1.4. Документальное оформление поступления товаров в оптовой торговле

Оптовая торговля – это сложный механизм экономических отношений по линии доведения произведенных товаров по рыночным каналам от производи-теля к потребителю. Она осуществляет связь между промышленностью, розничной торговлей и предприятиями общественного питания. Это важная часть внутренней торговли.

Оптовое предприятие приобретает товары в большом количестве и продает их меньшими партиями от своего имени, выполняя при этом функции сохранности и транспортировки товаров.

Основной задачей бухгалтерского учета на предприятиях оптовой торговли является контроль за выполнением договорных поставок товаров поставщиками, продажей товаров покупателям (розничным предприятиям), контроль за состоянием товарных запасов.

Оптовые предприятия заключают договора с поставщиками на закупку товаров обычно на год, но могут и на разовые поставки конкретных товаров. Договор – один из основных документов, определяющих хозяйственные взаимоотношения между отдельными организациями. Он способствует усилению хозяйственной дисциплины и борьбы за четкость работы хозяй-ственных организаций. В договорах предусматривается: объем подлежащих поставке товаров (количество и на какую сумму); ассортимент и качество товаров; сроки и способы их отгрузки; порядок упаковки товаров; цены и скидки на товары; порядок расчетов; ответственность сторон за невыполнение договорных обязательств (размеры штрафов, пени, неустойки).

Для того чтобы договор не был громоздким, в нем указываются общие наименования групп товаров, а подробная расшифровка, при необходимости, излагается в спецификации, являющейся неотъемлемой частью договора.

Заключенные договора регистрируются в хронологическом порядке в специальном журнале, имеющем следующие реквизиты: порядковый номер, наименование поставщика, дата заключения договора и сумма договора по группам товаров. Отдельно в книге или карточке ведется учет выполнения договорных поставок, на основании чего торговый отдел или бухгалтерия предъявляют претензии к поставщикам за невыполнение обязательств договора.

В современных условиях доставка товаров на предприятие зачастую осуществляется автомобильным транспортом.

Перевозку грузов автотранспортом могут осуществлять следующие перевозчики: поставщик груза (грузоотправитель); покупатель груза (грузополучатель); автотранспортное предприятие.

Условия перевозки грузов определяются договором. Невыпол-нение отдельных пунктов участниками договора влечет за собой материальную ответственность в виде штрафа, пени.

Если перевозчиком выступает поставщик (грузоотправитель), то оформлению подлежат следующие документы:

накладная на отпуск товарно-материальных ценностей (типовая форма М-20), которая фиксирует передачу материальных ценностей водителю (экспедитору) и является основанием для выбытия материальных ценностей со склада предприятия;

товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме 1-ТН и путевой лист грузового автомобиля (форма № 2, действующая в пределах Украины).

Доставленный перевозчиком груз принимает грузополучатель. После предъявления доверенности делается соответствующая отметка на всех экземплярах ТТН, первый ее экземпляр остается у грузоотправителя, второй – у грузополучателя и служит основанием для оприходования товаров на склад.

Если перевозчиком выступает покупатель (грузополучатель), то оформляется путевой лист, а после прибытия к месту погрузки – ТТН, один экземпляр которой остается отправителю как основание для выбытия товаров, другие – остаются у перевозчика для учета расходов перевозок и оприходования товаров на склад.

Автотранспортное предприятие (АТП) в роли перевозчика обеспечивает только надлежащую перевозку груза и несет ответствен-ность за своевременную и полную доставку груза к месту назначения. ТТН вручается водителю грузоотправителем, путевой лист выписывает (АТП). Заказчиком может быть и грузоотправитель, и грузополучатель.

Перевозчики обязаны проводить обязательное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств. Расходы по страхованию включаются в состав себестоимости перевозок.

Если перевозчиком выступает грузоотправитель или грузополучатель, то учет расходов по перевозке ведется на субсчете 232 «Вспомогательное про-изводство», по дебету которого определяется их состав, а с кредита списыва-ется себестоимость перевозки на счета: 93 «Расходы на сбыт» – у грузоот-правителя, 289 «Транспортно-заготовительные расходы» – у грузополучателя.

При оприходовании товаров на складе заполняются:

приходные одера (форма М-4), которые используются для оприходования товаров, поступивших от поставщиков, соответствующих данным сопроводительных документов. Они составляются материально ответственным лицом, принимающим товары;

акт о приемке материалов (форма М-7). Они используются для оприходо-вания товаров, когда имеются расхождения качества и количества с данными сопроводительных документов и для товаров, поступивших без документов. Его составляет комиссия, назначенная руководителем предприятия, в состав которой обязательно входит и материально ответственное лицо.

Недостача товаров при приемке может возникнуть по следующим причинам: естественных потерь в дороге, вины грузоперевозчика, вины предприятия-продавца. Несоответствие качества полученного товара происходит по вине продавца.

На сумму выявленной недостачи покупатель выставляет претензию поставщику. На склад приходуется фактически поступивший товар, а на сумму недостачи дебетуется счет 374 «Расчеты по претензиям». Записи на счете ведутся на основании следующих первичных документов: актов приемки, актов о выявленной недостаче, решений арбитражных органов, письменных соглашений поставщиков на удовлетворение претензий, выписок банка.

В случае возврата денежных средств на текущий счет в банке по удовлетворенной претензии покупателю необходимо получить расчет корректировки показателей налоговой накладной и на основании этого уменьшить налоговый кредит на сумму возврата за недопоставленный товар. В случае допоставки товара налоговый кредит не уменьшается.

В случае, если при транспортировке товара выявлена недостача в пределах норм естественной убыли, сумма недостачи включается в первоначальную стоимость товара, претензия поставщику не выставляется.

На базах и складах ведется количественно-суммовой и суммовой учет товаров. Материально ответственные лица должны регулярно представлять в бухгалтерию товарные отчеты. Все документы, на основании которых состав-ляются товарные отчеты, прилагаются к ним и передаются в бухгалтерию под расписку на 2-м экземпляре, остающемся у материально ответственного лица.

В отличие от предприятий розничной торговли оптовые предприятия ведут учет товаров по первоначальной (покупной) стоимости, порядок форми-рования которой определен Положением (стандартом) бухгалтерского учета 9 «Запасы». Товары учитываются на субсчете 281 «Товары на складе».

Первоначальной стоимостью товаров, приобретенных за плату, является себестоимость товаров, состоящая из следующих фактических расходов: сумм, уплачиваемых согласно договору поставщику, за вычетом косвенных налогов; сумм ввозной пошлины; сумм косвенных налогов в связи с приобретением запасов, которые не возмещаются предприятию; транспортно-заготовительных расходов прочих расходов, непосредственно связанных с приобретением товаров и доведением их до состояния, пригодного для использования.

Не включаются в первоначальную стоимость товаров: сверхнормативные потери и недостачи товаров; проценты за пользование займами; расходы на сбыт; общехозяйственные и другие расходы, непосредственно не связанные с приобретением и доставкой товаров и приведением их в состояние, пригодное для использования.