются во всех экземплярах описей.

Незаполненные строки в описях прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, составляются отдельные описи.

На непригодные к использованию ценности составляется отдельная опись, с указанием причин приведших эти ценности к непригодности.

Ценности, поступившие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по отчету после инвентаризации.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время проведения инвентаризации». Одновременно на приходном документе за подписью председателя комиссии делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера, в процессе инвентаризации ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформление производится аналогично поступившим ценностям во время инвентаризации.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно до открытия склада и т.д., заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводится контрольные проверки правильности ее проведения, обязательно до открытия склада и т.д., где проводилась инвентаризация.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризации и выборочные инвентаризации, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Если по окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки, то результаты оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Если при инвентаризации имущества были выявлены отклонения от учетных данных, то составляются сличительные ведомости.

В них отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей (на ценности, не принадлежащие организации составляются отдельные сличительные ведомости). Суммы излишков и недостач ценностей указываются в сличительных ведомостях в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Оценка неучтенных ценностей должна быть произведена с учетом рыночных цен на дату выявления.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных и сличительных ведомостей.

По окончании инвентаризации комиссия составляет протокол, отмечая в нем свои решения и предложения, который утверждается руководителем предприятия. Затем определяется порядок регулирования выявленных разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Выявленные расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

1. Ценности, оказавшиеся в излишке приходуются и подлежат зачислению на финансовые результаты предприятия, с последующим установлением причин излишка и виновных лиц.

2. Убыль ценностей в пределах норм списывается по распоряжению руководителя предприятия на затраты (расходы на продажу) организации.

3. Недостача ценностей, а также их убыль сверхустановленных норм, относится на виновных лиц.

4. Когда виновные лица не установлены или о взыскании с них ущерба отказано судом, убытки от недостач имущества и его порчи списываются на финансовые результаты предприятия.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

Бухгалтерская отчетность