7.4 Документы и журналы

Документ – одно из основных понятий системы «1С: Предприятие». При помощи документов организуется ввод в систему информации о совершаемых хозяйственных действиях, ее просмотр и, если необходимо, корректировка.

В большинстве своем документы, которые создаются в процессе настройки конфигурации задачи, являются электронными аналогами стандартных бумажных документов, однако, использование этого типа данных может выходить далеко за рамки простой фиксации информации о хозяйственных операциях. В большинстве документов можно выделить две основные части: заголовочная часть и табличная, или многострочная, часть. Как правило, в заголовочной части содержатся реквизиты, которые являются общими для всего документа. Например, в счете на оплату в заголовочную часть помещаются установочные данные документа – номер и дата, а также сведения о плательщике и получателе платежа. Для обозначения заголовочной части документа в системе «1С: Предприятие» используется термин шапка (документа).

Табличная часть документа представляет собой список однотипных строк с информацией. Например, в уже упоминавшемся счете на оплату табличная часть – это перечень товаров или услуг, подлежащих оплате. Помимо наименований, табличная часть документа может содержать также разнообразную дополнительную информацию – стоимость товаров или услуг, количество, объем, вес и многое другое. В большинстве случаев табличная часть используется для формирования общей суммы документа. Структура документа в системе «1С: Предприятие» может содержать только одну табличную часть.

Документы подразделяются на виды, каждый из которых предназначен для хранения специфической информации о хозяйственной операции определенного типа, например приход денег в кассу. При выборе пользователем необходимого документа на экране появляется окно, объединяющее форму документа и инструментальную панель, позволяющую выполнять различные действия при работе с документом.

Пользователю доступны следующие действия:

– изменение вводимых данных документа;

– добавление, удаление и копирование строк в табличной части документа;

– сохранение изменений;

– переход к описанию документа;

– получение краткой справки по элементам формы документа.

Некоторые документы создаются в программе, после чего распечатываются на принтере, а некоторые вводятся на основе имеющихся оригинальных документов. Для ввода и создания документов используется команда меню Документы, а для редактирования и просмотра существующих документов удобно воспользоваться командой Журналы. Отметим, что для удобства работы однотипные документы объединяются в журналы.

Для оформления хозяйственной операции наряду с документами типовой конфигурации используется объект программы Операция. Он позволяет занести в систему информацию о хозяйственной операции и зафиксировать дату и время совершения операции, сумму операции, и некоторые дополнительные сведения.

Основным элементом операции является проводка, в которой указывается счет дебета и счет кредита, объекты аналитики, если необходимо, количество товароматериальных ценностей, количество единиц валюты (по валютным счетам), сумма проводки. Кроме того, для более полного отражения в учете, указывается дополнительная информация, характеризующая смысл операции в целом. Поле Сумма операции может заполняться пользователем или рассчитываться программой автоматически. Кнопки, имеющиеся в форме объекта Операция, имеют следующее назначение:

– ОК – запись операции и после этого закрытие окна формы;

– Записать – запись операции без закрытия окна;

– Закрыть – закрытие окна, если не было корректировки (если операция редактировалась, то при нажатии кнопки предлагается записать операцию).

Операции могут вводится в систему автоматически на основе документов или вручную. На основе документа операция вводится путем ввода соответствующего документа. Все необходимые реквизиты операции в этом случае заполняются автоматически.

Если операция вводится пользователем «вручную», система «1С: Предприятие» автоматически создает документ Операция и открывает для редактирования форму операции. В этом случае все реквизиты операции пользователь вводит самостоятельно.

Операция, как и все остальные объекты программы, может быть открыта различными способами. Например, из журнала Операции, Журнала операций, из Журнала проводок, Общего журнала, из соответствующего пункта меню Документы главного меню.

Все оформленные в программе операции и документы попадают в соответствующие их виду журналы. Информация по операциям отражается в нескольких журналах: Журнале операций, Журнале проводок. Как показал опыт, на первом этапе освоения программы лучше всего использовать Журнал операций. Журналы операций и проводок позволяют выполнять отбор информации, сформированной документами и операциями. И в том, и в другом журнале для этого используются соответствующие кнопки на панели инструментов журналов: Отбор по значению и Отобрать по колонке. И в том, и в другом журнале есть инструменты для открытия формы операции, ввода нового документа и типовой операции и т.д. Отличает их друг от друга только способ отражения информации документов и операций.

Журнал операций отражает информацию и по тем документам, которые формируют проводки, и по тем, что их не формируют, например Платежное поручение, Счет, Доверенность, так как по умолчанию включен режим Все документы включать в Журнал операций в режиме Общая настройка.

Кроме того, этот журнал может отражать проводки, сформированные документами и операциями, при включенном режиме Показывать проводки. Установить его можно через соответствующий пункт меню Действия главного меню. При этом в верхней части окна Журнала операций отражаются основные данные по оформленным документам и операциям, а в нижней – проводки отмеченного в верхней части документа (операции).

Из Журнала операций можно открыть другой важный журнал, отражающий проводки документов и операций, Журнал проводок. Но, в отличие от первого, он может накапливать только те документы, которые автоматически формируют проводки. Просматривать проводки операций и документов в Журнале проводок удобно в режиме разделения проводок по номерам журналов. Для включения этого режима следует щелкнуть на соответствующей позиции в экранной форме журнала.

Чтобы вызвать журнал, выберите в меню Журналы соответствующий вид или в меню Операции команду Журналы, указав имя журнала в списке. Для просмотра журнала используются клавиши управления курсором и линейки прокрутки. Каждая строка журнала является записью о документе. Записи в журнале сортируются по дате, а внутри даты – по времени ввода документа в журнал.

Быстрый переход в начало или конец журнала осуществляется клавишами Номе и End. Документ считается выбранным, когда курсор стоит на строке с записью о документе в любой графе журнала.

Интервал видимости определяет, за какой период времени будут видны документы при просмотре журнала. Текущий интервал видимости отображается в заголовке окна журнала в скобках после названия журнала.

Интервал видимости устанавливается двумя способами – автоматически и вручную. Когда окно с журналом вызывается на экран, интервал видимости автоматически устанавливается таким, как определено в настройке параметров журнала (Сервис => Параметры), предположим, от начала до конца года. Данная настройка сохраняется вплоть до ее изменения. Для временного изменения интервала видимости записей журнала следует выбрать команду Интервал из меню. На экране появится окно Параметры журнала, в соответствующих полях которого необходимо указать начальную и конечную даты интервала видимости документов. Следует помнить, что эта настройка сохраняется только до тех пор, пока открыто окно журнала. Для длительного изменения интервала видимости следует воспользоваться настройкой из меню Сервис => Параметры. Необходимо помнить, что при просмотре журнала будут видны только те документы, даты которых попадают в установленный интервал.