37,Організація документів на рівні архіву та архівного фонду. Теорія фондування

За базовою класифікаційною одиницею організації документів у межах архівного фонду є справа (одиниця зберігання, одиниця обліку). Вона може складатися з одного, частини одного, кількох документів, що мають самостійне значення. Організація документів у межах архівного фонду ґрунтується на схемі систематизації документів - переліку одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначена для розміщення документів фонду за цим поділом. Одиницями поділу є відділи, розділи, рубрики і т.д. Складання схеми систематизації вимагає знання історії, структури, компетенції, особливостей діяльності фондоутворювача, його системи діловодства. Воно передбачає охоплення всіх документів архівного фонду. Групування проводиться за методом дедукції, тобто від загального до конкретного, за однією і тією самою ознакою, при чому ознаки групування визначають у кожному конкретному випадку залежно від наукової і практичної цілей. Розподіл починають за основною ознакою, притаманною для всього фонду, і закінчують за ознаками, характерними для окремих, найменших груп документів. Процес групування справ фонду здійснюється з урахуванням таких ознак: структурної, що фіксує належністю до структурних пiдрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли; хронологічної, що відображає час появи документів (рік, місяць, число); галузевої, функціональної, тематичної, що встановлюють галузеву належність і функції фондоутворювача та тематикою документів;номінальної, що відображає належність до конкретного виду одиниць зберігання чи виду документів;авторської - для групування справ за авторською належністю (юридична чи фізична особа);кореспондентської - для групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами;географічної - для групування справ за окремими адміністративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села) [58].

Крім того, враховують і такі ознаки, як мова документів, формат, оригінальність, носій.У кожному конкретному випадку визначають головні і другорядні ознаки. До головних найчастіше належать структурна і хронологічна, рідше - галузева, географічна, авторська. Вибір головних ознак зумовлюється особливостями діяльності фондоутворювача, складом і змістом документів, цілями групування. Вид схеми організації фонду визначають згідно з ознаками, за якими здійснюють два перші поділи документів фонду. Схеми бувають структурно-хронологічні; галузево-хронологічні; функціонально-хронологічні; номінально-хронологічні; географічно-хронологічні і т.д. Для фондоутворювачів, які припинили своє існування, найчастіше застосовують хронологічно-структурну схему, групуючи документи за роками, а потім за структурними підрозділами.