4.5 Общая методика работы с бухгалтерской программой

Начинать работу с бухгалтерской программой удобнее всего с начала года или с момента образования предприятия (3). В противном случае придется ввести всю необходимую информацию за предыдущие месяцы, чтобы программа смогла правильно работать. Корректный перенос данных из одной бухгалтерской программы в другую затруднен, поэтому если ранее учет велся в иной программе, вряд ли возможно автоматически перенести данные в новую программу.

В начальной стадии работы с любой программой следует настроить ее на особенности бухгалтерского учета в конкретной организации. Достаточно ввести сведения об этой организации, но довольно часто может потребоваться изменить план счетов, заложенный в программе. Иногда следует изменить правила автоматического создания некоторых проводок, тогда обязательно понадобится помощь специалиста, и начало работы с программой отодвинется на некоторое время, пока специалист не внесет в нее изменения.

После настройки программы следует ввести остатки по счетам, и можно начинать с ней работу. Обычная ежедневная работа с программой заключается во вводе первичных документов. Любой документ, поступивший в бухгалтерию, должен быть введен в информационную базу. Когда документ создается в бухгалтерии, то для его создания следует пользоваться средствами бухгалтерской программы.

В большинстве случаев при вводе и создании документа автоматически формируются связанные с ним проводки. Если программа не создает проводок для некоторых документов, а такие проводки необходимы, следует ввести их вручную. Желательно не откладывать ввод проводок, а выполнять эту операцию одновременно с вводом документов.

Некоторые стандартные операции следует выполнять ежемесячно. К ним относятся начисление зарплаты, отражение стоимости незавершенного производства, начисление амортизации и др. В конце месяца следует закрывать некоторые счета, чтобы рассчитать фактическую себестоимость и определить прибыль или убыток. В большинстве случаев бухгалтер должен дать указания программе на выполнение одной из таких операций, после чего программа самостоятельно выполнит все необходимые действия. Эти операции автоматически создают необходимые проводки, но многие бухгалтера проверяют данные проводки и вручную их корректируют.

Иногда для расчетов заработной платы, торгового и складского учета используют специальные программы. В этом случае проводки в бухгалтерскую программу можно внести различными способами. Если программы не совместимы друг с другом, все проводки вводятся вручную. Если программы способны обмениваться данными в одинаковом формате, следует экспортировать информацию из программы работы с зарплатой или складом, а затем импортировать эту информацию в бухгалтерскую программу.

При работе с комплексной программой, которая ведет бухгалтерский учет, кадровый и складской учет в одной информационной базе, вся информация передается автоматически. Такой вариант наиболее удобен, но комплексные программы в освоении более сложны и значительно дороже базовых версий.

По мере необходимости для контроля правильности введенных проводок и получения бухгалтерских итогов следует формировать оборотную ведомость и другие нужные отчеты. Эти отчеты создаются автоматически на основании информации из журнала проводок. Для формирования нужного отчета обычно надо ввести некоторую дополнительную информацию (даты начала и окончания отчетного периода, номера счетов).

Если программа давно не обновлялась или не настроена на современные особенности ведения учета, эти отчеты будут единственными, которые вы сможете получить. На их основе вручную можно составить отчеты, требуемые налоговыми органами, внебюджетными фондами и статистическими организациями. В случае настроенной и обновленной программы составление отчетов в государственные организации многие программы выполняют автоматически. Правда, большинство бухгалтеров вручную проверяют полученные результаты, потому что цена возможной ошибки слишком велика.

Отдельно следует остановиться на ведении налогового учета в современных бухгалтерских программах. Принципы ведения налогового учета иные, чем для бухгалтерского учета, но на практике автоматизированный налоговый учет аналогичен бухгалтерскому. Необходимо вводить некоторые документы, просматривать при необходимости регистры налогового учета и формировать необходимую налоговую отчетность. При этом для налогового учета большая часть исходной информации берется из данных бухгалтерского учета.

Такова общая методика бухгалтерского учета с использованием компьютерных бухгалтерских программ. Принципы работы в различных бухгалтерских программах чрезвычайно похожи друг на друга.