63, Контроль за виконанням документів.

Контроль забезпечує своєчасне та якісне виконання док.. Йому підлягає виконання всіх зареєстрованих док. Безпосередній контроль за виконанням док. покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу.Строки виконання док. вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою док. чи від дати надходження для вхідних. Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними. Якщо у вхідному док. зазначений строк, до якого передбачається одержати відповідь, його потрібно дотримуватися. Зміна строку виконання проводиться лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки – прийняттям нового акту, індивідуальні – керівником, який його встановив. Продовження строку виконання має бути оформлене відразу ж після одержання док. виконавцем або не менш ніж за 2-3 дні до його закін-ння, як що в процесі виконання зясувалось, що вкластися у встановлений строк неможливо. Припинити виконання док. або відмінити їх виконання має право лише вища в порядку підпорядкування організація, організація – автор док. і орган держнагляду. Строки підготовки, подання (відправлення) і типові строки виконання док. закріплюються інструкцією з діловодства. Контроль за виконанням док. включає: - постановку док. на контроль, формування картотеки контрольованих док.; - перевірку своєчасного доведення док. до виконавця; - облік і узагальнення результатів контролю виконання док.; - інформування керівника про хід та підсумки виконання доку.; - повідомлення про хід і підсумки виконання док. на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів; - зняття док. з контролю; - формування картотеки виконаних док. Контроль за виконанням док. відображається у реєстр.-контрольних картках, додаткові примірники яких виготовляються при взятті док. на контроль. Одночасно на лівому полі першої сторінки док., що підлягає контролю, проставляється штапм "Контроль" або літера "К", після чого док. передається виконавцю, а додатковий примірники реєстраційної картки вміщується у контрольну картотеку. Картки контрольованих док. групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідно розділі довідкової картотеки за строками виконання док., виконавцями, групами док..(накази, рішення).В установі зі значним докум-обігом контроль за виконанням док. може провадитись за допомогою комп’ютерної і електроно-обчислювальної техніки. Док. вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дана повна відповідь. Після виконання доку-ти знімаються з контролю. Зняти док. з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на док. і картці робиться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання док. і зняття з контролю вносяться у контрольну картку. За автоматизованої форми контролю після виконання доку. виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання у відомчий архів одночасно з док.