8.4 Расчет итогов и формирование отчетов

Важнейшим отличием систем компьютерного учета является многовариантность способов получения и обработки итоговых данных. На основе журнала проводок генерируются разнообразные отчеты, которые, собственно, и являются результатом работы программы. Формирование отчетов за требуемый период является наиболее важной операцией, выполняемой любой бухгалтерской программой (4). Конкретный отчет выбирается из меню Отчеты (или Операции => Отчеты).

Множество формируемых отчетов объединяется в три группы:

– стандартные;

– регламентированные;

– специализированные.

Все отчеты в программе настраиваются на выведение итоговой информации одинаковым образом. После вызова отчета появляется окно настройки данного отчета. В нем обязательно имеются панель инструментов, поля для ввода интервала дат, за который будет формироваться отчет, и, как правило, поле для ввода счета или объектов аналитики (субконто) или и то, и другое, а также управляющие кнопки ОК и Сформировать.

Стандартные отчеты позволяют получить информацию об остатках и оборотах по счетам. К стандартным относятся оборотно-сальдовая ведомость, шахматка, карточка счета и другие аналогичные отчеты. Данные отчеты позволяют бухгалтеру анализировать правильность оформления хозяйственных операций за любой интересующий его период времени с детализацией до одного дня.

Регламентированные отчеты предназначены для передачи документов в налоговую инспекцию и различные фонды. Формы регламентированных отчетов ежеквартально обновляются фирмой «1С». Ежеквартально группа регламентированных отчетов должна вновь загружаться пользователем, так как данные отчеты поставляются фирмой «1С» в отдельном файле, содержащем в архивированном виде регламентированные отчеты для каждого квартала.

После загрузки новых форм отчетов рекомендуется ознакомиться с инструкцией по составлению отчетности. Для этого, отметив нужный пункт в списке отчетов, следует дважды щелкнуть на соответствующем пункте в окне Формирование регламентированных отчетов или нажать кнопку Открыть. Остальные отчеты формируются с помощью аналогичных действий.

Имеется также ряд специализированных отчетов, ориентированных на конкретный участок бухгалтерского учета. Примерами таких отчетов могут служить кассовая книга, данные расчета зарплаты. Отчеты формируются после закрытия месяца и расчета итогов.

Расчет итогов. При необходимости обработки информации в информационной базе применяется режим Управление бухгалтерскими итогами (Операции => Управление бухгалтерскими итогами). Просмотр итогов выполняется при помощи отчетов. Период, за который формируется отчет, определяется в параметрах программы или в окне настройки отчета. Рекомендуется устанавливать период, соответствующий текущему кварталу. Установка расчета может занять продолжительное время при большом количестве остатков или при большом количестве операций в периодах.

При выполнении полного пересчета бухгалтерских итогов следует выбрать кнопку Полный пересчет итогов, при этом выполняется пересчет всех бухгалтерских итогов с наиболее ранних по дате операций до установленного квартала.

Формирование отчетов. Для формирования отчета необходимо выбрать команду Отчеты или Операции => Отчеты главного меню программы. При этом на экран выводится список существующих в программе отчетов.

При выборе пользователем необходимого отчета на экране появляется окно, объединяющее форму отчета и инструментальную панель, позволяющую выполнять различные действия при работе с отчетом. Пользователю доступны следующие действия:

– выполнение действий, определяемых формой отчета;

– изменение отчета;

– сохранение и загрузка параметров отчета (настройка отчета);

– переход к описанию отчета;

– получение краткой справки по элементам формы отчета.

В окне формы следует установить необходимые параметры и нажать кнопку Сформировать.

