2. Документальное оформление поступления материалов на складе

Материальные ценности поступают в организацию от поставщиков на основании заключённых договоров поставки. Поставщик одновременно с отгрузкой продукции направляет покупателю сопроводительные документы: счета-фактуры и накладные. Полученные ценности сдаются на склад под расписку материально-ответственному лицу (кладовщику, зав. складом).

При поступлении материалов от поставщиков кладовщик проверяет соответствие фактического их количества данным сопроводительных документов. Если расхождений нет, то кладовщик выписывает приходные ордера (ф. № м-4) на всё количество поступивших материальных ценностей в одном экземпляре на каждый вид материалов.

Можно приходовать материалы без выписки приходного ордера, проставляя штамп на документе поставщика, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. Если при приёмке материалов от поставщика установлены расхождения с данными сопроводительных документов (недостача, излишки, пересортица), составляют акт о приёмке материалов (ф. № м-7) в двух экземплярах

В этом случае приходные ордера не составляются, и акт является одновременно и приходным документом, и основанием для уточнения расчётов с поставщиком. Второй экземпляр акта передаётся поставщику.

Материалы могут поступать и от подотчётных лиц. При составлении авансового отчёта к нему необходимо приложить оправдательные документы: счета и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, акты (справки), если покупки сделаны на рынках или у населения. Кладовщик, принимая, материальные ценности у подотчётного лица приходует их, выписывая приходные ордера в установленном порядке.