Классификация документов

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов, которые для правильного применения классифицируются по однородным признакам:

1. По назначению.

2. По порядку составления.

3. По способу отражения операций.

4. По месту составления.

5. По порядку заполнения.

1. По назначению документы делятся на:

1. Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции, однако они не подтверждают факта ее осуществления, а поэтому не являются основанием для учетных записей. Например, приказы, платежные поручения и др.

2. Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, акт приемки-передачи основных средств и др.

3. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции, различные виды справок и расчетов и др.

4. Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада, а также оформление фактической выдачи и др.

2. По порядку составления документы бывают:

1. Первичные документы составляются на каждую хозяйственную операцию в момент ее совершения. Например, приходный и расходный кассовый ордера, акты на списание основных средств и др.

2. Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости и др.

3. По способу отражения операций документы подразделяются на:

1. Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете. Например, расчетно-платежные ведомости и др.

2. Накопительные документы составляются в течение определенного периода для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Например, лимитно-заборные карты, наряды и др. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный документ представляет собой первичный документ, составленных постепенно путем накапливания операций.

4. По месту составления документы бывают:

1. Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, накладные, акты и др.

2. Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия и поступают на него в оформленном виде. Например, полученные счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

5. По порядку заполнения документы подразделяются:

1. Документы, составленные ручным способом заполняются вручную, либо на пишущей машинке.

2. Документы, выполненные с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию об операциях в момент их совершения.

Классификация документов

По назначению

Проверка, обработка, порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме и арифметически.

При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность и целесообразность совершенной хозяйственной операции.

Первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству к исполнению не должны приниматься. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов, главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Документы, поступившие как основание для начисления заработной платы или прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалтерия при составлении документов.

Проверка документов по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, все цифры в нем четко заполнены, и отражены содержание операции и все необходимые реквизиты.

После этого проводится арифметическая проверка документов, которая сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки документов.

Таксировка выполняется путем умножения количества на цену.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы.

Контировка документов заключается в определении счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в документах хозяйственные операции.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки и передают на хранение в текущий архив, где обеспечивается их сохранность и удобство хранения. Каждый документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. На обложке папки указывают наименование предприятия, название и порядковый номер папки, год, месяц и количество листов в папке.

Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел.

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера.

Законом РФ «О бухгалтерском учете» установлено, что изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговой инспекцией и полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия могут дооформить эти тома.

Организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, установленных согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

Годовые бухгалтерские отчеты, балансы, пояснительные записки к ним, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов, годовые отчеты по финансированию, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и объяснительные записки к ним – хранятся 10 лет, а при сдачи в государственный архив – постоянно.

Лицевые счета работников предприятия хранятся 75 лет – «В».