К основным отчетам относятся оборотно-сальдовые ведомости, сводные проводки, шахматка, ведомость анализа счета. Чаще всего используемым рабочим отчетом является оборотно-сальдовая ведомость. Для ее формирования следует выбрать команду меню Отчеты => Оборотно-сальдовая ведомость, чтобы открыть диалог настройки этой ведомости. Далее следует выбрать период, за который требуется информация. Также с помощью установки и снятия флажков можно выбрать степень детализации отчета. Например, в поле Счет ввести номер анализируемого счета; в поле Субконто 1 (возможно также Субконто 2 и Субконто 3 в зависимости от выбранного счета) выбрать объекты аналитики двойным щелчком из справочника. Далее необходимо нажать кнопку Сформировать. Нажатием кнопки ОК открывается окно сформированной ведомости.

Расшифровка итоговой информации. Чтобы из одной печатной формы отчета вывести более детальный отчет или документ, необходимо дважды щелкнуть на анализируемой позиции (в зависимости от вида отчета): на счете или названии документа (курсор при этом должен иметь вид лупы). Пусть, например, в сформированном отчете Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10 и позиции сальдо на конец периода обнаружена ошибка в количестве материалов. Для выявления источника ошибки нужно дважды щелкнуть на названии анализируемого объекта. В результате будет сформирован более детальный отчет Карточка счета за тот же отчетный период. После двойного щелчка на названии документа, который при проведении сформировал неправильную итоговую информацию, в открывшейся операции документа нужно нажать инструмент Открыть документ и ввести в документ (двойным щелчком в редактируемом поле) верную информацию, а затем его следует перепровести (нажать кнопку ОК). После этого надо закрыть операцию (кнопка Управление окном) и дважды щелкнуть в отчете на управляющем элементе Обновить. После этого в отчетах обновится итоговая информация.

Бухгалтеру обязательно потребуются регламентированные отчеты, в том числе бухгалтерский баланс (Отчеты => Регламентированные => Бухгалтерский баланс). В верхней части диалогового окна бухгалтерского баланса расположены кнопки, нажимая которые, можно сохранить или восстановить ранее сохраненный отчет.

В нижней части расположены поля, которые следует заполнить. При этом поля желтого цвета следует заполнить вручную, а поля зеленого цвета будут рассчитаны автоматически после ввода значений в остальные поля отчета. Сформированный бухгалтерский баланс можно распечатать, как и любой другой отчет.

Некоторые отчеты поддерживают автоматическое заполнение на основе информации бухгалтерского учета. Бухгалтерский баланс относится к таким документам. Нажатие кнопки Заполнить, расположенной в верхней части окна вызывает появление в полях отчета нужной информации. Чтобы узнать, по каким правилам заполняется то или иное поле, нужно выбрать его мышью и нажать кнопку Раскрыть. В отдельном окне появится описание правил заполнения поля и конкретные рассчитанные суммы. Кнопка Раскрыть становится доступной после автоматического заполнения полей отчета. Если кнопка Заполнить отсутствует в отчете, то в данной форме нельзя заполнить поля автоматически, поэтому это придется сделать вручную.

Печатная форма любого отчета будет представлена пользователю после нажатия кнопки Печать. Для вывода печатной формы на принтер следует в меню Файл главного меню программы выбрать команду Печать, при этом на экран выдается окно для настройки параметров печати – количество копий, диапазон страниц, выбор принтера.

Отчеты в программе создаются на основе таблиц. Выделив нужные ячейки, вы можете скопировать их в буфер обмена Windows, нажав кнопку копирования на панели инструментов. Далее можно вставить фрагмент из буфера обмена в документ Word или электронную таблицу Excel.

Нажатием на кнопку сохранения открывается диалог настройки сохранения отчета, в котором следует выбрать папку для сохранения и ввести имя файла. В качестве типа файла можно выбрать тип Таблица Excel, а созданный отчет в дальнейшем можно будет исправить с помощью программы Excel. Для закрытия окна с отчетом следует нажать кнопку ОК, расположенную в правой части заголовка данного окна.

В заключение отметим, что программа «1С: Бухгалтерия» является универсальной системой для автоматизации бухгалтерского учета на предприятии и может использоваться для ведения любых разделов учета на предприятиях различных типов.