2.4 Автоматизированные системы учета и системы управления

в финансово-хозяйственной деятельности организации

В России информационные системы предприятий создавались, исходя из потребностей финансово-хозяйственной деятельности (ФХД). За десятилетия информационные системы прошли определенные этапы развития. На каждом из них существовал свой основной объект, на основе которого строился программный продукт: проводка, документ, операция (6).

На первоначальном этапе информационные системы большинства предприятий, в лучшем случае, представлены системами учета, а не системами управления. Говорить о системе управления можно лишь при появлении в явном виде в программном продукте самого объекта управления в виде сделки (процесса, заказа). Поэтому автоматизация управления сегодня – это, в основном, автоматизация различных областей учета, документооборота с целью оперативной подготовки информации для принятия руководителями различных уровней обоснованных управленческих решений.

Система учета необходима для получения оперативных фактических данных о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации. Она призвана обеспечить сбор, хранение, обобщение необходимой информации. Различают три вида учета: оперативный, статистический и бухгалтерский, каждый из которых имеет свою специфику, круг наблюдаемых явлений, задачи и методы наблюдения. Дополняя друг друга, они составляют единую систему учета в РФ.

Оперативный учет используется для регистрации, наблюдения и контроля отдельных явлений финансово-хозяйственной деятельности организации с целью повседневного руководства ею. Сведения оперативного учета собираются на определенную дату устно, по телефону, по телеграфу, телефаксу или отсылаются по почте в виде срочных извещений руководству организаций, собственникам (участникам, учредителям) и государственным органам, если это предусмотрено законодательством РФ. С помощью оперативного учета в организациях осуществляют повседневный оперативный контроль за ходом выпуска и продажи продукции и расходованием фонда заработной платы, своевременным приобретением материальных ценностей, осуществлением расчетов с поставщиками и покупателями. Такая информация необходима для соответствующих оперативных выводов и разработки конкретных рекомендаций, устраняющих негативные явления и выявляющих дополнительные резервы с последующим их использованием в производстве.

Статистический учет отражает и обобщает массовые явления и их закономерности в финансово-хозяйственной деятельности организаций, общественной жизни и природе. Он тесно связан с другими видами хозяйственного учета, использует данные оперативного и бухгалтерского учета, имеет свои особые приемы сбора данных (переписи, анкеты, опросы), и способы обработки этих данных (группировка, сводка, исчисление различных показателей: средних, индексов, коэффициентов корреляции). Данные статистического учета используются для экономического анализа и прогнозирования на текущий и перспективный периоды в разрезе отдельных организаций, экономического региона и страны. Статистика не ограничивается отражением процессов материального производства. Она охватывает все стороны экономической и общественной жизни, показывает численность и состав населения, рождаемость и смертность людей, материальный и культурный уровень жизни народа, переоценку основных фондов, инфляционные процессы, явления политической жизни страны.

Бухгалтерский учет представляет собой глобальную информационную систему о результатах текущей хозяйственной деятельности фирмы, предназначенную для оперативного управления и обеспечения финансовой и статистической отчетности фирмы (21). Бухгалтерский учет в отличие от остальных видов учета:

1) является документально обоснованным учетом;

2) непрерывен (изо дня в день) во времени и сплошной по охвату (без всяких пропусков) всех изменений, происходящих в финансово-хозяйственной деятельности организации;

3) применяет особые, только ему присущие способы обработки данных (бухгалтерские счета, двойная запись, баланс).

Целью бухгалтерского учета является создание информационной базы для управления. В зависимости от целевого назначения информации, состава ее пользователей различают бухгалтерский финансовый учет и бухгалтерский управленческий учет.

Управленческий учет не представляет собой учет в узком смысле как систему сбора, регистрации и обобщения информации. Это скорее система управления предприятием, интегрирующая в себе различные подсистемы и методы управления и подчиняющая их достижению единой цели (11). В последнее время возрастает интерес к управленческому учету, который становится необходимым инструментом для управления современными организациями, позволяющий повысить их конкурентоспособность, прибыль и контроль над хозяйственными рисками.

У современных компаний возрастает потребность в сочетании бухгалтерской и нефинансовой информации, необходимой для принятия управленческих решений. Данные бухгалтерской отчетности, традиционно используемые при анализе объектов управления и принятия решений, перестали быть исчерпывающими с точки зрения полноты информации. Это связано с усложнением объектов управления и расширением числа неэкономических и нефинансовых факторов, влияющих на деятельность организаций.

Принципиальным отличием систем управленческого учета от бухгалтерского является тот факт, что системы управленческого учета контролируют и учитывают гораздо большее количество параметров и автоматизируют гораздо большее количество бизнес-процессов. Кроме того, системы управленческого учета позволяют вести консолидированный учет в разрезе сразу нескольких предприятий. Функциональность систем управленческого учета на порядок выше, чем систем бухгалтерского. Это и управление проектами, управление задачами, количественные показатели, управление ремонтами и сервисом и другие функциональные участки.

Управленческий учет тесно увязан с организационной структурой управления организации, с распределением полномочий и ответственности между различными подразделениями аппарата управления. Считается, что система управления является ведущим, а система учета – обеспечивающим звеном в финансово-хозяйственной деятельности организации.

Разработчики автоматизированных систем управления утверждают, что постановка и автоматизация управленческого учета позволит руководителям компаний получать полную и достоверную информационную базу для принятия максимально эффективных управленческих решений. Однако программы автоматизации управленческого учета и системы управления взаимоотношениями с клиентами (CSRP) не получили широкого распространения (19). Более того, пока организации в основном пользуются системами учета, а не системами управления финансово-хозяйственной деятельностью.

Для реализации информационного процесса бухгалтерского учета требуются соответствующие формы организации работы, технические средства, методы и способы преобразования данных, а также персонал определенной квалификации. Все это и составляет автоматизированную информационную систему бухгалтерского учета.

Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета (АИСБУ) выполняет следующие функции:

– ведение бухгалтерского учета всех хозяйственных операций: денежных средств и расчетов с контрагентами; производственных запасов; основных средств и нематериальных активов; капитальных и финансовых вложений; готовой продукции и ее реализации; фондов, резервов и займов;

– ведение учета и анализа финансовых результатов и использования прибыли;

– разработка принципов и ведение производственного учета, используемого для целей внутрифирменного управления и составляющего коммерческую тайну фирмы;

– предоставление данных для финансового учета и отчетности;

– сбор статистических данных и ведение статистического учета.

Любой учет строится на документах. В документах зафиксирована информация о произошедших на предприятии процессах. И естественно, чем больше документов накапливается, тем сложнее их обработать. Основной задачей автоматизации учета является избавление пользователей от рутинной обработки учетной информации.