6.3. Учетные регистры

После обработки первичных документов их данные записывают в учетные регистры с указанием корреспонденции счетов.

Учетные регистры – это таблицы специальной формы, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Грамотно построенная система учетных регистров позволяет:

• аккумулировать всю необходимую информацию;

• группировать информацию в необходимых синтетических и аналитических разрезах;

• обеспечивать удобство использования информации;

• обеспечивать рациональное отражение операций в учетных регистрах (простота заполнения, отсутствие излишнего дублирования информации и т. д.).

Последнее условие особенно важно в условиях ручной обработки информации, что характерно для организаций малого бизнеса.

Записи в учетные регистры могут производиться ручным способом или с помощью персональных компьютеров (ЭВМ). Правильность отражения хозяйственных операций в учетных регистрах обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. При хранении регистров бухгалтерского учета должна быть обеспечена защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в учетном регистре должно быть санкционировано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы.

Бухгалтерские книги изготовлены типографским способом и переплетены. Страницы в книге нумеруются, их общее количество записывается на последнем листе (или на обороте титульного листа) и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя. Например, кассовая книга, книга кассира-операциониста, книга покупок, книга продаж и др.

Карточки представляют собой отдельные листы плотной бумаги, изготавливаются типографским способом. Они не сшиваются, а хранятся отдельно в специальных картотеках (ящиках). Примером могут служить карточки складского учета материалов, инвентарные карточки учета основных средств и т.д.

Свободные листы – это разновидность карточных учетных регистров, но большего формата. Свободные листы хранятся в специальных папках. Информация регистрируется в свободных листах в течение отчетного периода. Примером таких регистров могут быть различные ведомости, журналы-ордера и т.п.

По объему информации учетные регистры делятся на синтетические и аналитические. Регистры синтетического учета открываются для ведения записей по синтетическим счетам. Операции в них указываются в обобщенном денежном показателе. К регистрам синтетического учета относится Главная книга, мемориальные ордера, журналы-ордера и др. Регистры аналитического учета предназначены для ведения записей по аналитическим счетам не только в денежном, но и в натуральном выражении.

По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических регистрах хозяйственные операции записываются по датам их совершения, в порядке поступления документов. Эти записи производятся в регистрационных журналах и необходимы для обеспечения контроля сохранности поступающих документов (журнал регистрации приходных или расходных кассовых ордеров, журнал учета поступающих грузов, опись инвентарных карточек и т.д.).

Систематические регистры необходимы для группировки совершенных хозяйственных операций, однородных по экономическому содержанию.

Комбинированные регистры совмещают систематическую и хронологическую запись (журналы-ордера, ведомости).