1.3 Информационная технология и информационная система управления

Управление базируется на информации. Информация получается в результате обработки данных (17). Данные – это сведения, факты, величины и их соотношения, преобразование и обработка которых позволяет получить информацию. Иными словами, данные служат сырьем для создания информации. Источником экономической информации является производственная и хозяйственная деятельность объектов управления, в качестве которых выступают организации.

Процесс получения, создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и использования информации называется информационным процессом [11]. Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (исходная информация), и как продукт труда (результатная информация). Исходная, первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности.

Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. Управленческая информация имеет ряд особенностей (14):

1) большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

2) исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;

3) исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.

Для организации и реализации информационного процесса необходимы соответствующие средства и методы обработки информации, а также персонал, способный выполнять процедуры информационного процесса.

Информация, взаимосвязанная совокупность средств и методов ее обработки, а также персонал, реализующий информационный процесс, образуют информационную систему (ИС). Информационная система для системы управления является тем же, чем и нервная система для человека. Информационная система может быть определена как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации.

В ИС все операции по обработке информации могут выполняться управленческими работниками без использования технических средств переработки информации, тогда речь идет о неавтоматизированной ИС. Развитием таких информационных систем являются автоматизированные информационные системы (АИС), использующие компьютер на этапах ввода, подготовки и выдачи информации. Автоматизированная информационная система – совокупность программно-аппаратных средств, предназначенных для автоматизации деятельности, связанной с хранением, передачей и обработкой информации. Классическими примерами информационных систем являются банковские системы, автоматизированные системы управления предприятиями, системы резервирования авиационных или железнодорожных билетов.

Составляющими элементами информационной системы является компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи. Информационная система является человеко-компьютерной системой, использующей компьютерную информационную технологию. Информационные технологии как процесс преобразования информации представляют собой часть информационной системы организации (предприятия). Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий персонала над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии – в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации получить необходимую для пользователя информацию.

Процесс преобразования информации состоит из операций сбора, регистрации, обработки, хранения, поиска и передачи необходимой информации работнику управления для принятия решения.

Под операцией сбора информации понимается снятие данных с помощью технических средств на рабочих местах.

Регистрация – это запись информации на материальный носитель.

Обработка – выполнение математических и логических операций над данными.

Хранение – содержание информации во времени без внесения каких-либо изменений.

Операция поиска – подбор информации по определенным признакам.

Операция передачи – пересылка информации с рабочего места к пункту обработки данных и обратно.

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов (14).

Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

Оба вида отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рисунке 3.

Рисунок 3 – Основные компоненты информационной технологии управления

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде. Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации.